Die Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

#, # /von Anja Rudic/9 min read
Gesetz Arzttermin Arbeit

Inhaltsverzeichnis

Die Digitalisierung im Gesundheitswesen schreitet weiter voran und mit ihr verändern sich auch administrative Prozesse rund um Arbeitsunfähigkeiten. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist seit Januar 2023 verpflichtend für gesetzlich Versicherte. Doch ab 2025 kommen weitere Änderungen auf Arbeitgebende und Arbeitnehmende zu. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, was die eAU ist, wie der Ablauf funktioniert, welche Neuerungen 2025 gelten und wie TimeTrack mit einer vollautomatisierten eAU-Abruf-Funktion Unternehmen entlastet.

Was ist die eAU?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, ersetzt die klassische „gelbe Zettel“-Krankmeldung auf Papier. Seit Januar 2023 müssen gesetzlich Versicherte die Bescheinigung nicht mehr selbst beim Arbeitgeber einreichen. Stattdessen übermittelt der behandelnde Arzt die elektronische Krankmeldung direkt an die Krankenkasse, was viele Abläufe vereinfacht und beschleunigt.

Diese elektronische Krankmeldung für Arbeitgebende wird in einem zweiten Schritt durch das Unternehmen aktiv bei der Krankenkasse abgerufen – das nennt sich eAU-Abruf. Die manuelle Übermittlung durch Mitarbeitende entfällt weitgehend, sofern sie gesetzlich versichert sind.

Was ist neu in 2025?

Ab dem Jahr 2025 treten zusätzliche Regelungen in Kraft, die insbesondere die Dokumentationspflichten betreffen. Unternehmen sind künftig stärker in die Pflicht genommen, den eAU-Abruf nicht nur durchzuführen, sondern auch revisionssicher zu dokumentieren.

Zudem soll der Prozess des Abrufs weiter standardisiert werden, um Fehlübermittlungen und Rückfragen zu vermeiden. Die digitale Infrastruktur wird kontinuierlich verbessert, um Verzögerungen beim Zugriff auf Krankmeldungen zu minimieren. Arbeitgeberportale und Softwarelösungen wie TimeTrack integrieren diese Neuerungen, um rechtssichere und effiziente Prozesse zu gewährleisten.

Wie funktioniert elektronische Krankmeldung für Arbeitgeber?

Die eAU wird vom Arzt direkt an die Krankenkasse übermittelt. Der Arbeitgeber bekommt sie nicht automatisch, er muss die Krankmeldung digital bei der Krankenkasse abrufen. Das geschieht meist über eine HR- oder Lohnsoftware.

Wer schickt die AU zum Arbeitgeber?

Nicht mehr der Arzt und auch nicht der Mitarbeitende. Die Krankmeldung geht vom Arzt an die Krankenkasse. Von dort kann der Arbeitgeber sie auf Anfrage abrufen.

Wie bekommt der Arbeitgeber die eAU?

Der Arbeitgeber startet einen Abruf bei der Krankenkasse, sobald der Mitarbeitende sich krank gemeldet hat. Die Krankenkasse stellt dann die eAU-Daten bereit, und der Arbeitgeber kann sie digital einsehen.

Wie bekommt der Arbeitgeber die Krankmeldung?

Seit der Einführung der eAU bekommt der Arbeitgeber sie nur noch auf elektronischem Weg und zwar durch aktives Abrufen bei der Krankenkasse. Die gelbe Papierbescheinigung ist damit für gesetzlich Versicherte Vergangenheit.

Ist der Abruf der eAU Pflicht?

Ja. Arbeitgeber sind verpflichtet, die eAU digital abzurufen. Mitarbeitende müssen sich zwar weiterhin krankmelden, aber keine Bescheinigung mehr einreichen. Der Abruf liegt in der Verantwortung des Unternehmens.

Kann der Arbeitgeber eine AU ablehnen?

Grundsätzlich nicht. Die AU gilt als rechtlich gültiger Nachweis. Hat der Arbeitgeber Zweifel an der Richtigkeit, kann er eine Überprüfung durch den Medizinischen Dienst der Krankenkasse veranlassen.

Wie funktioniert der eAU-Prozess?

Der Prozess gliedert sich in vier zentrale Schritte:

  1. Feststellung der Arbeitsunfähigkeit: Die erkrankte Person sucht eine Arztpraxis auf. Dort wird die Arbeitsunfähigkeit festgestellt und digital dokumentiert.
  2. Übermittlung an die Krankenkasse: Der Arzt schickt die Krankmeldung zur Krankenkasse, ebenfalls auf elektronischem Wege.
  3. Benachrichtigungspflicht des Mitarbeitenden: Obwohl kein physisches Attest mehr eingereicht werden muss, besteht weiterhin die Pflicht, dem Arbeitgeber unverzüglich die Arbeitsunfähigkeit mitzuteilen, telefonisch, per E-Mail oder über einem internen System.
  4. Abruf durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber fragt über eine Schnittstelle die eAU bei der Krankenkasse ab. Dies erfolgt in der Regel über eine HR-Softwarelösung.

Hier zeigt sich eine häufige Unsicherheit: Viele fragen sich, „Schickt der Arzt die Krankmeldung zur Krankenkasse?“ die Antwort ist ja. Aber: Der Arbeitgeber muss den eAU-Abruf aktiv anstoßen, da die Krankenkassen die Daten nicht unaufgefordert bereitstellen.

 

Vollautomatisierter eAU-Abruf mit TimeTrack

Für viele Unternehmen ist der manuelle eAU-Abruf eine unnötige Belastung, insbesondere bei häufigen oder kurzfristigen Krankmeldungen. TimeTrack schafft hier Abhilfe durch einen vollautomatisierten eAU-Abruf, der den Prozess rechtssicher und effizient macht.

So funktioniert die digitale Krankschreibung mit TimeTrack:

  • Der Mitarbeiter meldet sich Krank in TimeTrack.
  • Sobald er krankgemeldet wird, initiiert TimeTrack automatisch den eAU-Abruf bei der zuständigen Krankenkasse.
  • Die relevanten AU-Daten werden nach der Übermittlung durch die Krankenkasse sicher in TimeTrack hinterlegt.
  • Arbeitgeber und HR-Verantwortliche erhalten eine Benachrichtigung und können alle Arbeitsunfähigkeiten direkt im System nachvollziehen, ohne Medienbrüche oder Papierbelege oder manuelle Arbeit.

Weitere Details zum digitalen Prozess finden Sie direkt hier:
👉 Digitale Krankschreibung mit TimeTrack

Abwesenheitsverwaltung

Abwesenheitsnotiz-Vorlage

urlaubsverwaltung-abwesenheitskalender

Welche Daten erhält der Arbeitgebende?

Der Arbeitgeber erhält ausschließlich folgende Informationen über den eAU-Abruf:

  • Name des Versicherten
  • Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
  • Datum der ärztlichen Feststellung
  • Hinweis auf eine Erst- oder Folgebescheinigung

Diagnosedaten oder Informationen zur Art der Erkrankung werden nicht übermittelt, das bleibt weiterhin datenschutzrechtlich geschützt.

Für wen gilt die elektronische Krankmeldung nicht?

Trotz der flächendeckenden Einführung gibt es Ausnahmen, bei denen keine eAU übermittelt werden kann. Dazu gehören:

  • Privatversicherte Mitarbeitende
    Diese erhalten weiterhin ein Online Attest oder eine klassische Papierbescheinigung, die sie dem Arbeitgeber selbst übermitteln müssen.
  • Minijobber ohne Sozialversicherungspflicht, sofern sie keiner gesetzlichen Krankenversicherung angehören.
  • AU-Feststellungen im Ausland
    Diese müssen wie bisher manuell eingereicht werden, auch wenn eine elektronische Bescheinigung im jeweiligen Land vorliegt.

Wichtige Ausnahmen: Wann keine eAU möglich ist?

Es gibt bestimmte Konstellationen, in denen selbst gesetzlich Versicherte nicht automatisch eine eAU erhalten, beispielsweise:

  • Bei hausärztlichem Bereitschaftsdienst oder privaten Telemedizin-Diensten, die (noch) nicht an das eAU-System angeschlossen sind.
  • In Fällen von Störungen der Telematik-Infrastruktur, bei denen eine digitale Übertragung kurzfristig nicht möglich ist.

In solchen Fällen wird die klassische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform weiterhin ausgestellt, der Arbeitgebende muss dann manuell informiert werden.

Vor- und Nachteile der eAU

Vorteile der eAU Nachteile der eAU
Weniger Bürokratie – Kein Papier, keine händischen Einreichungen Technische Abhängigkeit – Störungen der Telematik-Infrastruktur oder Systemausfälle möglich
Automatisierter Prozess – Zentrale Abrufsysteme sparen Zeit und Ressourcen Nicht für alle gültig – Privatversicherte, Auslandsfälle oder bestimmte Ärzte nicht angebunden
Schnellere Informationsverfügbarkeit – Krankmeldungen sind oft am selben Tag abrufbar Arbeitgeber muss aktiv abrufen – Daten werden nicht automatisch übermittelt
Mehr Datenschutz – Keine Diagnoseübermittlung an den Arbeitgeber Zusätzlicher Erklärungsbedarf – Mitarbeitende müssen über das neue Verfahren informiert werden
Rechtssicherheit – Einheitliches Verfahren gemäß gesetzlicher Vorgabe Fehlende eAU bei bestimmten Telemedizin-Diensten – nicht alle Anbieter sind angebunden
Keine verlorenen Zettel mehr – Verlust von Papierformularen ausgeschlossen Zusätzlicher IT-Aufwand bei manueller Integration – ohne Softwarelösung aufwendiger
Digitale Archivierung – Einfache und revisionssichere Dokumentation möglich Übergangsregelungen und Einzelfälle – In Mischbetrieben (gesetzlich/privat) bleibt Mehraufwand

Fazit

Die Übermittlung der AU-Bescheinigung erfolgt seit Januar 2023 digital. Die Einführung der digitalen Krankenschreibung eliminiert den Papieraufwand für Arbeitnehmer sowohl als auch Arbeitgeber. Die Arbeitnehmer müssen nun nicht mehr eine Papiermeldung dem Arbeitgeber vorlegen. Allerdings sind Arbeitnehmer immer noch dazu verpflichtet, ihren Arbeitgebern über ihre Meldung Bescheid zu geben. Mit einer digitalen Lösung wie TimeTrack können Arbeitnehmer ganz einfach ihre Krankmeldungen eintragen und Arbeitgeber den ganzen Abrufprozess automatisieren.