Managementprozess: 6 einfache Schritte zum Erfolgsmanagement

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Was ist ein Managementprozess? Inwiefern haben Führungsprozesse mit der Umwelt eines Unternehmens zu tun? Und welche Programme können bei der Optimierung der Prozesse helfen? All diese Fragen werden in dem folgenden Beitrag beantwortet.

Managementprozess Definition – Was ist das?

Ein Managementprozess ist ein Prozess, der durch eine/n Manager:in in einem Unternehmen oder einer Organisation beeinflusst sowie definiert wird. Die betroffenen Abläufe können sowohl die Unternehmensführung als auch das Projektmanagement und Risikomanagement betreffen. Deswegen wird ein Managementprozess ebenfalls als Führungsprozess bezeichnet. Man unterscheidet zwischen dem strategischen, klassischen und modernen Management, welche im Folgenden genauer erläutert werden.

Die 6 Phasen des strategischen Managementprozesses

Der Ablauf des strategischen Managementprozesses hat insgesamt sieben Phasen, welche den Fokus auf die Analyse, Planung, Realisation und Kontrolle der Führungsprozesse legen.

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1. Analyse der Umwelt

Für die Entwicklung einer Managementstrategie ist die Bestimmung der Risiken in der Umwelt eines Unternehmens von hohem Stellenwert. Zur Bewertung dieser müssen für das Konzept ebenfalls die politischen, gesellschaftlichen und naheliegenden Veränderungen berücksichtigt werden.

2. Analyse des Unternehmens

Dieser Schritt dient der Beschreibung und Analyse der Stärken und Schwächen eines Unternehmens. Hierzu gehören ebenfalls die Teilbereiche der Partner und des Personals. Zu den Aufgaben dieser Planung gehört für das Unternehmen ebenfalls eine Marktanalyse der Konkurrenten.

3. Strategische Möglichkeiten

Die strategischen Optionen in der Planung der Prozesse vom Management dienen der Begriffserklärung aller Elemente der Geschäftsprozesse. Hier können Visionen besprochen und eine Strategie sowie Ziele des Managementprozesses entwickelt werden. Diese können der Personalführung mittels eines Soll-Ist-Vergleiches Aufgaben verdeutlichen.

4. Strategische Auswahl

Zu den Aufgaben der strategischen Wahl gehört zum Beispiel die Wahl der besten Prozess-Alternative aus der Sicht des Managements. Zur Wahl der Führungsprozesse gehört nicht nur das Abwägen von Stärken und Schwächen, sondern auch die Wahl der wirtschaftlichsten Möglichkeit. Weitere Faktoren spielen in der Auswahl große Rollen; dazu gehören ethische, gesellschaftliche und ökologische Ziele der Führung.

5. Realisation der Strategie

Die Realisation übersetzt die Führungsprozesse und deren Steuerung dann auch der Theorie in die Praxis. Vom strategischen Bereich geht es nun hin zum operativen Management, mit welchen die Funktionalität der Prozesse und Überlegungen getestet wird. Hierzu gehört unter anderem die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden, wobei Akzeptanzprojekte nicht immer leicht umzusetzen sind.

6. Strategische Kontrolle

Das Management ist ebenso für eine fortlaufende Kontrolle der Prozesse und ihrer Steuerung verantwortlich. Durch die Bewertung von den Prozessen mittels Tools wie TimeTrack kann sichergestellt werden, dass die Strategie eine zielgerichtete Umsetzung findet.

 

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Prozessdefinition und Prozesslandkarte grafisch darstellen

Managementprozesse sind Prozesse, welche der Steuerung der Kernprozesse im Unternehmen dienen. In der Prozesslandkarte werden diese Prozesse in den Vordergrund gerückt. Das hat die Funktionen für das Management, eine Strukturierung komplexer Abläufe vorzunehmen. In der Regel können einzelne Elemente von Führungsprozessen so grafisch und übersichtlich dargestellt werden.

Hilfreiche Programme

Strategische Programme wie beispielsweise TimeTrack dienen der Übersicht bei der Umsetzung einer Strategie der Führungsprozesse. Sie erleichtern in der Regel ebenfalls das Controlling und dienen der Verwirklichung der Ziele des Managements.

TimeTrack ist ein Tool zur Projektzeiterfassung und bietet somit die Grundlagen für ein effizientes Controlling der Prozesse. Projektaufwände können verschiedenen Kunden, Projekten und Tätigkeiten zugeordnet werden, zum Beispiel mit der nutzerfreundlichen digitalen Stempeluhr. Je nach Vorhaben und Strategie kann ein grober oder genauer Plan mit zugeordneter Dauer sowie Budget entwickelt werden. In der Projektverfolgung kann die Führungskraft die Fortschritte mithilfe sachbezogener Soll-Ist-Vergleiche leichter nachvollziehen. Der Projektgewinn und eventuelle Budgetüberschreitungen gehen somit nicht aus dem Auge verloren.

 

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Projektzeiterfassung mit TimeTrack

Klassischer Managementprozess: Konkrete Planung

Im klassischen Managementprozess geht alles von der Planung aus. Die anderen Teilbereiche des Managements dienen nur dazu, die Planung und die eigentlichen Prozesse dann auch wirklich umzusetzen.

  • Planung: Ziele und Handlungsoptionen, wie beispielsweise beim Arbeitsplan Erstellen
  • Organisation: Erstellung eines Handlungsgefüges von Strukturen und Prozessen
  • Personaleinsatz: Besetzung mit Personal, deren Beurteilung und Entwicklung
  • Führung: Veranlassung der Arbeitsausführung sowie Konfliktbereinigung durch Konfliktmanagement
  • Kontrolle: Soll-Ist-Vergleich als Ausgangspunkt für die Neuplanung

Moderner Managementprozess: Flexible Planänderungen

Die Unsicherheit der Planung für das Management führt dazu, dass die Planung an Bedeutung verliert. Auf die Einflüsse aus der Umwelt sollte eher flexibel reagiert werden.

  • Die Umwelt ist ungewiss und innerhalb eines Jahres für das Management kaum planbar. Das bedeutet, dass vermutlich von der ursprünglichen Planung abgewichen werden muss.
  • Unternehmen sind flexible, aber begrenzt planbare Systeme, auch durch das Personal.

Das neue Verständnis führt dazu, dass ein Unternehmen als lernende Organisation verstanden wird. Kurze und planbare Prozesse mit einem Frühwarnsystem führen viel eher zum Erfolg.

Einfache Managementprozesse Beispiele

Je nach dem, worauf man beim Management mehr Wert legt, geraten unterschiedliche Faktoren in den Fokus. Wie so oft helfen Beispiele dazu, die Theorie besser zu verstehen. Hier werden zwei kurze Beispiele zu den Themen des Qualitätsmanagements und des Risikomanagements aufgeführt.

  • Qualitätsmanagement: Mit der Verbesserung der Qualität einzelner Prozesse soll insgesamt der Standard der Arbeit sowie die der Produkte eines Unternehmens erhöht werden.
  • Risikomanagement: Die Identifikation von Risiken sowie deren Analyse, Beurteilung und die anschließende Bewältigung dienen einem reibungslosen Ablauf. Wenn ein Unternehmen Risiken nicht ausreichend wahrnimmt, wirkt sich das negativ auf die betreffenden Prozesse und Bereiche aus.

Ein Managementprozess umfasst also immer den Ablauf von Tätigkeiten, um die Kernprozesse eines Unternehmens optimal zu steuern. Dazu gehören nicht nur die einzelnen Tätigkeiten und deren Strukturierung, sondern ebenfalls die optimale Rollenverteilung.

Die 4 größten Fehler im Management

Wenn wenig Kenntnisse über die Methoden der Planung der Führungsprozesse oder Kernprozesse eines Unternehmens vorhanden sind, kann es natürlich zu Fehlern des Managements kommen. Dennoch sollten Sie darauf achten, die folgenden Fehler zu meiden.

  1. Zu wenige Kenntnisse über die Geschäftsprozesse führen zu Fehlentscheidungen.
  2. Entscheidungen werden ohne strategische Zielsetzung getroffen.
  3. Verzerrungen und Auslassungen entstehen durch Sensibilität und mangelnde Kenntnisse.
  4. An Strategie vom Kernprozess wird festgehalten, wenn Handlungen und Faktenlage sich veränderten.

Fazit

Ein guter Managementprozess beschäftigt sich immer mit den Bestandteilen der Analyse, Planung, Realisation und Kontrolle. Wenn diese Schritte eingehalten werden und Sie diese nach den sieben Punkten bearbeiten, steht Ihrem Erfolg fast nichts mehr im Weg. Sie wissen nun auch über die klassischen Fehler im Management Bescheid und können diese bereits im Ansatz vermeiden.

 

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