Software Update September 2026: Zusatzurlaub nach Alter, Schichttausch, Vertretungsregeln & Personio-Dokumente
Zusätzlicher Urlaub nach Alter
Schichttausch zwischen Mitarbeitenden
Regeln für Vertretungspflicht
Personio-Dokumente in TimeTrack
Zusätzlicher Urlaub nach Alter: altersabhängige Ansprüche automatisch berechnen
In vielen Unternehmen hängt der Urlaubsanspruch nicht nur vom Arbeitszeitmodell ab, sondern auch vom Alter der Mitarbeitenden. Jüngere Beschäftigte haben häufig einen erhöhten Anspruch, etwa nach dem Jugendarbeitsschutz, und für ältere Mitarbeitende sehen Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen oft zusätzliche Urlaubstage vor. Mit der neuen Funktion hinterlegen Sie diese Regeln einmalig, TimeTrack berechnet den zusätzlichen Urlaub anschließend automatisch auf Basis des Geburtsdatums.
Damit entfällt die manuelle Pflege einzelner Urlaubskonten. Erreicht ein Mitarbeitender eine definierte Altersgrenze, wird der Anspruch ohne weiteres Zutun angepasst und ist im Urlaubskonto sofort sichtbar.
Ein Beispiel aus der Praxis: Laut Betriebsvereinbarung erhalten Mitarbeitende ab 60 Jahren zwei zusätzliche Urlaubstage, Auszubildende unter 20 Jahren drei zusätzliche Tage. Beide Regeln werden in TimeTrack hinterlegt, und jeder Mitarbeitende erhält automatisch den für sein Alter passenden Gesamtanspruch, ohne dass die Personalabteilung Listen abgleichen muss.
Pfad in der Software:
Einstellungen → Arbeitszeiterfassung → Kontingentregeln (Urlaubsmodelle) → Zusätzlicher Urlaub nach Alter
Schichttausch: Schichten selbstständig tauschen oder übergeben
Mitarbeitende können ihre Schichten jetzt direkt in TimeTrack an Kolleginnen und Kollegen übergeben oder gegen eine andere Schicht tauschen. Unter „Meine Schichten“ wählen sie die gewünschte Schicht aus und entscheiden sich für eine Schichtübergabe oder einen Schichttausch. TimeTrack schlägt dabei nur Personen und Schichten vor, die tatsächlich infrage kommen: gleicher Arbeitsbereich, passende Skills und keine Verletzung von Ruhezeiten.
Die angefragte Person wird per Push-Benachrichtigung und E-Mail informiert und kann die Anfrage direkt annehmen oder ablehnen. Auf Wunsch muss die Planung den Tausch anschließend noch freigeben. Erst dann wird er im Dienstplan übernommen. Voraussetzung ist, dass beide Mitarbeitenden die Berechtigung zum Tauschen von Schichten haben.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Mitarbeiter ist am Dienstag eingeteilt, möchte aber lieber am Mittwoch arbeiten. Er bietet einer Kollegin, die am Mittwoch eingeplant ist, seine Dienstagsschicht im Tausch an. Sie nimmt die Anfrage per App an, die Planung sieht den Tausch unter „Zu prüfen“ und gibt ihn mit einem Klick frei, ohne Telefonate und ohne manuelle Änderung im Dienstplan.
Pfad in der Software:
Personaleinsatzplanung → Meine Schichten → Schichtübergabe / Schichttausch
Vertretungsregeln: Vertretungspflicht gezielt steuern
Bisher konnte bei einem Abwesenheitsantrag eine Vertretung angegeben werden, und es ließ sich einstellen, ob diese bestätigen muss, bevor der Antrag an die Vorgesetzten weitergeht. Mit den neuen Regeln für Vertretungspflicht wird das deutlich flexibler: Sie legen Regeln an, die für alle Mitarbeitenden, für einzelne Rollen oder für bestimmte Abteilungen gelten.
Pro Regel definieren Sie, für welche Abwesenheitsarten eine Vertretung verpflichtend ist und ob die Vertretung den Antrag bestätigen muss oder nur informiert wird. Da sich mehrere Regeln parallel anlegen lassen, können unterschiedliche Bereiche des Unternehmens jeweils eigene Vorgaben erhalten.
Ein Beispiel aus der Praxis: Im Kundenservice muss bei jedem Urlaubsantrag eine Vertretung angegeben werden, die den Antrag bestätigt, damit die Erreichbarkeit gesichert ist. In der Buchhaltung reicht es dagegen, bei längeren Abwesenheiten eine Vertretung zu informieren. Beide Regeln laufen parallel, ohne dass Sonderfälle manuell geprüft werden müssen.
Pfad in der Software:
Einstellungen → Abwesenheiten → Regeln für Vertretungspflicht → neue Regel
Personio-Dokumente: HR-Dokumente direkt in TimeTrack anzeigen
Über die Kontingentregeln lässt sich jetzt freiwilliger Urlaub abbilden, also zusätzliche Urlaubstage, die ein Unternehmen über den gesetzlichen Anspruch hinaus freiwillig gewährt. Diese Tage zählen zum gesetzlichen Urlaub hinzu und werden wie regulärer, bezahlter Urlaub behandelt.
Der Unterschied zeigt sich vor allem beim Austritt eines Mitarbeiters: Für den freiwillig gewährten Urlaub gilt eine eigene Rundungsregelung, sodass der anteilige Resturlaub korrekt und nachvollziehbar berechnet wird.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen gewährt seinen Mitarbeitenden zusätzlich zum gesetzlichen Anspruch drei weitere Urlaubstage pro Jahr. Diese werden als freiwilliger Urlaub hinterlegt, zum Gesamtanspruch addiert und ganz regulär beantragt und genehmigt – inklusive korrekter Berechnung bei einem unterjährigen Austritt.
Pfad in der Software:
Einstellungen → Integrationen → Personio → Dokumente und Kategorien
Während meines Masterstudiums im E-Commerce beschäftige ich mich mit digitaler Markenkommunikation, Nutzerverhalten, SEO und modernen Online-Marketing-Strategien. Bei TimeTrack nutze ich dieses Wissen für SEO-optimierte Inhalte, die Weiterentwicklung der Produktkommunikation und die Analyse von Digitalisierungstrends. Zudem bringe ich Erfahrung in Zeitmanagement-Themen, fundierter Recherche und der verständlichen Aufbereitung komplexer Arbeitsweltthemen mit.
