Einfach Reisekosten, die während der Dienstreise angefallen sind, eintragen und die Gesamtkosten werden automatisch berechnet. Sie können hier eine kostenlose Vorlage für Excel oder als PDF herunterladen und bei Ihrer Buchhaltung samt Belege abgeben.
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Fahrtkosten, Verpflegungsaufwände und Spesen können ganz einfach als Ausgabeneinträge verwaltet werden. Sobald Sie Ihr Projekt abgeschlossen haben, können Sie Ihren Kunden zusätzlich zu Ihren Zeiteinträgen auch die angefallen Kosten in Rechnung stellen.
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Eine Reisekostenabrechnung wird erstellt, indem alle Kosten einer beruflichen Reise dokumentiert werden: Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungspauschalen und Nebenkosten. Die Belege werden chronologisch aufgelistet und mit Datum, Ort und Zweck der Reise ergänzt.
Eine vollständige Reisekostenabrechnung enthält: Name des Reisenden, Reisedatum und -zweck, Zielort, einzelne Kostenpositionen (Fahrt, Hotel, Verpflegung, etc.), Nachweise/Belege sowie eine Unterschrift und ggf. Genehmigung der Führungskraft.
Selbstständige und Freiberufler stellen Reisekosten in Rechnung, indem sie diese separat auf der Rechnung ausweisen oder als Anlage beifügen. Wichtig ist die genaue Aufschlüsselung nach Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegung sowie die Belegbeilage.
Die Verpflegungspauschalen betragen in Deutschland aktuell 28 € pro Tag für Reisen über 24 Stunden und 14 € bei Abwesenheiten zwischen 8 und 24 Stunden. Fahrtkosten mit dem eigenen PKW werden mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer erstattet (Stand 2024).
Die Verwendung einer Excel-Vorlage für die Reisekostenabrechnung bietet viele Vorteile. Sie ermöglicht eine einfache und schnelle Eingabe der Daten und berechnet automatisch die Gesamtkosten. Zudem kann die Vorlage individuell angepasst werden, um den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Es gibt keine formalen Vorgaben für die Erstellung der Reisekostenabrechnung, aber die Verwendung eines Vordrucks oder einer Software ist empfehlenswert, um Fehler zu vermeiden und die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Am besten beginnen Sie damit den Abschnitt über der Tabelle auszufüllen, um Personal bzw. Reisedaten anzugeben. Mit unserer Vorlage zur Spesenabrechnung können Sie danach ganz einfach per Excel Ihre Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand erfassen. Zu jeder Ausgabe können Sie ganz einfach das Datum, an dem die Kosten angefallen sind und eine Beschreibung hinzufügen. Die Gesamtsumme Ihrer Reisekosten wird automatisch zusammengerechnet. Sobald alles ausgefüllt ist, ist die Excel Vorlage samt Belege bei Ihrer Buchhaltung einzureichen.
Wenn Arbeitnehmer eine Dienstreise machen, entstehen Kosten (Fahrtkosten, Verpflegungsaufwand, Nebenkosten usw.). Es ist wichtig, die geltenden Regelungen zu beachten, um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten. Eine Vorlage kommt Arbeitnehmern dann zugute, wenn sie aus der privaten Kassa zahlen müssen. Um die angefallenen Kosten zurückzuerstatten, muss die Buchhaltung eine Reisekostenabrechnung durchführen. Damit diese möglichst rasch erfolgt, können Mitarbeiter unsere Vorlage herunterladen, ausfüllen, ihre Belege anhängen und an die Buchhaltung abgeben.
Achten Sie darauf, dass Sie alle Personal bzw. Reisedaten korrekt angeben und möglichst genau Ihre Kosten dokumentieren. Arbeitnehmer haben Anspruch auf Verpflegungspauschalen, die je nach Reisedauer und -ziel variieren. Teilen Sie Ihre Ausgaben in Fahrtkosten, Übernachtungskosten bzw. Verpflegungsaufwand auf und fügen Sie eine genauere Beschreibung der Ausgabe hinzu. Für den Fall, dass Informationen fehlen, wird die Buchhaltung Sie wieder kontaktieren, damit Sie diese ergänzen. Um allen Beteiligten jedoch Zeit zu sparen, füllen Sie am besten alle Felder ordnungsgemäß aus und hängen alle Belege an.
Die Reisekostenabrechnung Vorlage ist für Sie kostenlos. Sie können sowohl die Excel- als auch die PDF-Vorlage gratis herunterladen und benützen. Mit unserer Vorlage dokumentieren Mitarbeiter ganz einfach ihre Ausgaben, sodass die Buchhaltung diese rasch abrechnen und zurück erstatten kann.
Eine Reisekostenabrechnung ist eine detaillierte Zusammenstellung aller Kosten, die während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, wie einer Dienstreise, entstanden sind. Diese Abrechnung umfasst sämtliche Ausgaben, die während der Reise angefallen sind, und wird bei der Buchhaltung eingereicht, um die Kosten zu erstatten. Dies ist besonders wichtig, da Arbeitnehmer oft in Vorkasse treten müssen. Eine ordnungsgemäß ausgefüllte Reisekostenabrechnung stellt sicher, dass alle angefallenen Kosten korrekt erfasst und erstattet werden.
Reisekosten umfassen alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise für ein Unternehmen oder einen Angestellten entstehen. Zu den wichtigsten Reisekostenarten gehören:
Diese Kostenarten sollten in der Reisekostenabrechnung klar getrennt und detailliert aufgeführt werden, um eine reibungslose Erstattung zu gewährleisten.
Die Reisekostenabrechnung muss von der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter unterzeichnet und zusammen mit allen Belegen für die entstandenen Kosten eingereicht werden. In Ausnahmefällen, wenn keine Belege mehr vorhanden sind, kann ein sogenannter „Eigenbeleg“ erstellt werden. Diese Abrechnung ist nicht nur für die Erstattung durch den Arbeitgeber wichtig, sondern auch für die steuerliche Absetzbarkeit der Reisekosten. Eine korrekt ausgefüllte und vollständige Reisekostenabrechnung kann dazu beitragen, die Reisekosten steuerlich geltend zu machen und somit die Steuerlast zu reduzieren.
