Der Management Regelkreis einfach erklärt

In der Steuerung von Unternehmen stehen viele verschiedene Methoden zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, Ihr Ziel zu erreichen. Eines dieser Werkzeuge ist der sogenannte Management Regelkreis. Welche Bedeutung dieser bei der Zielerreichung und der Unternehmensführung hat und welche Schritte in diesem Kreis benötigt werden, das möchten wir Ihnen in folgendem Beitrag verraten.

Was ist der Management Regelkreis?

Der Management Regelkreis ist unter anderem auch als Managementkreis oder Managementkreislauf bekannt. Er dient als strategisches Werkzeug, um die Komplexität unternehmerischen Handelns vereinfacht darzustellen. Dafür wird der Prozess in mehrere kleine Einzelschritte geteilt, um so zu besser durchdachten Entscheidungen im Management und der Unternehmensführung beizutragen. Er dient also als eine Art Leitfaden für das Management eines Unternehmens.

Aufbau des Management Regelkreises

Standardmäßig lässt sich der Kreislauf in vier bis sechs einzelne Abschnitte unterteilen. Um jeden Punkt genau abzudecken, werden wir in diesem Beitrag auf den Regelkreis eingehen, der aus sechs Phasen besteht.

Phase 1: Analyse

An erster Stelle steht immer die Analyse der derzeitigen Lage im Unternehmen. Dafür sollten Sie die aktuellen Ausgangsbedingungen, sprich den Ist-Zustand genauer unter die Lupe nehmen. Welche Kultur herrscht in Ihrem Unternehmen, wie ist Ihr genereller Arbeitsstil? Was könnte Ihnen bei der Erreichung des Ziels helfen oder gibt es etwas, dass Ihnen die Aufgabe erschweren wird? Das sind Punkte, die auf jeden Fall vorher abgeklärt werden müssen. Zudem sollten Sie festhalten, welche Vorgaben beachtet werden müssen und welche Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen. Darunter fallen die verfügbare Zeit, Geldmittel und auch die Fähigkeiten Ihres Teams.

In dieser Phase eignet sich zum Beispiel auch die Durchführung einer SWOT Analyse und einer genauen Informationsrecherche. Hier analysieren Sie, was in Ihrem Unternehmen und in seinem Umfeld geschieht. In die Informationsrecherche fallen:

• Unternehmensanalyse: Kernkompetenzen, Know-how, Kundenbindung, Marken, Produkte, Service, Finanzen
• Umfeldanalyse: Kundenanforderungen, technologische, gesellschaftliche und wirtschaftliche Entwicklungen, Politik, gesetzliche Rahmenbedingungen

Die Ergebnisse der Recherche werden anschließend einer der vier Kategorien der SWOT Analyse zugeordnet — den Stärken, den Schwächen, den Chancen und den Risiken.

 

 

Phase 2: Zielsetzung

Im nächsten Schritt müssen Sie sich mit Ihren Zielen auseinandersetzten. Fragen Sie sich, was Sie erreichen möchten und worauf der Fokus der anderen Beteiligten oder auch Betroffenen liegt. Beachten Sie dabei auch, ob Ihre Ziele oder Erwartungen unter den gegebenen Umständen realistisch sind. Setzen Sie zudem fest, an welchen Kriterien Sie später messen werden, ob das Ziel erreicht wurde.

Phase 3: Planung

Bei der Planung sollten Sie sich mit den verschiedenen Lösungsmöglichkeiten beschäftigen. Bei diesem Punkt geht es aber noch nicht darum, die verschiedenen Wege zu bewerten, sondern lediglich darum, diese zu sammeln. Fragen Sie sich, welche Schritte am wichtigsten sind.

In diesem Schritt können Sie auch schon genauer auf die Planung der Zeiteinteilung eingehen. Dazu zählt die Einschätzung, wie viel Zeit sie wofür benötigen und welche Aufgaben wann erledigt werden müssen. Bedenken Sie auch, dass es immer mal wieder zu Verzögerungen kommt und planen Sie daher ausreichend Pufferzeit ein.

Überlegen Sie auch, wer aus dem Team welche Aufgabe übernimmt und welche Aufgaben mithilfe von Arbeitsteilung erledigt werden können. Bei dieser Einteilung spielen natürlich vor allem die Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter:innen eine bedeutende Rolle.

Phase 4: Entscheidung

Im nächsten Schritt geht es darum, Entscheidungen zu treffen. Dafür sollten Sie alle Alternativen klar nebeneinander stellen und eine Auflistung der Vor- und Nachteile vornehmen. Um den besten Weg zum Ziel zu finden, gibt es verschiedene Kriterien, die berücksichtigt werden müssen. Diese müssen Sie definieren, bevor sie die Entscheidung treffen können.

Achten Sie hierbei auf die Prioritäten, wie Dringlichkeit und Wichtigkeit der Aufgaben. Außerdem spielen auch hier wieder die notwendigen Ressourcen eine Rolle und die zur Verfügung stehende Zeit. Betrachten Sie zudem die Eignung ihrer Mitarbeiter:innen und welche Qualifikationen diese zur Lösung der gestellten Aufgaben mitbringen können.

Anschließend können Sie die Reihenfolge, den genauen Zeitrahmen und die Verantwortungen sowie Zuständigkeiten festlegen.

Phase 5: Realisierung/Organisation

Nun folgt die Phase, auf die hingearbeitet wurde, nämlich die Umsetzung des Plans und die Realisierung der Organisation. Um den gesamten Prozess im Blick zu behalten, eignet sich die Verwendung unserer Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihr Projekt anzulegen und automatisch verfolgen zu lassen. Als Administrator:in haben Sie die Möglichkeit, sämtliche Ressourcen und auch Meilensteine festzulegen.

Projektplanung mit TimeTrack

Obendrein können Sie allen Teammitglieder:innen den Zugriff auf bestimmte Bereiche der App erlauben, damit diese eigenständig Änderungen vornehmen bzw. Updates eintragen können. Auch in der nächsten Phase bringt die App Ihnen einen Vorteil, aber mehr dazu weiter unten.

Phase 6: Reflexion/ Kontrolle

Der letzte Part des Management Regelkreises setzt sich mit den vorhergegangenen Phasen, vor allem der Realisierung des Projekts auseinander. Hier werden nun die in Phase zwei definierten Messkriterien, Qualitätskriterien und vor allem Zielkriterien analysiert. Sprich, es wird geprüft, ob diese erreicht wurden und somit das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde. Die Ergebnisse werden geprüft und die Reaktionen der Beteiligten und Betroffenen eingeholt.

Wie angekündigt kann Ihnen auch hier TimeTrack zur Hand gehen. Nachdem die App das gesamte Projekt automatisch verfolgt hat, kann sie nun eine Analyse des Soll-Ist Zustands erstellen. So sehen Sie genau, ob Sie all Ihre geplanten und vor allem gewünschten Ziele auch erreicht haben.

Projektverfolgung – TimeTrack

Projektmanagement Prozess und Kommunikation

Besonders geeignet ist die Anwendung des Management Regelkreis für die Steuerung von Projekten. Die fünf Phasen des Projektmanagement Prozess‚ decken sich ziemlich genau mit jenen des Regelkreises. Hier steht an erster Stelle die Initiierung des Projekts, gefolgt von der Planung. In diesem Abschnitt werden quasi drei Phasen des Regelkreises zusammengefasst, nämlich die Zielsetzung, Planung und Entscheidung. Vor dem offiziellen Projektende im Projektmanagement folgt – wie auch in diesem Management Regelkreis – die Durchführung des Plans sowie die Kontrolle und Überwachung des Projekts.

Hier kommt TimeTack wieder in Spiel, weil es automatisch das Projekt verfolgt und Ihnen so jede Abweichung sofort auffällt, die bei größeren Projekten sonst mal schnell untergehen kann. Weiters bietet die Software eine gute Möglichkeit der Kommunikation im Managementprozess. Da allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Zugriff gewährt werden kann und sie ihre Leistungen und Fortschritte in der App vermerken können, hat auch jeder die Möglichkeit, den Verlauf zu beobachten. Dadurch kann, abgesehen von zusätzlichen Meetings und Mail-Verkehr etc., auf indirekte Weise durchgehend eine Konversation stattfinden.

Der Führungskreis

Zusätzlich zum Management Kreislauf gibt es noch den Führungskreislauf. In diesem Fall wird mit einem Ist-Soll-Vergleich bzw. mit Zielen, die noch nicht erreicht wurden, gestartet. Nachdem die Führungskraft sich gründlich mit den Zielen auseinandergesetzt hat, gibt es das Zielgespräch mit den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Dieses dient dazu, alle Grundlagen zu schaffen. Dazu zählen die genaue Aufgabendefinition, die Verantwortungsübernahme, die Kompetenzen und die Betrachtung der möglichen Konsequenzen – so wird dann in Phase zwei delegiert.

Im dritten Schritt folgt dann die Kontrolle. In diesen Bereich fällt auch das Feedbackgespräch mit Soll-Ist-Vergleich und eben der Rückmeldung in Form von Lob oder Tadel. Auch wird hier überprüft, ob alle Kompetenzen vorhanden waren oder was der/die Mitarbeiter:in noch benötigt.

In vielen Fällen geht dieses Feedbackgespräch nahtlos in das neue Zielgespräch über. Daran erkennen Sie, dass der Führungskreislauf ein Modell ist, das sich beliebig schnell drehen kann. Oft finden alle drei Handlungen (Zielgespräch, Delegieren, Kontrollieren) sogar in einem Gespräch statt.

Fazit

Wir hoffen, der Management Regelkreis wird Ihnen als neues Tool im Controlling gute Dienste leisten und zudem eine neue Sicht auf die verschiedenen Handlungsalternativen bieten. Wenn Sie auch die vielen Möglichkeiten von TimeTrack erleben möchten, dann testen Sie gerne die kostenlose 14-tägige Testversion und erkunden Sie die verschiedenen Instrumente, die Ihnen die Software bietet. Sie hilft nicht nur bei der automatischen Projektverfolgung, sondern kann Ihnen auch bei der Erstellung von Dienstplänen zur Hand gehen.