Die wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

Erfolg ist immer ein Thema in einem Unternehmen. Die Frage ist allerdings meist, woran wir diesen messen. Innerhalb des Projektmanagements wurde daher eine Vielzahl an Faktoren definiert, die bei der Ermittlung des Erfolgs und somit auch bei der Projektsteuerung helfen sollen. Mit diesem Beitrag möchten wir Ihnen eine Übersicht über die Erfolgsfaktoren im Projektmanagement und deren Einsatz bieten.

Was verstehen wir unter Projekterfolg?

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Im Groben lässt sich sagen, dass der Projekterfolg bedeutet, dass das Projektziel erreicht wurde. Alleine an diesem Punkt scheitern allerdings schon viele Projektmanager, da diese zu ungenaue oder nicht überprüfbare Ziele festlegen. Umsatzzahlen beispielsweise sind nicht für die Messung des Erfolgs geeignet, da diese sich einerseits nicht direkt zum Projektende feststellen lassen und die Märkte sich andererseits schnell ändern können.

Das Erreichen der Projektziele reicht demnach also nicht für die Erfolgsdefinition, denn schließlich kann das Ziel erreicht werden, aber weitere Erwartungen, die daran geknüpft waren haben sich nicht erfüllt. Das kann dazu führen, dass der Auftraggeber zwar zufrieden ist, aber der Projektmanager das Projekt ganz anders bewertet und auch die Stakeholder könnten (je nachdem welche Sie fragen), ebenfalls andere Beurteilungen zu Ihrem Erfolg abgeben.

 

Damit Sie den Grad des Projekterfolgs näher erfassen können, sollten Sie weitere Variablen mit einbeziehen. Dazu zählen beispielsweise, die im Projektmanagement als „magisches Dreieck“ bezeichneten Faktoren, Zeit, Kosten und Qualität. Prüfen Sie also, um eine subjektive Bewertung zu treffen, ob das Projekt und seine Prozesse in der vorgesehenen Zeit und im festgelegten Budget abgeschlossen werden konnten und die Anforderungen an die Qualität des Endprodukts erfüllt wurden.

Quelle: TimeTrack

Woran scheitern Projekte?

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Klassische Projektmanagement-Methodik ist nicht ausreichend

Um Projekte zum Erfolg zu führen bedarf es mehr als die klassische Projektmanagement-Methodik. Diese wird zwar vielerorts gelehrt und praktiziert, ist aber selten für den Projekterfolg ausreichend, schon gar nicht bei Großprojekten.

Projekte benötigen Flexibilität und Spontanität, weshalb die gelernte Methodik auch nicht immer auf alle Projekte anwendbar ist. Instrumente und Methodik sind also nicht das Wichtigste, sondern auch ein gewisses Maß an Anpassungsfähigkeit.

Wenn wir vom Scheitern eines Projektes sprechen, dann meinen wir damit das Nichterreichen von gesetzten Zielen. Bezüglich der Gründe für das Scheitern eines Projekts gibt es nicht nur eine wissenschaftliche Studie oder Befragung. Um einige Gründe für den Misserfolg eines Projekts zu nennen, haben wir hier fünf der Wichtigsten gelistet.

1) Mangelhafte Projektkommunikation

Leider ein klassisches Problem, denn die Kommunikationskultur ist in vielen Projekten und Unternehmen meist immer noch nicht ausgereift, dabei ist eine gute und professionelle Kommunikation eine enorme Hilfe in Projekten.

2) Schlechte Projektvorbereitung und -planung

Auch unzureichende Vorbereitung oder Planung macht vielen Projekten einen Strich durch die Rechnung. Gute, professionelle Planung sollte einfach, pragmatisch und vor allem effektiv sein.

3) Mangelnde Ressourcenverfügbarkeit

Projektarbeit ist für viele Mitarbeiter meist eine Zusatzbelastung, für die sie kaum noch Zeit aufbringen können. Das wiederum führt zu einem schlechten Ergebnis oder negativen Bewertungen, Zeitverzögerungen, frustrierten Mitarbeitern und verärgerten Kunden. Der Ursprung dieses Problems liegt häufig im nicht vorhandenen Multiprojekt- und Ressourcenmanagement und einer zu optimistischen Planung.

4) Zu optimistische Annahmen

Dieser Punkt knüpft nahtlos an den letzten an. Zu optimistische Annahmen werden häufig bewusst eingesetzt, um das Team zu mehr Effizienz und mehr Produktivität anzuregen.

5) Unklare Rollenverteilung

Eine ungenaue Rollenverteilung im Projekt führt beim Personal und allen Beteiligten schnell zu Konflikten und kann dadurch die Ergebnisse und die Erfolge der Projekte negativ beeinflussen. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es daher dafür zu sorgen, dass bei der Umsetzung keine Unklarheiten auftreten.

Wichtige Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

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Klar definierte Ziele

Am Anfang eines jeden Projekts steht die Definition der Ziele und restlichen Ressourcen, wie die des Kosten- und Zeitrahmens. Natürlich sollten zuvor noch Machbarkeits- und Rentabilitätsstudien, Marktanalysen, o.ä. durchgeführt worden sein, bevor die Aufgaben und Verantwortungen des Projekts an die Mitarbeiter der entsprechenden Abteilungen übergeben werden kann. Um eine detaillierte und genauen Zieldefinition zu schaffen, müssen Führungsebene und Projektleitung gleichermaßen zusammenarbeiten, da beide eine wichtige Funktion im Projektverlauf einnehmen.

Ihre Aufgabe ist es, das Projektteam dabei zu unterstützen, alle Aktivitäten auf das gewünschte Projektergebnis auszurichten und eine Hilfsstellung für Lösungswege zu geben. Durch die Aufteilung des Projektgesamtziels wird die Koordination der notwendigen Tätigkeiten erleichtert und die Ergebnisse können letztlich differenziert überprüft werden.

Um die Ziele zu formulieren eignet sich der Einsatz der SMART-Formel und die Ziele werden spezifisch, messbar, aktionsorientiert, realistisch und terminiert. Die definierten Ziele sollten anschließend dem gesamten Projektteam klar kommuniziert werden.

Rückhalt durch die Führungsebene

Besonders wichtig für Projekte ist, dass das Team Unterstützung durch die Führungsebene erhält. Dazu muss diese kontinuierlich über den detaillierten Projektfortschritt informiert und von Beginn an in den Prozess eingebunden werden. So kann die Führungsebene auch dabei helfen, projektrelevante Entscheidungen zu treffen. Die Rückendeckung „von oben“ hat außerdem den Vorteil, dass sie zur Sicherung der benötigten Projektressourcen beiträgt und somit Engpässen vorbeugt, welche das Projekt gefährden könnten.

Stakeholder Management

Nicht nur Ihr Unternehmen sondern auch außenstehende Personen, Gruppen oder Institutionen sind auf verschiedenste Weise in ein Projekt involviert. Jede dieser Gruppen hat ihre eigenen Vorstellungen und Ziele hinsichtlich des Gelingens oder Scheiterns des Projekts und kann daher dessen Erfolg aktiv oder passiv entweder unterstützen oder gefährden. Aus diesem Grund liegt es in Ihrem Interesse alle involvierten Parteien zu identifizieren und aktiv zu managen, um Störfaktoren auszuschalten oder zu neutralisieren.

Risiko- und Konfliktmanagement

Projekte bergen Risiken und aus diesem Grund sollte ein funktionierendes Risikomanagement bzw. Konfliktmanagement in Ihrem Unternehmen vorhanden sein. Ziel ist es, potenzielle Gefährdungen zu identifizieren, um sie vermeiden oder zumindest begrenzen zu können. Dasselbe gilt für Konflikte, denn je mehr Personen an einem Projekt beteiligt sind, je komplexer die Aufgaben oder je höher der Leistungsdruck, desto größer ist das Konfliktpotenzial. Hier gilt genauso, dass auftretende Schwierigkeiten aktiv gemanaged und je nach Möglichkeit frühzeitig aus dem Weg geräumt oder entschärft werden müssen.

Funktionierendes Teamwork

Um einen guten Projekterfolg zu erzielen, muss auch die Zusammensetzung des Projektteams stimmen. Die konkrete Größe des Teams ist dabei abhängig davon, ob es sich um ein Klein- oder ein Großprojekte handelt. Generell gilt aber, so klein wie möglich und so groß wie nötig. Dadurch wird die Kommunikation untereinander effizienter und die Entscheidungsfindungsprozesse werden beschleunigt. Zudem können so potenzielle Konflikte innerhalb des Teams minimiert werden.

Bei der Wahl der Teamzusammensetzung sollten Sie sowohl auf fachliche als auch soziale Ausgewogenheit achten. Stellen Sie außerdem sicher, dass jede Rollen und Aufgabe klar definiert und verteilt wurden, um Streitigkeiten und Meinungsverschiedenheiten im späteren Projektverlauf vorzubeugen. Sollte es dennoch einmal Konflikte innerhalb des Teams geben, dann sprechen Sie diese offen an und klären sie.

Kommunikation

Entscheidend für das Projektmanagement ist eine transparente und zielführende Kommunikation, sodass sich alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand befinden und sich unterstützen können. Das spart zum einen Zeit und hilft dabei, die Projektqualität zu verbessern. Sorgen Sie also dafür, dass alle Beteiligten regelmäßig umfangreiche Informationen erhalten und auch die Führungsebene stets mit Hilfe von Reportings über den derzeitigen Fortschritt, aktuelle Herausforderungen, mögliche Problemstellungen und Schwierigkeiten, etc. in Kenntnis gesetzt wird.

Um alle Projektbeteiligten auf dem aktuellen Stand zu halten, eignet sich auch die Nutzung einer Projektmanagement Software, wie zum Beispiel die Zeiterfassungssoftware TimeTrack. Der Projektleiter kann in der App ein Projekt mit samt seiner Projektziele, Aufgaben, Meilensteine und Ressourcen anlegen und anschließend allen Beteiligten ihre Befugnisse zuteilen. So hat jeder die Möglichkeit, die Fortschritte in seinem Aufgabenbereich kontinuierlich zu aktualisieren und den anderen Mitgliedern sowie Stakeholdern einen guten Überblick zu verschaffen.

Die Software kann zudem eine automatische Projektverfolgung durchführen. Der Vorteil hierbei ist, dass die kleinsten Abweichungen im Zeitplan oder des Ressourcenplans sofort erkannt werden und somit schnell gehandelt werden kann. TimeTrack hilft Ihnen aber nicht nur bei der Projektplanung, sondern erstellt Ihnen zusätzlich noch einen Abschlussbericht Ihrer Projekte.

TimeTrack – Projektverfolgung

Erfahrene Projektleitung

Nehmen Sie die Auswahl der Projektleitung nicht auf die leichte Schulter. Das Management eines Projekts ist eine komplexe Aufgabe, die Methodik, Sachkenntnis sowie Erfahrung voraussetzt und darüber hinaus Zeit und Fokussierung auf das Projektziel verlangt. Aus diesem Grund sollte ein fähiger und professioneller Projektleiter ausgewählt werden. Zu den Aufgaben des Projektleiters zählen die Abstimmung der Ziele mit dem Management, sowie den internen und externen Kunden. Außerdem definiert er den Zeitplan, Kostenrahmen, Umfang und Qualität der zu erledigenden Arbeiten und führt das Projektteam dementsprechend. Auch das Stakeholder Management, das Risiko- sowie Konfliktmanagement und die Projektkommunikation fallen in seinen Aufgabenbereich. Beim Projektleiter und der Projektsteuerung laufen also alle Fäden wieder zusammen.

Fazit

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Wir hoffen, Sie konnten mit Hilfe unseres Artikels einen guten Blick für die verschiedenen Erfolgsfaktoren eines Projektes gewinnen. Um die verschiedenen Prozesse besser im Auge zu behalten und Ihnen auch das Management zu erleichtern, testen Sie doch jetzt die kostenlose 14-tägige Testversion unserer TimeTrackApp. Theoretisch steht Ihrem Projekterfolg also nichts mehr im Wege und auch Ihr Auftraggeber wird mit dem Ergebnis zufrieden sein.