Use Case: Automatische Überstundenkappung bei der 40-Stunden-Grenze

KEIN MANUELLER HR-AUFWAND

HR muss Zeitkonten am Monatsende nicht mehr einzeln prüfen oder Überstunden manuell korrigieren.

AUTOMATISCHE ÜBERSTUNDENREGELN

Überstundenlimits werden automatisch überwacht und überschüssige Stunden zum Stichtag korrekt umgebucht.

FLEXIBLE REGELN FÜR ABTEILUNGEN UND VERTRÄGE

Unterschiedliche Limits und Umbuchungsregeln für Teilzeit, Vollzeit oder Tarifgruppen.

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Das Szenario

Viele Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitenden, maximal 40 Überstunden in den nächsten Monat mitzunehmen.
Wird dieses Limit überschritten, müssen HR oder Payroll am Monatsende oft jedes Zeitkonto manuell prüfen und überschüssige Stunden korrigieren.

Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und führt häufig zu Rückfragen im Team.

TimeTrack automatisiert diesen Prozess:

Überstunden oberhalb des definierten Limits werden zum Stichtag automatisch umgebucht, zum Beispiel in ein Auszahlungskonto oder ein Langzeitkonto.

Die Herausforderung: Manueller Aufwand und Fehleranfälligkeit

Ohne eine automatisierte Lösung stand die Personalabteilung jeden Monat vor einem enormen administrativen Aufwand:

  • Manuelle Prüfung: Am Monatsende mussten die Stundenkonten aller Mitarbeitenden händisch kontrolliert werden.
  • Korrekturbuchungen: Überschüssige Stunden mussten für jeden Mitarbeitenden einzeln berechnet und manuell umgebucht oder abgezogen werden.
  • Dieser Prozess kostete nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern war auch fehleranfällig und undurchsichtig

So funktioniert die Umsetzung mit TimeTrack in der Praxis 

Mit TimeTrack wird dieser Prozess vollständig digitalisiert. Es wird eine einmalige, automatisierte Regel für das Gleitzeitkonto erstellt:

Sobald das Limit von 40 Überstunden überschritten wird, greift die Software am Monatsende selbstständig ein. Die überschüssigen Stunden werden dann automatisch:

  1. Gekappt: Die Stunden über dem Limit verfallen (sofern arbeitsvertraglich geregelt).
  2. Umgebucht: Alternativ werden die überschüssigen Stunden automatisch auf ein Langzeitkonto (oder Auszahlungskonto) transferiert.

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Der Mehrwert für Ihr Unternehmen

  • Massive Zeitersparnis für HR: Durch die Automatisierung der Überstundenkappung entfällt der manuelle Prüf- und Buchungsaufwand für die Personalabteilung komplett.
  • Fehlerfreie Abrechnung: Die Software berechnet die Kappungsgrenzen auf die Minute genau, manuelle Übertragungsfehler gehören der Vergangenheit an.
  • Maximale Flexibilität durch Gruppenregeln: Nicht jede Abteilung arbeitet gleich. Deshalb können Sie individuelle Kappungsgrenzen für unterschiedliche Mitarbeitergruppen festlegen (z. B. ein eigenes Regelwerk für die Produktion und ein separates für die Verwaltung).
  • Transparenz für Mitarbeitende: Durch die klare und automatisierte Regelung weiß jeder im Team genau, ab wann Überstunden gekappt werden, was die Eigenverantwortung beim Stundenabbau fördert.

Weitere Anforderungen am Kundenanforderungen, die TimeTrack erfüllen kann

→ Individuelle Konten für Gleitzeit, Mehrarbeit oder Auszahlung anlegen

→ Ober- und Untergrenzen für maximale Über- und Minusstunden flexibel definieren

→ Ampelsystem für farbliche Warnungen (Grün, Gelb, Rot) bei nahenden Limits aktivieren

→ Passgenaue Arbeitszeitmodelle für Voll- und Teilzeitkräfte mit eigenen Kappungsgrenzen erstellen

→ Automatische Umbuchung von gekappten Überstunden auf ein Auszahlungskonto zum Stichtag

Ihr Nutzen als Unternehmen

Check Check

Rechtssicherheit

Gesetzliche Pausenregelungen werden korrekt angewendet.

Check Check

Fairness & Akzeptanz

Mitarbeitende verlieren keine Arbeitszeit durch starre Pauschalen.

Check Check

Weniger Rückfragen & Diskussionen

Klare Logik, transparente Abrechnung.

Check Check

Kein manueller Aufwand

Vollständig automatisiert (auch bei Abweichungen).

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