Reibungslose Teamarbeit durch das Role Model Canvas

Das Role Model Canvas dient Führungskräften zum Vorbeugen von Unsicherheiten. Mit einer Rollenklärung und der Beantwortung von Fragen wie „Ist das mein Zuständigkeitsbereich“ und „War das nicht immer deine Aufgabe?“ ist die Methodik eine Basis zur Sicherheit von Entscheidungen für jedes einzelne Mitglied des Projektteams. Das Role Model Canvas ist also die perfekte Methode, um Rollenkonflikte zu vermeiden.

Die Basis der Canvas Methode

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Grundlage für das Role Model Canvas ist das Business Model Canvas aus dem Bereich der Graphis Faciliation Alexander Osterwalders und Yves Pigneurs. Diese Canvas Methodik besitzt viele Vorteile und einige davon sind:

• Schemata als Tools zur Visualisierung von Inhalten, welche die Gruppe gemeinsam erarbeitet
• Werkzeug ist kein reines Formular, eher eine Leinwand zur Erarbeitung von Lösungen eines Problems des Projektteams
• Kommunikation fördert Fokus des Teams, Ideen und Sichtweisen

Funktionen des Role Model Canvas

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Das Rollen Canvas ist sinnvoll, um Rollen im Team zu definieren und hilft, die Verantwortlichkeit zu strukturieren. Es ist ein Werkzeug zum visualisierten Einstieg in Fragestellungen.

Von Christian Botta entwickelt, dient das Role Model Canvas der Visualisierung von Rollen und deren Eigenschaften, Zielen, Verantwortung für Entscheidungen. Dies kann alles gemeinsam in Workshops oder von der Führungskraft allein festgelegt werden und bietet folgenden Rahmen:

• Zu Beginn klare Definition einzelner Beschreibungen von Rollen aller Beteiligten
• Informationen und Überblick über die Rollen aller Beteiligten und Stakeholder
• Überprüfung von Rollen während gesamter Projektlaufzeit

Das Rollen Canvas von Christian Botta hängt mit agiler Führung zusammen, die gegenteilig zum klassischen Projektmanagement steht. Agiles Projektmanagement ist ein flexibles, proaktives und antizipierendes Handeln und wird durch das Agile Manifest folgend charakterisiert:

1. Interaktion ist wichtiger als Prozesse
2. Funktionsfähige Produkte sind wichtiger als Dokumentation
3. Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
4. Flexibilität bei Veränderungen ist wichtiger als strikte Pläne

Ergebnisse

Die Ergebnisse des Tools von Christian Botta sind klare Definitionen für die bearbeiteten Rollen und der Entscheidungsbefugnisse und Verantwortungsbereiche.

Vorteile

• Schnelle und attraktive Visualisierung mit geringem organisatorischem und materiellem Aufwand
• Intuitiv mit kaum Erklärungsbedarf
• Strikte Verteilung der Rollen
• Geringer Organisationsaufwand
• Rollen ausführlich definiert mit Interaktionen, Nicht-Verantwortlichkeiten und Bedarf für Unterstützung
• Verständnis für bewusste Rollenwahrnehmung
• Starke Bindung des Teams an Rollen und hoher Austausch im Team
• Übersichtlichkeit durch definierte Interaktionen und Abhängigkeiten mit verbesserter Kommunikation

Risiken

• Felder bedürfen Anpassung an spezifisches Team und die Umgebung
• Rollendefinitionen benötigen viel Vorbereitungszeit und Hilfe von Experten
• Notwendigkeit erfahrener Moderation in großen Gruppen
• Befüllen der Rollenfelder und Diskussion benötigt striktes Zeitmanagement
• Rollen sind lediglich sichtbar und Team trägt Verantwortlichkeit für deren Umsetzung

Voraussetzungen

Um das Modell erfolgreich umzusetzen, müssen die Projektteams nahezu fertig zusammengestellt und die Aufgabe sollte klar definiert sein. Alle Teilnehmer:innen sollten offen für das Thema sein und ernst bei dem Befüllen der Rollenfelder.

Hilfsmittel zum Role Model Canvas

Zu den Hilfsmitteln des Modells gehören neben Kenntnissen zum Beispiel das Vorbereiten von Plakaten, die es als Vorlagen für das Rollen Canvas zum Download gibt. Auch zahlreiche Haftnotizen in verschiedensten Farben sowie Stifte für alle Teilnehmenden des Workshops sind notwendig. Geeignete Räumlichkeiten verfügen über genügend Fläche an den Wänden und Sitzplätze. Für einen erfolgreichen Beitrag braucht es ein positives Arbeitsklima und eine ruhige Umgebung für konstruktive Ergebnisse.

Auch ein Projektmanagement Office kann bei der Umsetzung von Projekten hilfreich sein. Drei der wichtigsten und wertvollsten Vorzüge eines PMO sind:

1. Standardisierung der Projekt
2. Problemerkennung
3. Schnelle Entscheidungsfällung

TimeTrack als cloudbasiertes Tool zum Projektmanagement bietet weitere Vorteile der Projektdokumentation, Projektplanung, Projektdurchführung und des Projektcontrollings. Auch einzelne Tätigkeiten und Projektabschnitte können mit finanziellen und zeitlichen Aufwänden gekennzeichnet werden.

Die TimeTrack Software ist für Projektleiter mit einer Reihe von Funktionen eine große Unterstützung. Lesen sie gerne in dem Blog der Webseite von unserem Unternehmen weiter, was zu den Tätigkeiten eines Projektleiters gehört.

Die Bereiche der Canvas Methode

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Das Rollen Canvas hat 8 Felder zur Definition und für Überblick über Rollen mit dem Ziel, eindeutige Rollendefinition zu gewährleisten. Hilfreich können das Delegation Poker und ein daraus entstehendes Delegation Board sein. Um die Rollen auszufüllen sind Workshops geeignet und in verschiedenen Feldern sind die Vorlagen per Download sowie die anderen Hilfsmittel bereitzustellen. Zum Ausfüllen helfen die Kenntnisse im Folgenden. So ist das Feld im Kopfbereich der Vorlage zum Role Model Canvas für Namen vom Projekt und der Rollen.

Delegation Poker und Delegation Board

Das Delegation Poker ist ein einfaches und effektives Werkzeug mit äußerst guten Ergebnissen, um verschiedene Sichtweisen und Perspektiven für ein spielerisches Aufdecken von Konfliktthemen zu erlangen. Der Zugriff zu dieser Methodik führt zu Transparenz, Verantwortung und Selbstständigkeit für alle Bereiche des Projekts.

Delegation Board ergibt sich aus Ergebnissen des Pokers und hilft dabei, Einzelfälle zu evaluieren. Das Board sollte also für alle ersichtlich sein und hilft im Arbeitsalltag.

 

1. Verantwortet und entscheidet

Die Spalte „Verantwortet und Entscheidet“ ist ganz links. Wichtige Fragestellungen, die zu beantworten sind, sind zum Beispiel:

• Für was trägt diese Rolle Verantwortungen?
• Was gehört zu den Entscheidungen dieser Rolle?

Es ist für die Auflistung aller Punkte, die der Rolle zugeordnet werden können und für jedes Thema, für das die Rolle selbstständige Entscheidungen trifft.

2. Nein

Das Feld „Nein“ ist oben auf der Role Model Canvas Visualisierung neben „Verantwortet und entscheidet“.

• Was ist nicht der Aufgabenbereich?
• Wofür besteht keine Verantwortlichkeit?
• Was kann nicht entschieden werden?

Es dient der Abgrenzung gegenüber anderen Rollen und ist klar für jede einzelne Rolle zu definieren. Es ist für alle Themen, die nicht in den Aufgabenbereich der Rolle gehören.

3. Ziele und Mission

In der Mitte des Boards zur Visualisierung der Role Model Canvas ist das Feld der Ziele, welches gleichzeitig das Feld für die Mission ist.

• Was ist das Ziel der Rolle?
• Welche Mission hat diese Rolle?

Ziele, Mission und Nutzen der Rolle sind zu verdeutlichen. Wenn keine Ziele gefunden werden, dann ist Rolle wahrscheinlich in den Situationen des Projekts nicht notwendig.

4. Tools

Das Feld der Werkzeuge befindet sich zwischen „Ziele und Mission“ und „primäre Aufgaben“ auf der rechten Seite vom Poster.

• Welche Tools nutzt die Rolle primär?
• Ohne welche Werkzeuge kann die Arbeit nicht vollzogen werden?
• Welche Tools sind für die Tätigkeiten der Rolle kritisch

Die von den Mitarbeiter :innen in dieser Rolle verwendeten und gepflegten Tools der Rolle, egal ob analog oder digital sind festzuhalten. Hauptsächlich geht es um Software oder Gegenstände mit regelmäßiger Verwendung im Arbeitsalltag und auch kritische Tools mit seltener Anwendung. Grundsätzlich sind es also Werkzeuge die Rolle einsetzen soll und kann.

 

5. Primäre Aufgaben

Rechts in der Visualisierung sind die „primären Aufgaben“.

• Was sind die wichtigsten Aufgaben dieser Rolle?
• Was sind die wichtigsten Tätigkeitsfelder?

Es geht um einen Einblick in die Hauptaufgaben, von denen ungefähr 3 der wichtigsten Kernaufgaben auszuwählen sind.

6. Unterstützung

Links unten auf der Vorlage ist das Feld für „Unterstützung.

• Wer unterstützt diese Rolle?
• Wem hilft diese Rolle, damit andere ihre Arbeit erledigen können?

Das Team soll die Abhängigkeiten der Rolle festhalten, also unterstützende, beratende oder zuarbeitende Funktionen. Visualisieren Sie diese mit unterschiedlichen Farben bei der Beantwortung der Fragen „Braucht die Rolle Hilfe?“ oder „Unterstützt sie andere Rollen?“.

7. Informationstransfer

Das Feld zum „Informationstransfer“ ist rechts unten neben „Unterstützung“ auf dem Role Model Canvas Poster.

• Wie erhält diese Rolle Informationen?
• Wem gibt diese Rolle Informationen weiter?
• Mit welchen anderen Rollen tauscht diese Rolle Informationen aus?
• Welche Meetings sind für diese Rolle sinnvoll?

Es gilt hier die Informationen und deren Weitergabe zu analysieren, also den Informationstransfer darzustellen.

8. Hinweise

Das Feld der „Hinweise“ zur Rolle ist ein Platzhalter unter „Nein“.

Unklarheiten und andere Themen können hier zum Beispiel festgehalten und eventuell später diskutiert werden. Auch eine Reihe von weiteren wichtigen Informationen in Bezug auf die Rolle haben dort Platz.

Eine saubere Durchführung der Canvas Methode

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Das Rollen Canvas ist flexibel anwendbar und kein strikt abzuarbeitendes Formular, um Zuständigkeitsbereiche zu klären. Workshops können nach folgendem Schema zu m Beispiel von einem Scrum Master durchgeführt werden.

1. Vorbereiten vom Setting
2. Methode vorstellen
3. Rollen Canvas befüllen
4. Ergebnispräsentation und Evaluation
5. Dokumentation und Umsetzung

Eventuelle Ergänzungen der Canvas Methode

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Ergänzend kann ein Stakeholdermanagement eingeführt werden, um deren Ziele und Interessen zu berücksichtigen und um mit bekannten Maßnahmen Krisen zu vermeiden.

Eine Kraftfeldanalyse kann treibende und bremsende Einflüsse in der Umwelt des Projekts definieren und visualisieren sowie Aktionsplan entwickeln.

Die Umfeldanalyse dient dazu, Unterstützung und andere Einflussfaktoren in Umfeld vom Projekt zu analysieren und eine systematische Steuerung des Projekts zu gewährleisten.

Role Model Canvas vs. RACI Matrix

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Die RACI-Matrix dient ebenso der Stellenbeschreibung und ist formell in Excel dargestellt. Ihre Grundlage ist also ein Tabellenverarbeitungstool für die Abbildung von Verantwortlichkeiten.

Vorteile vom Role Model Canvas sind attraktive und printbare Visualisierungen, deren Überblick auch bei einer hoher Zahl von Rollen nicht verloren geht. Das Rollen Canvas besitzt also ein deutlich leistungsstärkeres Vorgehen bei der Definition der Rollen sowie betreffenden Themen über deren ausschlaggebenden Nebeninformationen.

Digitale Tools und die Canvas Methode

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Die Durchführung des Rollen Canvas erfordert Kenntnisse über die Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter:innen zu Beginn des Projekts. Welche Tätigkeiten in mit unterschiedlichen finanziellen und zeitlichen Aufwänden verbunden sind, können sie in der Web-App von TimeTrack ganz einfach auf einer Webseite oder am Smartphone nachvollziehen. Im Verlauf ihrer Projekte können dort Zeitaufwände auf Kunden, Projekt und Tätigkeiten mit der digitalen Stempeluhr gebucht werden. Anschließend können Sie Berichte nach verschiedenen Optionen gefiltert darstellen und somit ihre Projektdokumentation, Projektdurchführung und ein Projektcontrolling sicherstellen. Auch für die Projektplanung ist das vom Vorteil.

Fazit

Verschaffen Sie sich durch das Role Model Canvas einen Vorteil in der Projektdurchführung und überzeugen Sie nicht nur sich, sondern auch alle Ihre Mitarbeiter:innen von den zahlreichen Vorteilen von TimeTrack. Probieren Sie gerne unsere unverbindliche 14-tägige Testversion.