meilensteintrendanalyse

Bei der Meilensteintrendanalyse, auch MTA genannt, geht es um die Überwachung von Projekten, um bei Verzögerungen im Projektverlauf frühzeitig eingreifen zu können. So erkennen Sie schnell, wie sich ein Projektverlauf abzeichnet, haben einen allgemeinen Überblick über getätigte Aufgaben und wirken Terminverzögerungen rasch entgegen, um für den Projekterfolg zu sorgen. Bei der MTA geht es also um Erfolgsfaktoren im Projektmanagement.

In diesem Artikel wird die Meilensteintrendanalyse thematisiert. Zuerst erfolgt eine kurze Definition des Begriffs, danach wird aufgezeigt, wie der Aufbau einer MTA aussieht. Schlussendlich erklärt dieser Artikel auch noch, wie Ihnen TimeTrack zur Seite stehen kann und eine Meilensteintrendanalyse vereinfacht. So haben Sie als Projektmanager den Projektablauf bestens in der Übersicht und sind Terminen für Projekte stets voraus.

Was ist eine Meilensteintrendanalyse?


Eine Meilensteintrendanalyse ist ein Tool des Projektcontrolling. Um eine Meilensteintrendanalyse erfolgreich einzusetzen, müssen gewisse Schritte befolgt werden. Wichtig ist primär, dass bei einer MTA das Projekt in sogenannte Meilensteine unterteilt wird, welche bei korrekter Projektbeschreibung idealerweise schon definiert sind. Diese dienen zur Überprüfung vom Projektfortschritt. Ein Meilenstein gibt einen Termin an, bei dem ein gewisser Schritt im Projekt erreicht sein sollte. Bei Team-Meetings setzt man sich mit den Meilensteinterminen auseinander und alle involvierten Mitarbeiter:innen erkennen, ob das Projekt im Verzug ist oder nicht. Werden Verzögerungen erkannt, dann müssen neue Termine zu den entsprechenden Meilensteinen definiert werden.

Status eines Meilensteins

Projektleiter:innen und Projektmitarbeiter:innen besprechen also den Trend, der sich aus den Meilensteinen abzeichnet. Die Projektbeteiligten analysieren also die Meilensteine auf Basis verschiedener Fragen. Diese könnten, zum Beispiel, wie folgt lauten:

  • Welche Aufgaben sind erledigt?
  • Gab es Komplikationen seit dem letzten Treffen? Wenn ja, welche?
  • Konnten die Komplikationen seit dem letzten Treffen gelöst worden?
  • Was braucht es noch, um den entsprechenden Meilenstein zu erreichen?
  • Gibt es zeitliche Verzögerungen beim entsprechenden Meilenstein?

Selbstverständlich sind dies nur einige Beispiele, welche bezüglich der Meilensteine gefragt werden können. Es ist leicht zu erkennen, dass eine solche Besprechung viel Zeit beanspruchen kann und auch sehr aufwändig ist, wenn diese manuell durchgeführt wird. Darum kann es definitiv von Vorteil sein, ein Tool zur Unterstützung heranzunehmen, welches bei der Meilensteintrendanalyse unter die Arme greift.

 

 

Wenn Sie TimeTrack als solches Tool benutzen, dann kann die App Ihnen oder den entsprechenden Projektleitern und Projektleiterinnen Unterstützung geben. So können Sie die verschiedenen Ziele in TimeTrack hinterlegen. Die App verfolgt die eingetragenen Meilensteine, hinterlegt Ausgaben und Zeitaufwand, und lässt Sie diese Daten leicht abrufen und vergleichen. Es ist also ein ideales Tool, um mit der Meilensteintrendanalyse zu arbeiten!

projektzeiterfassung-projektverfolgung

TimeTrack – Projektverfolgung

 

Aufbau der Meilensteintrendanalyse


Eine Meilensteintrendanalyse wird stets mit den selben Schritten aufgesetzt. Folgend eine Schritt-für-Schritt Anleitung, welche beim Aufsetzen der MTA zur Seite steht. Folgen Sie den Angaben und den einzelnen Schritten, dann gehen Sie Schwierigkeiten gleich zu Beginn des Projekts aus dem Weg. So kann der Projektstart nur reibungslos verlaufen!

Die MTA in einem Diagramm

Eine Meilensteintrendanalyse ist immer in einem Diagramm organisiert. Dieses Diagramm zeigt den Projektfortschritt mit einer Trendlinie auf. Pro Meilenstein wird eine eigene Trendlinie gezeichnet. Damit das grafisch auch Sinn macht, müssen auf den Achsen der Skala Daten eingetragen werden, welche in Relation zueinander stehen. Diese Relation kann erklärt werden mit „Zeitpunkt des fertigen Meilensteins“ und „Zeitpunkt wann der Meilenstein besprochen wird.“ Erklären wir aber zuerst, was auf den Achsen tatsächlich zu finden ist.

Die X-Achse

Die horizontale Achse des Diagramms zeigt die Berichtszeitpunkte. An diesen Daten werden die Meilensteine besprochen. Auf der Achse sind also Kalenderdaten zu finden, die gegen Rechts grösser werden, also später im Verlauf des Projekts. An den Berichtszeitpunkten wird schließlich definiert, ob ein Meilenstein im Verzug ist oder schon früher als gedacht fertig wird.

Die Y-Achse

Die senkrechte Achse in der Analyse zeigt die einzelnen Meilensteine auf. Auf dieser Achse sind auch Kalenderdaten zu finden, welche jedoch nicht Berichtszeitpunkte angibt, sondern das Datum, an dem ein Meilenstein fertig ist. Das nächste Datum auf der Achse liegt darunter, die darauffolgenden Daten darüber. Der Meilenstein, welcher zuerst fertiggestellt wird, ist also unten in der MTA zu finden.

Das vollständige Diagramm

Bringen wir die X-Achse und die Y-Achse zusammen. Ganz links im Diagramm sind die Meilensteine zu finden, schön übereinander aufgereiht. An den Berichtszeitpunkten wird geschaut, ob ein Meilenstein im Verzug ist, im Voraus, oder genau wie geplant. Je nach Meilenstein wird ein neuer Punkt auf dem Diagramm gezeichnet, welcher so gesehen weiter oben, unten, oder auf gleicher Höhe des vorherigen Punkts ist. Da die vertikale Achse (Y-Achse) den zeitlichen Verlauf der Meilensteine aufzeigt, kann auf einen Blick gesehen werden, wie sich die Projektbausteine entwickeln. Außerdem ist auch auf einen Blick erkennbar, wie das Projekt fortschreitet.

Ablauf einer Meilensteintrendanalyse


Die nächsten Paragraphen erklären, wie Sie eine MTA angehen. Diese Schritte sind allgemein anerkannt als „Best Practice,“ wenn es um den Einsatz einer Meilensteintrendanalyse geht. Holen Sie sich das Know-How der Schritte hier und gehen Sie den Plan einer MTA bewusst an!

Die Meilensteine definieren

Primär müssen die Meilensteine definiert werden. Ein solcher könnte zum Beispiel der Abschluss eines Teilprojekts stehen. Generell gesehen müssen Meilensteine klein genug sein, damit sie nicht das Projekt nur unterteilen sondern tatsächliche Schritte im Projekt darstellen.

Die Berichtszeitpunkte definieren

Als Nächstes wird definiert, wann ein Berichtszeitpunkt stattfinden soll, also wann das Projektteam zusammenkommt und den Fortschritt des Projekts analysiert. Wie oft dies getan wird, ist Ihnen freigestellt; es sollte jedoch nicht weniger oft als einmal im Monat sein.

Inventur der Meilensteine und der Berichtszeitpunkte

Im nächsten Schritt wird besprochen, wann geplant ist, dass die Meilensteine fertiggestellt sind. Dies wird in einem konkreten Datum aufgezeigt. Nun können die Trendlinien der einzelnen Meilensteine mit einem Anfangspunkt im Diagramm eingetragen werden.

Interpretation und Steuerung

Wurden die drei obigen Schritte erledigt, kann das Projekt beginnen. Jetzt geht es an die Navigation im Projekt und das Besprechen vom Projektverlauf an den Berichtszeitpunkten mit dem jeweiligen Projektteam. Die Meilensteine werden analysiert, die Termintreue wird besprochen und je nachdem angepasst. Dazu werden Linien gezeichnet, welche den Projektverlauf verfolgen. Schlussendlich können Projektleiter und Projektleiterinnen so bestens Anpassungen vornehmen.

Beispiel einer Meilensteintrendanalyse


Damit die Erklärungen von diesem Artikel logischer zu verstehen sind, ist das folgende Bild ein Beispiel einer Meilensteintrendanalyse. Die Meilensteine sind hier nicht benannt und dienen auch nur als visuelle Unterstützung, trotzdem kann das Bild als Vorlage Ihrer eigenen MTA dienen.

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TimeTrack – Meilensteintrendanalyse

TimeTrack als Hilfsmittel


Oben wurde bereits erwähnt, dass TimeTrack als große Unterstützung der Meilensteintrendanalyse dienen kann. Die App hilft einem/einer Projektleiter:in die Arbeit zwischen den Terminen besser zu analysieren. Da Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Kosten und Aufwand in TimeTrack eintragen, kann an einem Berichtszeitpunkt erkannt werden, zu welchem Zeitpunkt ein Meilenstein in Verzug geraten ist. So können Terminverschiebungen besser geregelt und in Zukunft gar komplett umgangen werden. Generell ist TimeTrack sowohl eine Hilfe bei der aktuellen Projekten, wie auch bei der Prognose von zukünftigen Projekten. Bei der Arbeit mit TimeTrack profitieren Sie über eine bessere Übersicht über die einzelnen Arbeitsschritte.

Ergänzend zum oben genannten ist TimeTrack ein tolles Tool, wenn Sie sich an eine Meilensteintrendanalyse wagen, denn Sie können die einzelnen Meilensteine direkt in der Software definieren. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit die jeweiligen Meilensteintermine einzutragen und den Fortschritt automatisch verfolgen zu lassen. Die Überwachung der Meilensteintermine fällt Ihnen somit einfacher, das Projektmanagement ist leichter, Terminverschiebungen werden früher erkannt und geplant und die grundsätzliche Leistung im Projekt steigert sich.

projektcontrolling-meilensteine

Meilensteine definieren – Mit TimeTracks Projektplanung!

Fazit


Zusammenfassend kann gesagt werden, dass eine Meilensteintrendanalyse ein Tool zum Projektmanagement ist, um den Trend eines Projekts zu erkennen und somit Termintreue einzuhalten. Bei korrekter Verwendung mit Softwares hilft die MTA, den ganzheitlichen Erfolg eines Projektes zu steigern.