Projektüberwachung: Alles über das Projektcontrolling

Ist eine der ersten Ihrer Projektphasen abgeschlossen – nämlich die der Projektfindung und -definition, geht es darum, die Projektkontrolle zu behalten und für eine optimale Projektüberwachung zu sorgen.

Natürlich geht es bei dieser Form der Überwachung Ihrer Projekte auch um die entstandenen Kosten und die Verbesserung einzelner Abläufe. Doch was genau ist eine Projektüberwachung?

Definition Projektüberwachung – Was ist das?

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Die Projektüberwachung – auch oft das Projektcontrolling genannt – kann man am Besten als eine Reihe an Prozessen und Methoden beschreiben, die die Sicherung eines erfolgreichen Projekts zum Ziel haben.

Mit der richtigen Projektüberwachung können Sie sichergehen, dass es möglichst nicht zu Abweichungen bei den Projektzielen kommt und ihr Team als auch Ihre Kunden bzw. Kundinnen nach Abschluss des Projekts nach wie vor zufrieden sind.

Faktoren für ein „erfolgreiches Projekt“ variieren je nach Projektziel

Was ein „erfolgreiches Projekt“ definiert, hängt immer von Einzelfall ab. Faktoren dafür können aber zum Beispiel sein:

• Ein kosteneffizient abgeschlossenes Projekt
• Ein Projekt mit geringer und zügiger Projektlaufzeit
• Ein reibungsloser Projektablauf
• Ein zufriedenes Team in Ihrem als auch in dem Unternehmen Ihres Kunden/ Ihrer Kundin
• Ein exakt eingehaltener Projektauftrag, der vielleicht sogar auch Erwartungen übersteigt

Diese regelmäßigen Methoden geben dem Projektcontrolling Struktur:

Am besten funktioniert eine reibungslose Projektüberwachung, wenn diese aus sich regelmäßig wiederholenden Maßnahmen zusammensetzt. Denn so kann sie alle Unternehmen dabei unterstützen, die für das Projektcontrolling notwendigen Informationen zu sammeln. Unter anderem sind diese:

• Die Projektergebnisse
• Die Vorteile und Chancen, aber auch die Risiken des Projekts
• Die Kostenanalyse
• Die Qualität des Gesamtprojekts

Teilbereiche der Projektüberwachung

• Strategische und methodologische Planung
• Zeitmanagement und Zeitplanung
• Optimierung Ihres Projektmanagements
• Kostenanalyse
• Risikomanagement

Selbstverständlich sind diese Tools auch von Team zu Team unterschiedlich und bedürfen stets einer individuellen Überprüfung und Überwachung. Je nach Branche ist in der Praxis dafür ein Profi wie ein/e Projektmanager:in verantwortlich. Manchmal steht so einem Projektmanagement auch eine Controllingabteilung zur Seite – das ist oft bei größeren Unternehmen so.

Was sind die Aufgaben beim Projektcontrolling?

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Für die reibungslose Steuerung und den optimalen Verlauf einer Projektsteuerung bedarf es natürlich von Anfang an – also bereits bei der Planung – großer Qualität. Ist man dann nach Erstellung von einem Plan bereits mitten in der Projektsteuerung an sich, geht es darum, schnell Lösungen finden zu können.

Was macht ein/e Projektcontroller:in genau?

Ein/e typische/r Projektmanager:in sammelt im Rahmen einer Projektsteuerung so viele Informationen, Berichte und Daten (z.B. Kosten, Leistungen, Arbeitsstunden) wie möglich, und analysiert diese anhand bewährter Tools. Er/Sie ist für den reibungslosen Verlauf des Projekts zuständig und seine Berichte über die Projektziele und gelieferten Leistungen vom Projekt helfen bei dem einwandfreien Projektmanagement kommender Projekte Ihres Unternehmens.

Projektziele richtig verstehen

Im Projektmanagement ist es wichtig, nicht nur das eigene Projekt zu kennen, sondern sich genauestens über die Projektziele bewusst zu werden. Diese Ziele sind nicht immer unmittelbar mit den Kosten, also mit ihrer monetären Effizienz verbunden, sondern richten sich manchmal auch an den Ruf Ihres Unternehmens, wenn es beispielsweise um ein Projekt geht, dass beabsichtigt, das Image von Unternehmen zu verbessern. Diese Projektziele müssen auch der Projektsteuerung bzw. dem Team vom Projektmanagement bewusst sein, damit die Überwachung von Ihrem Projekt einwandfrei ablaufen kann.

Braucht es eine Software für die Projektüberwachung?

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Gerade in Zeiten, wo Home-Office bereits ein wichtiger Standard geworden ist, bedarf es sicherlich digitaler Instrumente, um alle Grundpfeiler des Projektcontrollings optimal im Blick behalten zu können. Selbstverständlich gibt es dafür im Internet bereits Software, doch nicht jede ist gleich gut.

Dank Softwares die Projektsteuerung für alle vereinfachen

Mit einer Software wie beispielsweise der intelligenten TimeTrack Software lassen sich viele Abläufe der Arbeit extrem übersichtlich darstellen und erfassen. Das ist wichtig, weil nicht nur die Projektmanager:innen für den reibungslosen Ablauf Ihres Projekts verantwortlich sind, sondern natürlich das Projektteam es so einfach wie möglich haben muss, wichtige Kenndaten des Projekts unkompliziert übertragen zu können.

Projektverfolgung – TimeTrack

3 Unterformen des Projektcontrollings

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Beim Projektmanagement müssen oft auch unterschiedlichste Entscheidungen getroffen werden. Zum Beispiel müssen Sie sich fragen, welche Instrumente Sie in Ihrer Firma verwenden wollen und welche Möglichkeiten Sie beim Bau eines idealen Projektcontrollings zur Verfügung haben. Hier sind drei typische Tools des Projektmanagements, die Sie kennen sollten:

1. Was sind Kennzahlen beim Controlling von einem Projekt?

Kennzahlen werden häufig in diese drei Kennzahlen unterkategorisiert:

• Rentabilität
• Liquidität
• Finanzierung

Rentabilitätskennzahlen

Rentabilitätskennzahlen beschreiben, wie rentabel etwas ist, also als wie lohnenswert bestimmte Instrumente beschrieben werden können. Dabei wird gerne unterschieden zwischen:

• der Rentabilität des Gesamtkapitals
• der Rentabilität Ihres Eigenkapitals
• und der Rentabilität Ihres Gewinns oder Ihres Umsatzes

Liquiditätskennzahlen

Liquiditätskennzahlen zeigen an, in welchem Maße fällige Zahlungsleistungen auch abgedeckt werden können. Typische Kennzahlen sind dafür:

• sogenannte Cashflow Kennzahlen
• Die Angabe der Liquidität im 1., 2. und 3. GradLiquidität 1. Grades = Cash only Ratio = (Flüssige Mittel : Kurzfristige Verbindlichkeiten)Liquidität 2. Grades = Quick Ratio = (Flüssige Mittel + Kurzfristige Forderungen : Kurzfristige Verbindlichkeiten)

  Liquidität 3. Grades = Current Ratio = (Flüssige Mittel + Kurzfristige Forderungen + Vorräte : Kurzfristige Verbindlichkeiten)

• Net Working Capital

Finanzierungskennzahlen

Finanzierungskennzahlen beschreiben, wie groß das Eigenkapital, das Fremdkapital oder andere Faktoren wie beispielsweise der Verschuldungsgrad sind.

Natürlich gibt es noch weitere wichtige Unterkennzahlen, dazu zählen zum Beispiel:

• Kennzahlen von Debitoren
• Kennzahlen von Kreditoren
• Umschlagshäufigkeit
• Verfügung und Anlagedeckung
• Kapitalumschlag
• Vorratsquote
• Market Value und Economic Value

2. Was ist ein Projektcontrolling Regelkreis?

Die Steuerung bzw. Projektüberwachung funktioniert in einem sich immer durchlaufendem Management Regelkreis, bestehend aus:

Zielsetzung → Planung → Erfassung der Daten → Soll-Ist-Vergleich → Abweichungen analysieren → Gegensteuern → Erfolgskontrolle → Zielsetzung usw.

Nachdem für die Projektorganisation die relevante Erstellung einer Zielsetzung und eine Analyse der Planung (samt Berücksichtigung all der Schwierigkeiten, die sich einem in den Weg stellen könnten) passiert ist, kann eine Liste der Soll-Daten erstellt werden, um die künftigen Berichte der tatsächlich folgenden Ist-Daten damit abgleichen zu können. Das ist die Erfassung der Daten.

Daten übersichtlich an einem Punkt sammeln

Mit dieser Methode kann bereits in der ersten Phase der Projektplanung für einen möglichst idealen Projektverlauf gesorgt werden und Abweichungen können durch solche Lösungen möglichst vermieden werden.

Etwaigen Abweichungen beim Soll-Ist-Vergleich aktiv entgegensteuern

Bei dem darauf folgendem Soll Ist Vergleich können durch die Dokumentation der erhobenen Soll-Daten nun die Aktivitäten der tatsächlichen Ist-Daten auf einen Blick auf Schwierigkeiten und etwaige Lösungen abgeglichen werden. Analysieren Sie im nächsten Schritt die Abweichungen! Nur so können Sie bei Ihren Projekten gegensteuern.

Die Erfolgskontrolle unterstützt Sie auch bei der Optimierung Ihrer nächsten Projektziele

Ein wichtiger Teil des Projektmanagements ist die Erfolgskontrolle. Sehen Sie sich auch rückwirkend Ihren Projektverlauf an. Wie erging es den Kunden (und ggf. seinem Produkt?), was ist der aktuelle Status? Gleicht das Ergebnis dem Entwurf? Wurden alle Termine, also die Projektdauer, eingehalten? Gibt es für das nächste Mal neue Tools, welche Sie im Rahmen Ihrer nächsten Projektplanung an Ort und Stelle neu ausprobieren können? Sammeln Sie alle diese Informationen!

Ist das getan, beginnt der Regelkreis Ihrer Projektsteuerung von vorne.

3. Was ist Multiprojektcontrollling?

Sie haben bereits gelernt, dass ein Projekt allein bereits über viele Faktoren verfügt, die die Qualität des Projektabschlusses beeinflussen können. Doch heutzutage ist es natürlich selten der Fall, dass Ihre Firma sich nur um ein Projekt zur gleichen Zeit beschäftigt.

Den Gesamtüberblick nicht verlieren durch strategisches Multiprojektcontrolling

Viel eher ist es der Fall, dass innerhalb Ihres Unternehmens am Bau von mehren Projekten gleichzeitig gearbeitet wird. Daher ist es sinnvoll, dass Sie nicht nur über einzelne Projektmanager:innen verfügen, sondern auch den Gesamtüberblick nicht verlieren.

 

 

Projektcontrolling gemeinsam im Team meistern

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Projektmanagement ist natürlich oft die Sache eines/einer bestimmten Projektleiter:in, und doch bleibt es eine Teamarbeit! Denn auch ein/e Projektmanager:in ist auf die Daten des Teams angewiesen, wenn es um den Bau eines reibungslosen Projektablaufs geht.

Wenn das Team zusammenarbeitet, hat dies viele Vorteile für den idealen Projektabschluss.

Projektüberwachung ist so vielfältig wie Ihre Projektarten

Projekt ist nicht gleich Projekt – diese sind immer sehr unterschiedlich. Deswegen ist es hilfreich, auch bei dem Bau einer Projektbeschreibung viel Wert auf Qualität zu legen. Der Erfahrung nach ist jede E-Mail und jede noch so kleine Auflistung im Bereich der Kosten oder der geplanten Arbeitszeit wichtig – und auch dafür wiederum ist es hilfreich, wenn Ihr Team wirklich gut zusammenarbeitet.

Mit TimeTrack als Team Projekte effizient meistern

Gerade mit einer Software wie der TimeTrack App können Sie sichergehen, dass Ihr Team eine einheitliche Plattform hat, auf der Sie alles finden können und sich zugänglich einen Überblick machen können, wie ein bestimmtes Projekt gerade abläuft.

Alle Projektziele im Blick behalten

Auch Tools wie eine Dienstplanerstellung und Dienstplangestaltung sind bei TimeTrack implementiert. Aber vor allem die Projektplanung und Projektverfolgung wird Ihnen bei TimeTrack sehr übersichtlich und einfach gemacht, weil Sie sowohl grobe als auch genaue Projektpläne erstellen können und Faktoren wie die Projektdauer oder die Kosten auf einem Blick festhalten können.

Projektziele einfach definieren – Mit TimeTrack

Fazit

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Ein ideales Projektmanagement ist immer mit der richtigen Überwachung von Ihrem Projekt verbunden, das sich auch dadurch auszeichnet, dass Sie im Rahmen der Projektsteuerung stets alle Daten ordentlich sammeln.

Dafür eignen sich immer auch intelligente Tools, so wie die kostenlose 14-tägige Testversion unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack, eine Website mit der Sie stets alle wichtigen Faktoren Ihrer Projektsteuerung im Blick haben.