Projektsteckbrief: Inhalt, Aufbau & Vorlage

Im Projektmanagement spielt der Projektsteckbrief eine zentrale Rolle. Er dient als Grundlage für den erfolgreichen Start, Durchführung, Dokumentation und den Abschluss von Projekten in Unternehmen aller Größenordnungen.

Um einen erfolgreichen Projektsteckbrief zu erstellen, ist ein umfassendes Verständnis über die Erstellung, die Bedeutung und die Inhalte und den Zeitplan essentiell. Der Steckbrief umfasst die wichtigsten Infos über das Vorhaben inklusive der wichtigsten Fakten für Auftraggeber und Mitarbeitende. Er ist ein wichtiger Punkt, bevor mit der Arbeit für ein Projekt begonnen wird.

Was ist ein Projektsteckbrief?

Ein Projektsteckbrief ist normalerweise ein einseitiges Dokument, das den Rahmen für ein bestimmtes Projekt festlegt. Es ist eine Beschreibung, die das Projekt kurz und knapp beschreibt und stellt sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Informationen über Zweck, Ziele, Umfang, Details, die anvisierten Ergebnisse und die Ressourcen des Projekts haben.

Der Projektsteckbrief soll als Orientierungshilfe dienen, um alle auf den gleichen Stand zu bringen und sicherzustellen, dass der Inhalt vom Projektplan im Einklang mit den Unternehmenszielen und Auftraggeber durchgeführt wird.

Je nach Unternehmen, Branche oder Land werden unterschiedlichste Begriffe dafür verwendet: Projektantrag, Projektauftrag, Projektübersicht, Project Charter oder One Pager. Ein Projektsteckbrief ist ein Dokument, das eine knappe Zusammenfassung der wichtigsten Eckdaten des Projektes liefert. Er bildet die Grundlage für den Projektauftrag sowie den Projektstart und dient dem Team, den Stakeholdern sowie der Geschäftsführung als Orientierungs- und Informationstool zur Projektübersicht inklusive wichtiger Details des Vorhabens.

Vorteile des Projektsteckbriefes

Warum ist ein Projektsteckbrief wichtig? Ein Projektsteckbrief schafft Klarheit über die Projektziele, hilft bei der Identifizierung der Stakeholder und liefert eine Übersicht über Ressourcen, Zeitrahmen und den Projektvorstellungen. Damit minimiert er Unsicherheiten und dient als zentrale Informationsquelle für alle Projektbeteiligten.

Im Projektmanagement ist der Projektsteckbrief ein kritischer Bestandteil, der in der initialen Phase eines jeden Projekts erstellt wird. Die Project Charter lässt Raum für Kommentare und stellt sicher, dass keine Fragen offen bleiben. Diese Projektübersicht:

Schafft Klarheit:

Es definiert Titel, Inhalt, Ziel, Umfang, Zeitrahmen und die Zuweisung von Ressourcen, Verantwortlichkeiten und Projektinformationen

Sorgt für Transparenz:

Allen Beteiligten werden die Projektziele und der geplante Ablauf in der Projektübersicht transparent gemacht.

Dient als Kommunikationsmittel:

Projektbeteiligte und Stakeholder können so Aspekte der Projekte leichter kommunizieren und ihre Gedanken dazu einbringen.

Ist eine Entscheidungsgrundlage:

Auf Basis des Steckbriefs kann die Unternehmensführung und andere Projektbeteiligte Investitionen und das Fortführen oder Anpassen des Projekts bewerten.

So erstellen Sie einen Projektsteckbrief

Beim Erstellen eines Projektsteckbriefs sind mehrere Schritte zu beachten, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen erfasst werden:

Projektzielsetzung:

Klare Definition des Zwecks und der Ziele des Projekts. Was soll erreicht werden und warum ist das Projekt wichtig?

Projektbeschreibung:

Eine kurze Beschreibung des Projekts, die den Umfang, die Hauptaktivitäten (Projektdetails) und die erwarteten Ergebnisse umreißt.

Projektumfang:

Festlegung der Grenzen des Projekts, einschließlich der Inklusionen und Ausschlüsse.

Stakeholder-Identifikation:

Identifizierung der wichtigsten Stakeholder, die am Projekt beteiligt sind, sowie deren Rollen und Verantwortlichkeiten.

Ressourcenbedarf:

Ermittlung der benötigten Ressourcen, einschließlich Budget, Personal, Ausrüstung und Materialien.

Zeitplanung:

Festlegung des Zeitplans für das Projekt, einschließlich Meilensteine, wichtiger Termine und des Gesamtzeitrahmens.

Risikoanalyse:

Identifizierung potenzieller Risiken und Entwicklung von Strategien zur Risikominderung und -bewältigung.

Budgetierung:

Schätzung der Kosten für das Projekt und Festlegung des Budgets, einschließlich aller Ausgaben und potenziellen Einsparungen.

Qualitätsziele:

Festlegung der Qualitätsstandards und -ziele für das Projekt, sowie der Methoden zur Überwachung und Sicherstellung der Qualität.

Kommunikationsplan:

Entwicklung eines Plans zur internen und externen Kommunikation, einschließlich der Kommunikationswege, -mittel und -frequenzen.

Genehmigungen und Zustimmungen:

Identifizierung von Genehmigungs- und Zustimmungsverfahren sowie Festlegung der Schritte zur Einholung dieser Genehmigungen.

Überprüfung und Genehmigung:

Überprüfung des Projektsteckbriefs durch relevante Stakeholder und Genehmigung, bevor das Projekt offiziell gestartet wird.

Wer erstellt den Projektsteckbrief?

In der Regel wird der Projektsteckbrief als Dokument vom Projektmanager/Projektleiter in Absprache mit der Unternehmensführung und den wichtigsten Stakeholdern erstellt. Je nach Unternehmen kann auch ein Projektteam zur Unterstützung für das Projekt herangezogen werden.

Tipps zur Erstellung eines Projektsteckbriefes

Klare Abgrenzung vom Projektauftrag:

Ein Projektsteckbrief ist keine ausführliche Projektspezifikation, sondern eine prägnante Zusammenfassung, die auf maximal zwei Seiten Platz findet.

Ein Projekt pro Steckbrief:

Jeder Projektsteckbrief sollte sich auf ein einzelnes Projekt konzentrieren. Teilaufgaben oder Teilprojekte verdienen ihre eigene Kurzfassung

Digitale Zugänglichkeit sicherstellen:

Stellen Sie sicher, dass der Projektsteckbrief für alle Beteiligten digital zugänglich ist und in einem kollaborativen Format vorliegt. Dies ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle Stakeholder stets auf dem neuesten Stand sind.

Änderungswünsche im Scope prüfen:

Wenn während des Projekts Änderungswünsche auftreten, ist es wichtig, sicherzustellen, dass sie im vereinbarten Scope enthalten sind und zum Projektziel beitragen. Neue Anforderungen, die nicht zuvor abgestimmt wurden, sollten auf den definierten Leistungsumfang verweisen und klar begründet werden.

Nutzen eines Projektsteckbriefes

Der Projektsteckbrief erweist sich in vielerlei Hinsicht als äußerst nützlich:

• Er bietet eine kompakte Übersicht über die wichtigsten Eckdaten vom Projektplan.
• Durch die Struktur des Steckbriefs werden die Ersteller dazu angehalten, zu Beginn des Projektes über alle relevanten Aspekte nachzudenken, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
• Ein weiterer entscheidender Vorteil besteht darin, dass der Projektsteckbrief ein gemeinsames Verständnis zwischen dem Auftraggeber und dem Projektleiter schafft. Dies ist von unschätzbarem Wert, um Missverständnisse zu vermeiden und die Erwartungen aller Beteiligten abzustimmen.
• Während des Fortschritts des Projekts dient der Steckbrief als Referenzpunkt, der es ermöglicht, sich jederzeit an die ursprünglichen Ziele und Vereinbarungen zu erinnern.
• Selbst wenn in einem Unternehmen keine spezifischen Formulare für Projekte verwendet werden, ist es ratsam, einen Projektsteckbrief zu erstellen.

Projektsteckbrief: Beispiel und Vorlage

Ein Projektsteckbrief ist ein wichtiges Dokument, das benötigt wird, um einen klaren Überblick über die Kernaspekte eines Projektes zu geben. Diese Vorlage können Sie als Steckbrief für eigene Projekte anpassen und anhand es anschließenden Beispiels, basierend auf Ihren eigenen Projektfakten ausfüllen.

Vorlage Projektsteckbrief

Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Punkte, die in dem Steckbrief für Ihr Projekt/Thema vorkommen sollten:

• Projektname: Geben Sie dem Projekt einen klaren Namen, der sein Ziel verdeutlicht.

• Projektleiter/in: Legen Sie fest, wer es leitet und dafür verantwortlich ist.

• Projektziel: Erklären Sie den Umfang und seine Ziele präzise.

• Projektnutzen: Beschreiben Sie kurz, welchen übergeordneten Zweck damit erfüllt werden soll

• Startdatum: Legen Sie das Startdatum fest.

• Enddatum: Definieren Sie das geplante Abschlussdatum

• Zielgruppe: Identifizieren Sie Personen oder Gruppen, die davon betroffen sind oder davon profitieren sollen.

• Erwartete Ergebnisse: Beschreiben Sie die prognostizierte Ergebnisse oder Erfolge

• Budget: Definieren Sie die geplante finanzielle Ressourcen

• Beteiligte/Bereiche/Team: Listen Sie die Personen oder Abteilungen auf, die am Projekt beteiligt sind.

• Kernaktivitäten: Beschreiben Sie die Hauptaufgaben oder Tätigkeiten, die durchgeführt werden müssen.

• Meilensteine: Definieren Sie wichtige Zwischenziele oder Ereignisse.

• Risiken: Identifizieren Sie potenzielle Probleme oder Herausforderungen

• Kommunikationsplan: Entwickeln Sie einen Plan für die Kommunikation (Kommunikationsmittel und -häufigkeit)

Beispiel eines Projektsteckbriefes

Projektname: Einführung eines neuen Kundenbindungsprogramms

Projektleiter/in: Dr. Maria Schmidt

Projektziel: Entwicklung und Implementierung eines Kundenbindungsprogramms, um die Kundenbindung innerhalb der nächsten 12 Monate um 20% zu steigern.

Projektnutzen: Kundentreue für den Auftraggeber verbessern

Startdatum: 01. Januar 2024

Enddatum: 31. Dezember 2024

Zielgruppe: Bestehende Kunden

Erwartete Ergebnisse:

• Erhöhung der durchschnittlichen Kaufhäufigkeit pro Kunde von vier auf fünf Käufe pro Jahr
• Steigerung der Kundenbindung von 70% auf 90%
• Erhöhung der Kundenzufriedenheitsrate um 15%

Budget: 100.000 Euro

Beteiligte/Bereiche: Marketing, Vertrieb, Kundenservice

Kernaktivitäten:

1. Marktanalyse und Segmentierung der Zielgruppe für das geplante Projekt
2. Entwicklung des Kundenbindungsprogramms
3. Pilotierung des Programms mit ausgewählten Kunden
4. Vollständige Implementierung des Programms
5. Kontinuierliches Monitoring und Anpassungen basierend auf Kundenfeedback

Meilensteine:

• Marktanalyse abgeschlossen (31. März 2024)
• Konzeptentwicklung abgeschlossen (30. April 2024)
• Pilotphase gestartet (01. Juni 2024)
• Vollständige Implementierung (01. September 2024)
• Bewertung der Ergebnisse (31. Dezember 2024)

Risiken:

• Geringere Akzeptanz des Programms als erwartet
• Technische Schwierigkeiten bei der Integration des Systems
• Unvorhergesehene Kostenüberschreitungen beim Projekt

Kommunikationsplan:

• Monatliches Update-Meeting mit allen am Projekt beteiligten Bereichen
• Wöchentlicher Newsletter, um das Projektteam über den Fortschritt beim Projekt zu informieren
• Halbjährliche Präsentation der Projekt-Ergebnisse und Anpassungen vor der Geschäftsleitung

Dieses Beispiel dient der Projektleitung als Leitfaden für die Erstellung eines Projektsteckbriefs und sollte entsprechend den spezifischen Bedürfnissen und Zielen Ihres Projekts angepasst werden.

Was ist ein Projektbriefing?

Das Projektbriefing ist ein Prozess oder Treffen, bei dem der Projektsteckbrief mit dem Team und dem Auftraggeber geteilt und diskutiert wird. Es dient dazu, bereits beim Projektantrag die Ausrichtung zu bestätigen und offene Fragen zum Projekt zu klären. Ein erfolgreiches Projektbriefing kann entscheidend für den Projekterfolg sein, da es die Teammitglieder motiviert und das Verständnis der Stakeholder für das Projekt fördert.

Ein Projektbriefing geht einen Schritt weiter als der Projektsteckbrief und detailliert die Anforderungen, den Umfang sowie die spezifischen Erwartungen an das Projektteam. Im Projektmanagement fungiert es als Informationsbrücke zwischen dem Auftraggeber und dem Projektteam, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten Punkt für Punkt die gleiche Vision und Verständnis bezüglich des Projektes haben.

Wie schreibt man einen Projektabschlussbericht?

Der Projektabschlussbericht fasst Ergebnisse, Herausforderungen, Fakten und Lernpunkte des Projekts zusammen. Er liefert wertvolles Feedback für zukünftige Vorhaben und stellt sicher, dass das Wissen aus dem aktuellen Projekt erhalten bleibt und für die Organisation nutzbar gemacht wird und beinhaltet eine Bewertung der Zielerreichung, eine Analyse der Projektperformance und Tipps für weitere Maßnahmen. Er sollte zusammen mit dem Projektsteckbrief und dem Projektauftrag für zukünftige Anwendung, Projekte und Referenzen aufbewahrt werden.

Fazit

Der Projektsteckbrief ist ein unverzichtbares Werkzeug bei der Projektabwicklung. Seine sorgfältige Erstellung und regelmäßige Aktualisierung der Projektdetails können maßgeblich zum Erfolg eines Projektes beitragen.

Durch das Festlegen von klaren Zielen, Umfang, Zeitplänen, Budgets und Verantwortlichkeiten schafft der Projektsteckbrief die Basis für eine effektive Planung und Durchführung von Projekten. Darüber hinaus fördert er die Kommunikation und das Verständnis zwischen allen Projektbeteiligten.