Leistungserfassung

TimeTrack erleichtert und automatisiert die Leistungserfassung sowie die Erstellung von Tätigkeitsnachweisen. Dank der optimierten Projektzeiterfassung von TimeTrack können Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter problemlos den richtigen Projekten und Kundenaufträgen zuordnen. Dies vereinfacht die spätere Rechnungsstellung erheblich und gewährleistet eine übersichtliche und fehlerfreie Abrechnung.

Projekt-Arbeitsstunden lassen sich genau und einfach mit der digitalen Stempeluhr erfassen und automatisch im System speichern. Das hilft auch dabei, den Fortschritt von Projekten genau im Blick zu behalten. Sie können sehen, wie viel Zeit in Projekte investiert wurde und wer gerade an welchem Teil arbeitet.

Sie können die Tätigkeiten und Stundensätze für jedes Projekt individuell festlegen oder bereits vordefinierte Leistungen als CSV-Dokument importieren. Die Projektzeiterfassung von TimeTrack ist für Unternehmen jeder Größe und Branche geeignet.

Nutzen Sie für die Leistungserfassung ihrer Mitarbeiter die Projektzeiterfassung von TimeTrack.

Jetzt Testkonto erstellen

Inhaltsübersicht

  1. Was ist Leistungserfassung?
  2. Das Wichtigste in Kürze
  3. Leistungserfassung vs. Zeiterfassung – der Unterschied
  4. Wozu dient Leistungserfassung?
  5. Arten der Leistungserfassung
  6. Anforderungen & gesetzliche Grundlagen
  7. Aufbewahrungsfristen
  8. Leistungserfassung nach Branchen
  9. Leistungserfassung mit TimeTrack umsetzen
  10. FAQ

  • Was ist Leistungserfassung?

    Leistungserfassung bezeichnet den systematischen Prozess der Dokumentation und Analyse von Arbeitsleistungen innerhalb eines Unternehmens oder Projekts – erfasst wird, welche Tätigkeiten von wem, in welchem Zeitraum und mit welchem Ergebnis erbracht wurden.

    Im Unterschied zur reinen Arbeitszeiterfassung geht die Leistungserfassung einen Schritt weiter: Sie dokumentiert nicht nur die geleisteten Stunden, sondern auch die konkreten Tätigkeiten, Projekte, Kunden und Ergebnisse hinter diesen Stunden. Das macht sie zur Grundlage für Projektabrechnung, Controlling, Ressourcenplanung und Tätigkeitsnachweise gegenüber Kunden und Auftraggebern.

Das Wichtigste in Kürze

  • Leistungserfassung dokumentiert Tätigkeiten, Projekte und Ergebnisse – nicht nur Arbeitszeiten
  • Sie ist die Basis für Projektabrechnung, Tätigkeitsnachweise und Ressourcenplanung
  • Eine gesetzliche Pflicht zur Leistungserfassung besteht nicht generell – in bestimmten Branchen und Vertragsverhältnissen ist sie jedoch verpflichtend (z.B. Werkverträge, geförderte Projekte)
  • Leistungsdaten müssen je nach Kontext 6–10 Jahre aufbewahrt werden (DE: § 147 AO; AT: § 132 BAO: 7 Jahre)
  • Methoden reichen von manuellen Stundenzetteln über Excel-Vorlagen bis zu digitaler Projektzeiterfassungs-Software
  • Digitale Systeme reduzieren Fehler, ermöglichen Echtzeit-Auswertungen und vereinfachen die Fakturierung gegenüber Kunden
  • Besonders relevant in Branchen mit projektbasierter Abrechnung: IT, Beratung, Pflege, Bau, Handwerk

Leistungserfassung vs. Zeiterfassung – der Unterschied

Die beiden Begriffe werden oft verwechselt oder gleichgesetzt. Sie ergänzen sich, sind aber nicht identisch:

Merkmal Zeiterfassung Leistungserfassung
Was wird erfasst? Arbeitszeiten (Beginn, Ende, Dauer) Tätigkeiten, Projekte, Ergebnisse, Ressourcen
Hauptzweck Lohnabrechnung, Gesetzeskonformität Projektabrechnung, Controlling, Nachweise
Gesetzliche Pflicht Ja (§ 26 AZG AT / ArbZG DE) Nicht generell – branchenabhängig
Granularität Stunden und Minuten Tätigkeitsart, Projekt, Kunde, Aufgabe
Typisches Werkzeug Stempeluhr, Terminal, App Projektzeiterfassung, ERP, PM-Software

Praxishinweis: In modernen Softwarelösungen wie TimeTrack sind Zeiterfassung und Leistungserfassung in einem System vereint – Mitarbeitende erfassen gleichzeitig ihre Arbeitszeiten und ordnen diese konkreten Projekten und Tätigkeiten zu.

Wozu dient Leistungserfassung?

Leistungserfassung erfüllt im Unternehmensalltag mehrere Funktionen gleichzeitig:

Projektabrechnung & Fakturierung: Durch die genaue Dokumentation welche Stunden für welches Projekt aufgewendet wurden, können Dienstleister ihre Leistungen präzise gegenüber Kunden abrechnen. Fehler in der Rechnungsstellung werden minimiert, Streitigkeiten über erbrachte Leistungen lassen sich einfach klären.

Tätigkeitsnachweis: Gegenüber Auftraggebern, Förderstellen oder im Rahmen von Werkverträgen sind detaillierte Tätigkeitsnachweise oft vertraglich oder rechtlich gefordert. Die Leistungserfassung liefert die Datengrundlage dafür automatisch.

Controlling & Projektfortschritt: Führungskräfte und Projektmanager sehen in Echtzeit, wie viel Budget und Zeit bereits in ein Projekt geflossen sind – und können frühzeitig gegensteuern, wenn Projekte aus dem Ruder laufen.

Ressourcenplanung: Historische Leistungsdaten zeigen, welche Aufgaben wie lange dauern. Das macht zukünftige Planungen realistischer und Kapazitätsengpässe frühzeitig sichtbar.

Gerechte Vergütung: In Unternehmen mit leistungsorientierten Vergütungsmodellen bildet die Leistungserfassung die objektive Grundlage für Prämien oder Zielvereinbarungen.

Produktivitätsanalyse: Durch die Auswertung von Leistungsdaten lassen sich Schwachstellen in Prozessen erkennen und gezielt optimieren.

Arten der Leistungserfassung

Manuelle Leistungserfassung

Mitarbeitende tragen Tätigkeiten und Stunden handschriftlich oder in Excel-Tabellen ein. Diese Methode ist einfach einzuführen, aber fehleranfällig, zeitaufwändig und für die Auswertung wenig geeignet. Für kleinere Teams oder gelegentliche Nachweise kann eine kostenlose Stundenzettel-Vorlage oder Tätigkeitsnachweis-Vorlage ausreichen.

Digitale Projektzeiterfassung

Software-Lösungen ermöglichen die Erfassung direkt am PC, per App oder am Zeiterfassungsterminal. Tätigkeiten werden in Echtzeit den richtigen Projekten und Kunden zugeordnet. Auswertungen, Berichte und Rechnungsgrundlagen entstehen automatisch – ohne manuellen Aufwand.

Mobile Leistungserfassung

Besonders relevant für Außendienst, Bauwesen oder mobile Pflege: Mitarbeitende erfassen ihre Leistungen direkt am Einsatzort über Smartphone oder Tablet. Die Daten landen in Echtzeit im zentralen System.

Automatisierte Auswertung

Moderne Systeme generieren auf Knopfdruck Berichte nach Projekt, Kunde, Mitarbeiter oder Zeitraum. Filter- und Exportfunktionen ermöglichen individuelle Auswertungen – von der Übersicht bis zum detaillierten Tätigkeitsnachweis für den Kunden.

Anforderungen & gesetzliche Grundlagen

Eine rechtssichere Leistungserfassung sollte folgende Mindestinformationen je Eintrag enthalten:

  1. Name des Mitarbeiters oder der ausführenden Person
  2. Datum und Zeitraum der Tätigkeit (Beginn und Ende)
  3. Dauer der Tätigkeit in Stunden/Minuten
  4. Beschreibung der Tätigkeit – konkret und nachvollziehbar
  5. Projektzuordnung – Projektname, Kundennummer oder Auftragsnummer
  6. Ggf. verwendete Ressourcen – Material, Reisekosten, Fremdleistungen

Anforderungen an das System:

  • Genauigkeit & Objektivität – Daten müssen nachvollziehbar und manipulationssicher sein
  • Konsistenz – einheitliche Erfassung über alle Abteilungen und Projekte hinweg
  • Datenschutz & DSGVO-Konformität – da personenbezogene Daten verarbeitet werden
  • Einfache Bedienbarkeit – Akzeptanz bei den Mitarbeitenden ist entscheidend für die Datenqualität
  • Skalierbarkeit – das System soll mit dem Unternehmen wachsen können

Aufbewahrungsfristen

Leistungsdaten, Tätigkeitsnachweise und projektbezogene Unterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – sowohl für steuerliche als auch für handelsrechtliche Zwecke.

Land Rechtsgrundlage Aufbewahrungsfrist
Deutschland § 147 AO (steuerrelevante Unterlagen) 10 Jahre
Deutschland § 257 HGB (Handelsbriefe, sonstige Unterlagen) 6 Jahre
Österreich § 132 BAO (Bücher, Aufzeichnungen, Belege) 7 Jahre
Schweiz Art. 958f OR 10 Jahre

Wichtig: In sensiblen Branchen wie der Pflege, dem Bauwesen oder bei öffentlich geförderten Projekten können abweichende oder längere Fristen gelten. Im Zweifelsfall empfiehlt sich eine Abstimmung mit dem Steuerberater.

Die Aufbewahrungspflicht gilt sowohl für digitale als auch für analoge Unterlagen. Digitale Systeme wie TimeTrack archivieren Leistungsdaten automatisch revisionssicher – ohne manuellen Ablageaufwand.

Leistungserfassung nach Branchen

Je nach Branche gibt es unterschiedliche Anforderungen und Schwerpunkte bei der Leistungserfassung:

Branche Besonderheiten Typische Anforderung
IT & Software Projektbasierte Abrechnung nach Stunden Detaillierte Aufgabenzuordnung, Ticketnummern
Unternehmensberatung Kunden-Abrechnung nach Stunden/Tagessätzen Tätigkeitsnachweis für Kunden, Reisekosten
Bauwesen & Handwerk Leistungen nach Gewerk und Bauabschnitt Nachweis gegenüber Bauherren, Bautagesberichte
Pflege & Soziales Dokumentationspflicht je Pflegeleistung Lückenlose Tätigkeitsnachweise, oft gesetzlich vorgeschrieben
Agentur & Marketing Multi-Projekt-Tracking für verschiedene Kunden Projekt-Budgets, Stundensatz-Abrechnung
Fertigung & Produktion Stückzahlen, Maschinenlaufzeiten, Ausschuss Kombination aus Mengen- und Zeiterfassung

Leistungserfassung mit TimeTrack umsetzen

Die größte Herausforderung bei der Leistungserfassung in der Praxis ist nicht das Erfassen selbst – sondern die Auswertung, die korrekte Projektzuordnung und die Erstellung revisionssicherer Nachweise ohne manuellen Mehraufwand.

TimeTrack bildet Leistungserfassung vollständig digital ab – konkret bedeutet das:

  • Projektzeiterfassung in Echtzeit: Mitarbeitende erfassen ihre Tätigkeiten direkt beim Arbeiten – per App, Webbrowser oder Zeiterfassungsterminal. Jede erfasste Zeit wird automatisch dem richtigen Projekt, Kunden und Aufgabentyp zugeordnet.
  • Individuelle Stundensätze & Tätigkeitsarten: Für jedes Projekt können unterschiedliche Stundensätze und Tätigkeitskategorien hinterlegt werden – intern, für Kunden oder nach Mitarbeiterebene. Bestehende Leistungen lassen sich als CSV importieren.
  • Automatische Tätigkeitsnachweise: Mit einem Klick generiert TimeTrack einen detaillierten Tätigkeitsnachweis pro Projekt oder Kunde – fertig zur Weiterleitung an den Auftraggeber oder für die Rechnungsstellung.
  • Projektcontrolling & Fortschrittsübersicht: Führungskräfte sehen in Echtzeit, wie viel Budget und Stunden bereits in ein Projekt geflossen sind – mit Ampel-Funktion wenn Budgets sich dem Limit nähern.
  • Projektabrechnung auf Knopfdruck: Erfasste Leistungen werden direkt in Rechnungsgrundlagen umgewandelt – Projektaufwand, Stundensätze und Tätigkeitsbeschreibungen fließen automatisch in die Projektabrechnung ein.
  • Mobile Erfassung für Außendienst: Mitarbeitende im Außendienst, auf Baustellen oder in der mobilen Pflege erfassen ihre Leistungen per Smartphone – ortsunabhängig, in Echtzeit, DSGVO-konform.
  • Revisionssichere Archivierung: Alle Leistungsdaten werden automatisch gespeichert und sind jederzeit exportierbar – für Steuerprüfungen, Kundenrückfragen oder interne Audits.

→ Jetzt kostenlos testen – Leistungserfassung in TimeTrack einrichten

FAQ

Eine generelle gesetzliche Pflicht zur Leistungserfassung gibt es nicht. In bestimmten Branchen (z.B. Pflege, geförderte Projekte, Werkverträge) oder durch vertragliche Vereinbarungen mit Auftraggebern kann sie jedoch verpflichtend sein. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (§ 26 AZG in AT, ArbZG in DE) ist davon zu unterscheiden – sie gilt grundsätzlich für alle Arbeitgeber.

Zeiterfassung dokumentiert Arbeitszeiten (Beginn, Ende, Dauer) – primär für Lohnabrechnung und Gesetzeskonformität. Leistungserfassung geht darüber hinaus und dokumentiert welche Tätigkeiten in dieser Zeit erbracht wurden, für welches Projekt und mit welchem Ergebnis – primär für Projektabrechnung, Controlling und Nachweise.

Ein rechtssicherer Leistungsnachweis sollte mindestens enthalten: Name des Mitarbeiters, Datum und Zeitraum, Dauer der Tätigkeit, konkrete Beschreibung der Tätigkeit sowie die Zuordnung zu Projekt und Kunde. Je nach Branche und Auftraggeber können weitere Angaben gefordert sein.

In Deutschland gilt für steuerrelevante Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren (§ 147 AO), für sonstige Geschäftsunterlagen 6 Jahre (§ 257 HGB). In Österreich schreibt § 132 BAO eine Frist von 7 Jahren vor. In sensiblen Branchen wie der Pflege können längere Fristen gelten.

Ja. Da bei der Leistungserfassung personenbezogene Daten (Tätigkeiten einzelner Mitarbeitender) verarbeitet werden, sind DSGVO-Anforderungen zu beachten: transparente Datenverarbeitung, Zweckbindung, Datensparsamkeit und sichere Speicherung. Digitale Systeme wie TimeTrack sind DSGVO-konform ausgelegt.

Sobald ein Unternehmen regelmäßig nach Stunden abrechnet, mehrere Projekte parallel laufen oder Tätigkeitsnachweise gegenüber Kunden oder Behörden erbracht werden müssen, ist eine Software deutlich effizienter als manuelle Lösungen. Bereits ab 5–10 Mitarbeitenden zahlt sich die Investition durch gesparte Verwaltungszeit schnell aus.

Auf der Suche nach einer Software zur Leistungserfassung in ihrem Unternehmen?

Dann sind Sie hier genau richtig!

Jetzt kostenlos testen

Disclaimer

Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte unserer Internetseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellt. Der Inhalt unseres Webangebots kann daher eine individuelle und verbindliche Rechtsberatung, die sich auf Ihre spezifische Situation bezieht, nicht ersetzen. Insofern verstehen sich alle angebotenen Informationen ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Die Inhalte unserer Internetseite – vor allem unsere Rechtsbeiträge – werden mit größter Sorgfalt recherchiert. Dennoch übernimmt TimeTrack keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen wenden Sie sich bitte unbedingt an einen Rechtsanwalt.

Goca Profilbild Kreis

Gorica Stojkovic-Bubic

Arbeitsrechtlerin & Content-Expertin bei TimeTrack

Mag. iur. Gorica Stojkovic-Bubic verfügt über 10 Jahre Berufserfahrung in einer renommierten Wiener Rechtsanwaltskanzlei mit Schwerpunkt Arbeitsrecht. Bei TimeTrack verantwortet sie die rechtlichen Inhalte rund um Arbeitszeit, Arbeitszeiterfassung und Arbeitsrecht im DACH-Raum.

🔗 Alle Artikel von Gorica | LinkedIn