Scrumban: 4 Schritte zum selbstständigen Projektmanagement

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Agiles Arbeiten ist immer mehr im Trend. Viele Unternehmen steigen nach und nach auf ein agiles Framework um, bieten ihren Teams Schulungen zum agilen Arbeiten an und bevorzugen eine flache Hierarchie. Eine Art dies zu tun ist Scrumban einzuführen, eine agile Methode, bei der das Beste aus zwei agilen Arbeitsweisen zusammenkommt.

Scrumban ist nämlich eine Zusammensetzung der agilen Arbeitweisen „Scrum“ und „Kanban“. Lesen Sie sich in Ruhe die Fakten über agiles Projektmanagement durch, um dann gleich selbst mit dem Aufbau von Scrum und Kanban in Ihrem Unternehmen durchstarten zu können.

Definition Scrumban – Die Entwicklung der Methode

Ursprünglich wurde Scrumban entwickelt, damit Teams von Arbeiten mit Scrum Framework zu Arbeiten mit Kanban wechseln können. Dafür wurden die besten und wichtigsten Punkte der beiden Methoden ausgewählt und zu einer Mischung zusammengeführt – Übrig bleibt Scrumban.

Bei Scrumban arbeitet ein Team gemeinsam an einem Projekt. Dieses Projekt ist unterteilt in kleinere Teilprojekte, welche am sogenannten Scrumban Board aufgeschrieben werden. Innerhalb des Teams besteht keine fixe Hierarchie; die Mitglieder:innen des Teams behalten ihre Funktionen und Positionen bei. Mit wöchentlichen bzw. täglichen Meetings wird der Workflow im Team geteilt und die „Work in Progress“ Aufgaben werden besprochen.

Die folgenden Paragraphen bieten einen kurzen Überblick über Scrum und Kanban und zeigen zugleich auf, welche Teile der beiden Prozesse in Scrumban vorkommen. Selbstverständlich können bei dieser Hybrid-Methode auch eine andere Strategie gefahren werden, bei der die verschiedenen Teile der Methoden individuell ausgewählt werden. Die Führungskräfte der Projekte entscheiden was im Team angewandt wird.

Was versteht man unter einer Scrum Arbeitsweise?

Scrum ist eine agile Arbeitsmethode, bei der ein Projekt in verschiedene Abschnitte aufgebrochen wird, welche Sprints genannt werden. Die Sprints sind normalerweise zwei Wochen lang. Alle zwei Wochen wird ein Sprint abgeschlossen. Das Team trifft sich für ein stehendes Meeting (Stand Up Meeting), bespricht die vergangenen Arbeitstage und plant die weiteren. Danach geht man wieder auseinander und arbeitet selbstständig am jeweiligen Sprint.

Mit dieser Arbeitsweise werden Hierarchien vermieden und die jeweiligen Teammitglieder:innen entscheiden selbst, wie eine Aufgabe zu lösen ist. Der Sprint Backlog zeigt jeweils an, welche Aufgaben in welchen Sprint gehören. Dieser wird im Sprint Planning aufgesetzt und ist von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern jederzeit einsehbar.

Funktionen von Scrum im Scrumban

Einige der oben genannten Arbeitsschritte werden von Scrum in Scrumban übernommen. Dazu gehört, dass Prozessiterationen und Prozessoptimierung jeweils während den Sprint Review Meetings geplant werden, welche alle zwei Wochen stattfinden. Des weiteren werden, wie bei Scrum, die Sprints nach Komplexität und Nachfrage priorisiert.

Schlussendlich ist bei Scrumban die Hierarchie im Team sehr flüssig und die endgültige Entscheidungsgewalt liegt auch beim Team selbst. So können Endergebnisse klar abgesteckt werden und alle Teammitgliederinnen und Teammitglieder wissen, was es heißt, eine Aufgabe perfekt abzuschließen.

Was zeichnet eine Kanban Methode aus?

Kanban ist eine weitere agile Arbeitsweise, die Teams dabei hilft, die zu erledigenden Projekte auf der Grundlage der verfügbaren Kapazitäten der einzelnen Teammitgliederinnen und Teammitglieder zu koordinieren. Kanban, ursprünglich in Japan entwickelt, steht ganz einfach für kontinuierliche Verbesserung. Aufgaben werden auf dem Kanban Board notiert, welches somit in einer Art und Weise zum Projektstrukturplan wird.

Auf den Kanban Boards werden Aufgaben horizontal von Links nach Rechts verschoben und jegliche Mitarbeiter:innen können in alle Aufgaben einsehen. So kann auch jederzeit gesehen werden, welche Arbeiten wie erledigt wurden und wie man in Zukunft eine ähnliche Aufgabe noch besser erledigen könnte. Die Kanban Methode verlangt oft nach einer Software, denn sonst wird das Task Board mit der Zeit zu unübersichtlich. Mit der richtigen Software zum Projektmanagement kann man alle zu einem Projekt zugehörigen Informationen wie die investierte Projektzeit, die Projektabläufe, das Projektbudget und die Deadline übersichtlich darstellen.

 

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Funktionen von Kanban im Scrumban

Von Kanban werden auch einige Spezifikationen in Scrumban übernommen. Dazu gehört insbesondere der klare Backlog mit Aufgaben, welche zu erledigen sind. Mitarbeiter:innen nehmen sich aus dem Backlog neue Aufgaben heraus, wenn sie mit einer vorherigen abgeschlossen haben. Des Weiteren wird bei Kanban die Anzahl Aufgaben, welche gleichzeitig in Bearbeitung sein dürfen, limitiert. Das hat zur Folge, dass das Team nie überarbeitet wird und sich voll und ganz auf aktuelle Aufgaben konzentrieren kann.

Das Wichtigste, das von Kanban in Scrumban enthalten ist, ist das Kanban Board. Jegliche zum Projekt gehörenden Aufgaben werden visuell auf dem Board als Karte dargestellt; dies kann jedoch auch digital erfolgen. Das Kanban Board gibt schlussendlich die Darstellung des gesamten Projektes, auch bei Scrumban!

Scrumban Board – Wie Sie damit am besten arbeiten

Das Scrum und Kanban Board zeigt an, an welche Aufgaben zur Zeit gearbeitet wird, welche noch anstehen und welche bereits abgeschlossen sind. Es ist eine der zentralen Anforderungen für eine erfolgreiche Arbeit mit Scrumban.

Die Teammitglieder:innen sind für den Erhalt der Boards verantwortlich, verschieben die Aufgaben darauf autonom und entscheiden auch, welche Items in Zukunft noch darauf ersichtlich sein sollen. Es erzählt also die Geschichte des Projekts, in den verschiedenen Columns (Spalten).

Unter diesem Paragraphen ist ein Beispiel eines Scrumban Boards zu sehen. Es ist darauf klar ersichtlich, wie ein Beitrag nach Bearbeitung von Links nach Rechts rutscht. Auch zu sehen ist der Backlog, in dem jegliche weiteren Aufgaben notiert sind.

Scrumban-Grafik

TimeTrack – Scrumban Board

Die 4 einfachen Schritte der Scrumban Methode

Folgend wird die komplette Vorgehensweise der Arbeit mit Scrumban angeschaut, damit Sie bestens darauf vorbereitet sind, mit diesem Agile Framework zu arbeiten! Folgend Sie nur diesem Step-by-Step Prozess genauestens und Sie werden sehen, wie einfach es ist mit Scrum produktiv zu sein!

Schritt 1: Das Scrumban Board erstellen

Als Erstes muss das Framework für die Scrumban Praktiken erstellt werden. Das Scrumban Board ist wie im Kanban aufgebaut, das einen Product Backlog (zu erledigende Aufgaben) und einen Sprint Backlog (in Bearbeitung bzw. bereits fertige Aufgaben) besitzt. Die Schritte der Bearbeitung („Noch nicht begonnen“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) sind klar voneinander abgegrenzt und erlauben, dass Aufgaben klar klassifiziert werden.

Das Team bestimmt dann, welche Arbeit zuerst erledigt wird und welche zu einem späteren Zeitpunkt. Ist ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin fertig, wählt er oder sie eine neue Aufgabe aus dem Backlog und platziert diese auf dem Scrumban Board.

Schritt 2: Grenzen setzen für Tasks, die „in Bearbeitung“ sind

Das Board in Scrumban sollte nur eine gewisse Anzahl an Karten, also Aufgaben in Bearbeitung, enthalten. Dies erlaubt den Scrumban Teams fokussiert an ihren Tasks zu arbeiten. Als Begrenzung des Boards wird der Begriff „WIP Limits“ gebraucht, also Work in Progress Limits.

Die WIP Limits werden vom Scrum Team ausgewählt und können jederzeit angepasst werden. Wenn das Team also meint, dass sich zu viele Karten gleichzeitig auf dem Board befinden, dann kann es autonom entscheiden, keine weiteren mehr aus dem Backlog zu nehmen. Das funktioniert so gut, weil das Team selbst keine klare Führung hat, sondern sich selbst verwaltet.

Schritt 3: Im Team die Aufgaben priorisieren

Da es keine Hierarchie gibt, entscheidet auch das Team selbst, welche Aufgaben Priorität haben. Am einfachsten gelingt dies jedoch mit der Vorgabe, dass die für das Produkt wichtigste Arbeiten zuerst erledigt werden. Der Priorisierungsprozess verläuft auch kontinuierlich und die Priorität von Teilaufgaben kann stets angepasst werden.

Schritt 4: Tägliche Stand-Up Meetings sind Pflicht

Das Rahmenwerk von Scrum und Scrum Sprints besagt, dass sich das gesamte Team mindestens alle zwei Wochen trifft, um einen Sprint abzuschließen. Dies ist jedoch für Scrumban zu wenig und es ist normal, sich jeden Tag zu treffen. Weil die Arbeit extrem dynamisch verläuft und durch das fehlende, präsente Projektmanagement ist dies notwendig, damit alle Mitglieder:innen stets auf dem neusten Stand sind.

Täglich Meetings helfen auch bei der Priorisierung von Aufgaben und dem Wählen der neuen Aufgaben aus dem Product Backlog. Da es keinen festen Teamleiter gibt werden die täglichen Meetings abwechselnd von Teammitgliedern geleitet.

Die Vor- und Nachteile von Scrumban

Selbstverständlich gibt es bei Scrumban, wie bei allen anderen Praktiken und Frameworks für Arbeitsweisen, Vor- und Nachteile. Je nach Produkte, welche es zu überliefern gilt, überwiegen die positiven Aspekte dieser Agilen Methode, oder eben nicht. Folgend werden Plus- und Minuspunkte kurz verglichen.

Vorteile der Scrumban Methode

Scrumban kann helfen, Zeit zu sparen. Dies liegt daran, dass kein Projektleiter und kein Managementkomitee vorhanden ist, die Entscheidungen absegnen müssen. Das Team entscheidet alles und findet die richtige Lösung. Das spart Zeit und es wird keine doppelte Arbeit geleistet.

Scrumban ist ideal für langfristige und große Projekte. Da alles im Workflow jederzeit angepasst werden kann und das Team die gesamte Produktentwicklung steuert, ist Scrumban ideal um ein grosses Projekt anzugehen. Wenn sich die Anforderung der Kunden ändern sollte, kann das Team ganz dynamisch agieren und es entsteht kein Chaos!

Schlussendlich ist noch eindrücklich, dass die Teammitglieder:innen unabhängig sind. Sie entscheiden jeweils selbst, woran gearbeitet wird und wieviel Zeit worin investiert wird. So werden Ziele schlussendlich oft besser erreicht als bei traditionellem Arbeiten und die Kunden sind zufriedener.

Nachteile der Scrum und Kanban Methode

Der wichtigste Negativpunkt von Scrumban ist, dass die fehlenden Führungsstrukturen zu Problemen führen kann. Für gewisse Teams kann die Unabhängigkeit zu viel sein und die Arbeit ist schlussendlich verwirrend und desorganisiert. Nur mit der Arbeit mit Scrumban kann entschieden werden, ob ein abwesendes Projektmanagement in Frage kommt oder nicht.

Des Weiteren kann es sein, dass das Projektmanagement und die Kunden weniger Kontrollmöglichkeiten haben. Dies liegt daran, dass das Team jegliche Entscheidungen trifft und nicht an jeder Deadline neu besprochen wird. Nur wenn die Projektleitung dies versteht und sich darauf einlässt funktioniert die Scrumban Methode.

Hilfreiche Tools für eine erfolgreiche Scrumban Methode

Heutzutage wird die Idee des agilen Arbeitens oft mit einem digitalen Tool unterstützt. Dies liegt daran, dass die Prozesse so besser verlaufen und die Anforderungen genauer erreicht werden können, denn ein digitales Tool erlaubt vollständige Anpassungsmöglichkeiten besser als physische Tools. Somit raten wir Ihnen sich mithilfe einer Software unter die Arme greifen zu lassen.

Mit TimeTrack können Sie den gesamten Product Backlog digital darstellen lassen. Mitarbeiter:innen wählen, wie nach Framework geplant, die Aufgaben aus, die Sie als nächstes erledigen wollen und tragen sich auf der App dazu ein. Der Autor bzw. die Autorin des Produktes kann dann mithilfe von TimeTrack sehen, wie das Projekt verläuft. In der Projektverfolgung ist außerdem ersichtlich, wer woran arbeitet, wieviel Zeit und Budget wofür investiert wurde, und was als Nächstes ansteht.

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Projektverfolgung TimeTrack

 

Fazit

Nun ist klar, was es mit Scrumban so auf sich hat und was zu dieser agilen Methode alles dazugehört. Der Prozess und die Ziele dieser Arbeitsweise sind nun erklärt und Sie können mit Ihrem Team loslegen. Behalten Sie jedoch im Kopf, dass der Übergang von traditionellem Arbeiten zu den Welten des Agile Frameworks anstrengend sein können!

 

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