6 Tipps, wie Sie erfolgreich Aufgaben delegieren können

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Aufgaben delegieren zu können ist heute kein nettes Extra Ihrer Führungskräfte mehr, sondern gehört aus Erfahrung zu den Fähigkeiten, die notwendig sind, um die Ziele Ihrer Unternehmensentwicklung zu erreichen. Was richtig delegieren wirklich heißt und was es mit der Verantwortung Ihrer Mitarbeiter:innen auf sich hat, erfahren Sie in diesem Artikel.

Delegieren Definition

Delegation von Aufgaben bedeutet die Übertragung von Vorhaben, Verantwortung und Kompetenzen an andere. Die zentrale Bedeutung des Delegierens an Mitarbeiter:innen ist es, Herausforderungen gemeinsam zu meistern. Das bedeutet, zusammen auf ein Ziel hinzuarbeiten, am besten an einem Strang zu ziehen und den Erfolg zu teilen.

Die Aufgabenübertragung einer Führungskraft an ihre Mitarbeiter:innen hat viele Vorteile. Hierzu gehören Effizienz und Effektivität sowie langfristig mehr Zeit für andere Tätigkeiten zur Verfügung zu haben. Wenn sie Ihren Mitarbeiter:innen vertrauen, übernehmen diese Eigenverantwortung und so fördern Sie die Mitarbeitermotivation in Ihrem Unternehmen.

Was heißt richtig delegieren?

Das Delegieren von Aufgaben ist also eine unverzichtbare Kernkompetenz für jede Führungskraft, doch oft gibt es noch Luft nach oben und Potenziale zur Verbesserung, um Ihren Mitarbeiter:innen den bestmöglichen Spielraum für eigenständige Entscheidungen zu bieten.

Es gibt vier Stufen zum richtigen Delegieren für Führungskräfte, um den Mitarbeiter:innen das Ziel klar vor Augen zu führen und konkrete Ergebnisse zu erzielen. Eine Führungskraft sollte sich beim Delegieren immer sicher sein, auf welcher Stufe Sie die Verantwortung einer Aufgabe an die Mitarbeiter:innen übertragen wollen.

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Stufe 1: Direktiv

Lassen Sie die Mitarbeiter:innen Eigenverantwortung übernehmen und mit anderen Lösungen auf Sie zukommen. Erfolgreich direktiv Tätigkeiten zu delegieren kann beispielsweise so ausschauen: „Dieses Ziel wollen wir erreichen, überlegen Sie sich den Weg dorthin und ich entscheide dann wie wir handeln.“

Stufe 2: Konsultativ

Lassen Sie die Mitarbeiter:innen Vorschläge machen und diskutieren Sie anschließend gemeinsam, welcher Weg für die Aufgabe der richtige ist.

Stufe 3: Delegativ

Führungskräfte lassen auf dieser Stufe Mitarbeiter:innen selber entscheiden, welche Vorgehensweise für die Aufgabe richtig ist und Sie informieren ihren Vorgesetzten über ihre Entscheidungen.

Stufe 4: Autonom

Auf dieser Stufe delegieren Sie eine Aufgabe vollständig. In der Regel übernehmen dann Mitarbeiter:innen die Verantwortung und kommen nur im Fall einer Krise auf Ihre Führungskraft zurück.

Das Delegieren von einer Aufgabe bedeutet also Führung durch Vertrauen, wie beispielsweise durch eine offene Feedback-Kultur.

Voraussetzungen zum Delegieren

Eine Voraussetzung des Delegierens ist, die Mitarbeiter:innen wirklich zu verstehen und Ihnen nicht nur langweilige Aufgaben bei hohen Kompetenzen zu übertragen. Ein/e Unternehmer:in muss also eine Aufgabe richtig delegieren, damit sie bei den beteiligten Personen die Motivation im Team aufrecht erhalten.

Herausfordern anstatt überfordern – Arbeiten sollten Ihren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit bieten, Erfahrungen zu sammeln und zum Beispiel ihre Fähigkeiten auszubauen. Das steigert die Arbeitszufriedenheit.

Mitarbeiterzufriedenheit trotz Delegation

Arbeitszufriedenheit ist die positive Einstellung, mit welcher Arbeitnehmer:innen ihrer Arbeit und den Aufgaben gegenübertritt. Entscheidend für dieses persönliche Urteil sind Erwartungshaltungen und Erfahrungen. So führt die Enttäuschung von hohen Forderungen eines/einer Arbeitgebers bzw. Arbeitsgeberin dazu, dass Ihre Mitarbeiter:innen unzufrieden sind.

Tipps für delegierbare Aufgaben

Dieser Leitfaden anhand von den W-Fragen „Was? Wer? Warum? Wie? Womit? Wann?“ bietet Ihnen eine genaue Vorgehensweise zur Delegation von Aufgaben an Mitarbeiter:innen.

1. Was für eine Aufgabe delegieren?

Sie sollten von Beginn an genau festlegen, welche Tätigkeiten sie an Ihre Mitarbeiter:innen abgeben wollen. Erfahrungen zeigen, dass es die Produktivität erhöht, sich wiederholende Aufgaben und Routineaufgaben Mitarbeiter:innen zu überlassen.

2. Wer ist am besten für die Aufgabe geeignet?

Führungskompetenz bedeutet auch einzusehen, dass andere teilweise über mehr Informationen sowie Erfahrungen verfügen. Es ist kein Problem, diesen Personen Verantwortung zu übertragen und Aufgaben an sie zu delegieren.

3. Warum die Aufgabe genau diesem/dieser Mitarbeiter:in anvertrauen?

Überlegen sie genau, warum genau jene/r Mitarbeiter:in Kompetenz besitzt und Verantwortung übernehmen kann. Suchen Sie die Person mit dem höchsten Potenzial aus, um Fehlern von Grund auf vorzubeugen und die besten Ergebnisse zu erzielen.

4. Wie gemeinsam vorgehen?

Definieren Sie die Befugnisse und Vorgaben der Mitarbeiter:innen, damit dieser in seinem Beitrag auch Freiräume nutzen kann, um den richtigen Weg zu finden. Um bei allen Schritten Überblick zu behalten und Unsicherheit vorzubeugen, sollten durch den Delegierenden auch Zwischengespräche festgelegt werden. Besonders die Nutzung von innovativen Softwares ermöglicht es Unternehmen Ihren Mitarbeiter:innen den idealen Überblick über alle zu erledigenden Tasks zu schaffen.

5. Womit die Aufgabe umsetzen?

Um das Thema optimal bearbeiten zu können, müssen Ihre Mitarbeiter:innen Zugriff auf Hilfsmittel und Unterlagen sowie Unterstützung für Ihre Arbeit erhalten. Legen Sie alles am Besten direkt im Vorhinein fest.

6. Wann ist die Deadline?

Richtig delegieren heißt auch, Deadlines festzulegen. Mit Ihrer Führung sollten Sie anderen also alle nötigen Informationen bereitstellen für Zwischengespräche und den Termin für das Ende eines Projekts.

 

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Aufgabenverteilung im Team

Jetzt wissen Sie, was es heißt richtig zu delegieren. Im Folgenden können Sie erfahren, wie man diese Grundlagen umsetzt.

Tricks beim Delegieren von Aufgaben

Es ist nicht leicht, direkt Aufgaben zu delegieren, wenn man es nicht gewöhnt ist. Wenn Sie diese wenigen Tipps beachten, dann können Sie diese Fähigkeit schnell lernen.

  • Erwartungshaltung klar kommunizieren
  • Interessierte Mitarbeiter:innen sind oft motivierter – Fördern Sie Interessen
  • Es macht wenig Sinn an überlastete Mitarbeiter:innen zu delegieren
  • Ehrlichkeit und Kommunikation sind der Schlüssel
  • Mitarbeiter:innen Autonomie auch wirklich zutrauen

Welche Aufgaben können delegiert werden?

Natürlich können Sie zahlreiche Vorhaben an Ihre Mitarbeiter:innen weiterleiten, dennoch sollten Sie von den verschiedenen Arten einmal gehört haben.

Einfache Aufgaben

Mitarbeiter:innen können Sie unterstützen, indem Sie eine einfache Aufgabe übernehmen, wie zum Beispiel Terminerinnerungen und das Schreiben kurzer Emails. Obwohl das Thema eigentlich nicht sehr aufwendig ist, wenn sich die Zahl dieser Aufgaben summiert, sind sie sehr zeitaufwendig.

Aufgaben ohne viele Vorkenntnisse

Das Delegieren von Routineaufgaben an Ihre Mitarbeiter:innen ist sehr wichtig, wenn diese im Unternehmen nicht sowieso bereits automatisiert ablaufen.

Aufgaben mit Lernhorizont

Richtig delegieren heißt auch, den Mitarbeiter:innen Lernpotenzial aufzuzeigen und Sie zu fördern. Wenn Sie Unterstützungsbedarf haben, können Sie sicherlich auch Mitarbeiter:innen finden, die Lust auf neue Kenntnisse haben.

Aufgaben, für die andere mehr Know-How besitzen

Es macht Sinn, dass auch Führungskräfte Ihre Schwächen kennen und eine Aufgabe, die andere besser erledigen an diese Mitarbeiter:in delegieren. Richtig delegieren bedeutet, die Fähigkeiten der anderen anzuerkennen.

Zeitintensive Aufgaben

Wenn etwas viel Zeit in Anspruch nimmt, die Sie besser in Ihre Kernaufgaben investieren sollten, hilft Ihnen ebenfalls die Delegation einer Aufgabe.

Aufgaben, die interessant sind

Nutzen Sie das Potenzial einer interessanten Aufgabe. Wenn Sie diese delegieren, können Sie aufseiten Ihrer Mitarbeiter:innen den Spaß an der Arbeit und die Motivation langfristig erhöhen.

Aufgaben, die für Sie nicht mehr interessant sind

Es ist ganz normal, dass man irgendwann selbst den Spaß an einer bestimmten Aufgabe verliert. Nutzen Sie auch hier die Delegation, denn wenn die eigenen Aufgaben nicht mehr motivieren, ist die Gefahr, Fehler zu machen auch größer.

Routineaufgaben

Eine Führungskraft kann eine Aufgabe, die im stetigen Rhythmus wiederkehrt, sorglos delegieren. Durch die ständige Wiederholung tritt ein Lerneffekt ein und sie können von Ihren Mitarbeiter:innen nach der Delegation schnell erlernt werden.

Aufgaben mit dynamischen Vorschriften

Wenn sich die Vorschriften für eine Aufgabe ständig ändern, sollten Sie diese bestenfalls an Ihre Mitarbeiter:innen delegieren. Diese Aufgaben sind nicht nur zeitintensiv, sondern auch oft spezifisch und können von einer qualifizierten Person fokussiert werden.

Aufgaben außerhalb des Verantwortungsbereichs

Diese Aufgaben können zwar Spaß machen und Abwechslung bringen, allerdings nehmen Sie auch Zeit für die eigentlichen Kernaufgaben ein. Delegieren Sie diese am besten an die zugehörige Person. Hier kann es Ihnen auch helfen, eine Not-To-do-Liste zu führen.

Wenn Sie alle diese Arten von Aufgaben berücksichtigen, sollten Sie sich genügend Zeit für Ihre Management Tätigkeiten einräumen können.

 

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Aufgaben an Mitarbeiter:innen delegieren

Richtig delegieren ist ein Führungsinstrument und erfordert wie alles andere auch Vorbereitung und etwas Know-How. Planen Sie deshalb auch etwas Zeit zur Delegation ein, um sich an der Kompetenz Ihrer Mitarbeiter:innen zu orientieren, damit auch eine Identifikation der Person mit Ihren Aufgaben stattfindet. So können Sie für Ihr Team auch Spaß an der Arbeit als Beitrag Ihrer Führungsaufgaben ermöglichen.

Die Delegation von Aufgaben dient auch der Effizienzsteigerung der Mitarbeiter. Effizienzsteigerung bedeutet, seine Kräfte genau zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle optimal einzusetzen und ohne große Ablenkungen und Krisen zu einem klar definierten Ziel zu kommen.

Sobald Sie ein Projekt an Ihre Angestellten delegiert haben, muss ein Monitoring erstellt werden, damit Sie nicht den Überblick über alle parallel laufenden Vorhaben verlieren. Wichtig ist auch hier den Mitarbeiter:innen Vertrauen und Transparenz zu demonstrieren und die routinemäßige Kontrolle nicht wie Misstrauen aussehen zu lassen. Achten Sie immer auf klare Vorgaben und ebenfalls darauf, Ihre Mitarbeiter:innen aus eigener Verantwortung heraus arbeiten zu lassen ohne unnötiges Einmischen.

Checkliste

Diese Checkliste kann Ihnen bei der Delegation von Aufgaben an Ihre Mitarbeiter:innen helfen.

  • Welche Aufgaben haben alles in allem Priorität?
  • Was sind eigentlich die Aufgaben für Sie als Führungskraft?
  • Welche Aufgaben können eigentlich an eine andere Person delegiert werden?
  • Was sind zum Beispiel die nächsten Ziele für das Unternehmen?
  • Auf welche Risiken können Sie sich vorbereiten?

Delegation heißt also Vorbereitung und Nachbereitung. Eine Führungskraft sollte sich beim Delegieren an Ihre Mitarbeiter:innen auch immer Zeit zur Reflexion ihrer Arbeit nehmen, wenn etwas gut oder schlecht lief.

TimeTrack zur Delegation von Aufgaben

Es gibt viele Tools, die Ihnen dazu verhelfen, den Überblick über die Geschehnisse und Vorgänge in Ihrem Team zu verschaffen. TimeTrack als cloudbasierte Software ermöglicht Ihnen effizientes Arbeiten durch das Tracken Ihrer Arbeitszeiten. Mit dem Projektcontrolling von TimeTrack können Sie einen verbesserten und effizienten Workflow erreichen, ohne dabei die Übersicht zu verlieren. Wenn Sie die Prozesse, Ziele und das Budget eines Projekts dauerhaft optimieren wollen, bietet unser Tool die perfekte Lösung für Sie. Die Software bietet Ihnen darüber hinaus ebenfalls die Möglichkeit für die zur Aufgabenplanung verschiedener Projekte Ihres Teams und bietet sogar Applikationen für das Controlling und den Abschluss eines Vorhabens.

 

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Projekt-Stempeluhr zum Aufzeichnen von Projektzeiten

Ebenfalls bietet sich der Einsatz der digitalen Stempeluhr an, um genau zu wissen, wer wie viel Zeit für welche Aufgaben benötigt. Mit der Projektzeiterfassung am Desktop oder auf mobilen Endgeräten ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiter:innen Freiheiten im Arbeitsalltag und sich selbst den besten Überblick. TimeTrack kann per Mausklick Zeitaufwände starten und stoppen sowie Arbeitszeiten und Pausenzeiten festlegen. So wird das Delegieren von Aufgaben gemeinsam mit Effizienzsteigerung und Zeitersparnis zum Erfolgsfaktor Ihrer Arbeit im Unternehmen.

 

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Multimodale Zeiterfassung – TimeTrack

Fazit

Das Delegieren Ihrer Vorhaben an Kollegen und Ihr Team benötigt Planung. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken, denn auch das können Sie lernen. Nutzen Sie die Vorteile der Entlastung, der Entwicklung Ihrer Mitarbeiter:innen, der Motivation und des Commitments sowie der steigenden Qualität Ihrer Projekte. Vertrauen in Ihre Angestellten ist auch hier der Schlüssel zum Erfolg.

 

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