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Ein Prozess hat viele Stellschrauben, an denen Sie drehen können, um die Ziele Ihres Unternehmens bzw. die Ihrer Kundinnen und Kunden zu erreichen. Wie Sie mit dem Six Sigma DMAIC Zyklus erfolgreich sind und welche Vorlagen Sie einhalten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

DMAIC Zyklus


Der DMAIC Zyklus ist das Qualitätsmanagement mittels des Verfolgens von Six Sigma. DMAIC ist die Abkürzung für die fünf Phasen der Prozessabfolge. Die einzelnen Anfangsbuchstaben stehen für „Define„, „Measure„, „Analyse„, „Improve“ und „Control„. Der Zyklus verwendet Werkzeuge zum Verbessern der betrieblichen Prozesse und dient der besseren Erfüllung von Kundenwünschen durch Effektivität und Effizienz.

Ähnlich zum DMAIX Zyklus ist PDCA. „Plan, Do, Check, Act“ ist die Basis vom faktenorientierten Qualitätsmanagement. DMAIC kann dennoch von PDCA unterschieden werden:

Der PDCA Zyklus:

  • hat 4 Phasen
  • ist vielschichtig und Arbeitsschritte wiederholen sich
  • ist leicht umzusetzen

Der DMAIC Zyklus hingegen ist vielschichtiger. Denn dieser…

  • besteht aus 5 Phasen
  • hat einen sequenziellen und übersichtlichen Verlauf
  • ist anspruchsvolle Projektorganisation und benötigt Schulung
  • charakterisiert sich durch Zwischenziele einzelner Phasen

Der DMAIC Zyklus ist also mehr für Projekte geeignet, durch die Analyse der Grundursachen eines Problems. Hingegen eignet sich der PDCA Zyklus eher für die Definition vom Problem.

DMAIC steht also für die Planung von Projekt in einzelnen Schritten von dessen Beginn bis zum Abschluss. Der Six Sigma DMAIC Zyklus umfasst 5 Phasen mit 12 Schritten.

Definition

Der DMAIC Zyklus dient der Prozessoptimierung zum Verbessern von bestehenden Produkten durch die Zusammenfassung bekannter Vorgehensweisen zu einem systematischen Ansatz zum Qualitätsmanagement. Kennzeichnend sind dafür folgenden Vorlagen:

  1. Definieren
  2. Messen
  3. Analysieren
  4. Verbessern
  5. Steuern

DMAIC Prozesse im Management


DMAIC Zyklus steht für das Verbessern von Qualität und Effizienz der Produkte, Dienstleistungen sowie internen Prozessen. Somit können dessen Werkzeuge vielfältig eingesetzt werden.

Die Einsetzung von DMAIC im Qualitätsmanagement

  • Mehrarbeit und Fehler werden vermieden
  • Einbindung der Kundenerwartungen für Erfüllung der Bedürfnisse
  • Einbindung der Zulieferer für optimales Lieferantenmanagement

Die Einsetzung von DMAIC im Projektmanagement

  • Neue Möglichkeiten und Werkzeuge für das Projektmanagement
  • Konzeptioneller Rahmen zur dauerhaften Verbesserung der Leistungsmerkmale

Ein PMO kann ebenfalls dazu verhelfen, die Arbeiten von Ihrem Unternehmen besser zu strukturieren. Das Akronym steht für Project Management Office; also ein Team, das unterstützende Aufgaben zur Standardisierung, Problemlösung und zur schnellen Entscheidungsfindung übernimmt.

Six Sigma und DMAIC


Six Sigma ist ein strategisches Verfahren zur Prozessverbesserung in einem Unternehmen unter Anwendung statistischer und analytischer Methoden.

Lean Six Sigma steigert die Effizienz und Qualität der Unternehmensprozesse und somit auch Produkte, indem Probleme genau beschrieben, eine Problemlösung identifiziert und Verbesserungen nachhaltig gestaltet werden.

DMAIC ist der Kernprozess von Six Sigma und fasst bekannte Vorgehensweisen zusammen. Werkzeuge werden über die Phasengrenzen hinweg miteinander verknüpft und ein Projekt kann somit chronologisch strukturiert werden. DMAIC Zyklus ist also Arbeitsmittel von Six Sigma, kann aber auch losgelöst davon funktionieren.

Für Projektleiter:innen ist diese Weise der Durchführung eine große Hilfe, da ein erfolgreiches Projekt auf Steuerung und Planung basiert. Die Managementkompetenz ist maßgeblich für Planung, Initiieren, Steuerung und Kontrolle bis hin zum Ergebnis. Dazu zählt auch die dauerhafte Optimierung der Prozesse.

Um den Überblick nicht zu verlieren, gibt es digitale Tools wie TimeTrack, die Sie die Schlüsselfaktoren wie Arbeitszeiten und Budgets dank der Projektverfolgung nicht aus den Augen verlieren lassen. Sie können ebenfalls Berichte gefiltert nach Kundinnen und Kunden, Projekten, Tätigkeiten, Kosten und Mitarbeiter:innen erstellen.

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Die fünf Six Sigma Phasen


Der DMAIC Zyklus umfasst fünf Phasen und 12 Schritte, dessen Ablauf beizubehalten ist. Er kann in Abhängigkeit zum Budget wiederholt werden.

1. Define-Phase

Um festzulegen, was das Problem ist, ist das Ziel der Define-Phase die Beschreibung der Probleme und dessen Priorität zur Lösung für das Unternehmen sowie das Aufstellen des Teams zur Optimierung. In der Planungsphase wird das Projekt detailliert geplant und Problemfelder erfasst.

Schritt 1: Projektauswahl und Projektumfang von Six-Sigma Projekt

  • Werte des Unternehmens mit Chancen und Möglichkeiten bestimmen
  • Projekte definieren, Umfang festlegen und Stellenwert bestimmen

Schritt 2: Definieren vom Fehler

  • Der Fehler hat sein Fundament in Kundenwunsch oder aber auch Problem für den Kunden/ die Kundin
  • Anforderungen an die Qualität des Prozesses neu definieren durch Qualitätskriterien

Probleme, Vorschläge zur Verbesserung und Kennzahlen müssen im Projekt-Charter dokumentiert werden, um dem Team den Überblick zu erleichtern.

2. Measure-Phase

Das Messen dient der Definition des Fehlers sowie der Leistungsmerkmale des Prozesses. Mit einem geeigneten Messsystem soll festgelegt werden, welchen Umfang das Problem hat und wie die Ziele zur Verbesserung gesetzt werden. Die Measure Phase dient der Vorbereitung der Umsetzung eines Problems per Soll-Ist-Vergleich.

Schritt 3: Bestimmung und Analyse des Messsystems

  • Zahlen, Daten und Fakten dienen der Beurteilung vom Prozess
  • zur Ermittlung der Einflüsse und Ausgangslage

Schritt 4: Basisleistung

  • Aktuelle Leistungsmerkmale des Prozesses bestimmen
  • Process Mapping von einem Prozess erstellen, um Teilprozesse ersichtlich zu machen

Schritt 5: Aktueller Output definiert Ziele

  • Leistung des Prozesses als Wert, also die Prozessfähigkeit, bestimmt Ziele zur Verbesserung

Ziel ist es Kennzahlen zu entwickeln, die den Sollzustand beschreiben. Hierzu dienen statistische Methoden.

 

3. Analyse-Phase

Um herauszufinden, was die Hauptursachen für das Problem sind, versucht die Analyse-Phase die Messsysteme und die Six Sigma Methoden zu überprüfen. Die dritte Phase dient der Findung von Problemlösungen, die den gewünschten Sollzustand gewährleisten.

Schritt 6: Mögliche Ursachen suchen

  • Herausfinden, warum nicht die gewünschten Ergebnisse aufkommen

Schritt 7: Grundursache ermitteln

  • Grundursachen mit Daten kennzeichnen, um sie nachvollziehbar zu machen

Wenn Ansätze gefunden sind und eine Problemlösung definiert ist, kann die Grundursache in der Praxis behoben werden.

4. Improve-Phase

Ziele der Verbesserungsphase sind es, herauszufinden, ob eine Lösung entwickelt werden kann, die Projektziele erreichbar macht sowie praktisch umsetzbare Maßnahmen zu ermitteln.

Schritt 8: Optimale Lösung ermitteln

  • Optimale Lösung definiert sich durch: voraussichtliche Prozessleistung, Kosten, Anforderungen und Risiken

Schritt 9: Präferierte Lösung testen

  • Pilotversuch testet vorgeschlagene Lösungen und stellt Risiken fest
  • Prognosen über Kosten und Einsparungen für den Business Case

In der Improve-Phase sind Handlungsanweisungen zu entwickeln. Die erfolgversprechendsten werden getestet und ausgewählte Lösungen später implementiert.

5. Control-Phase

Die Control -Phase dient der Nachhaltigkeit der Verbesserungsbemühungen. Lösungen sollen also hier implementiert und sichergestellt werden, um Anderen mit ähnlichen Problemen zu helfen. Ziel der Control Phase ist es, die Maßnahmen zu überprüfen und dauerhafte Lösungen zu garantieren.

Schritt 10: Messsystem sichern und analysieren

  • Kontrollplan mit Verantwortlichkeiten für Maßnahmen der Korrektur erstellen
  • Grundursachen und operative Verwaltung festlegen
  • Feste Kontrollzeiträume definieren

Schritt 11: Verbesserung implementieren und nachweisen

  • Umsetzungsplan erstellen mit Projektdefinition, Projektorganisation, Projektplan, Ressourcen, Budget, Risikomanagement, Kommunikationskanälen und Trainingsanforderungen

Schritt 12: Dokumentation und Übergabe vom Projekt

  • Projektdokumentation, damit man die Nachvollziehbarkeiten gewährleisten kann
  • Gründe für Veränderungen und Implementierung der Lösungen sowie deren Nutzen dokumentieren

Wenn die Umsetzung zu den gewünschten Zielen führt, kann ein Projekt zum Abschluss gebracht werden. Bei Misserfolg können Sie den gesamten Zyklus und die einzelnen Schritte erneut durchlaufen, bis der Kunde bzw. die Kundin zufrieden ist und keine Fragen mehr offen sind.

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Ein Six Sigma Anwendungsbeispiel


Um alle Phasen und Prozesse nachvollziehbar zu machen, folgt ein kurzes Beispiel zur Optimierung der Verpackungsgröße:

  • Kundenbeschwerden zur Größe der Verpackung sollen minimiert werden
  • Image des Unternehmens aufbessern durch Nachhaltigkeit und Einbeziehung der Kundenwünsche
  • Messgröße können also anhand der Verpackung in Bezug zum Produkt quantifiziert werden sowie am Anteil nachhaltiger Rohstoffe, die Sie in dem Verpackungsmaterial verwenden
    • Der Istzustand beträgt 50 cm3 anstatt des Sollzustands von 45 cm3 an Verpackungsmaterial
    • Der Istzustand beträgt 0 % anstatt den 30 % Recyclinganteil im Sollzustand
  • Qualitätsmerkmale sind schnell zu ermitteln und eine Umsetzung kann direkt starten

Der Einsatz von TimeTrack und Six Sigma


Six Sigma dient als Verbesserungssystem für Qualität der Effizienz in internen Prozessen. TimeTrack kann einen Überblick über Kennzahlen und stattfindende Prozesse bieten. Sie können Arbeitszeiten mit der digitalen Stempeluhr erfassen und nachvollziehen. Diese können den Projektaufwand erfassen, Projekte auswerten und Projektabrechnungen erstellen. Fortschritte und Überschreitungen der Ressourcen eines Projekts sind leicht nachvollziehbar und mit der Projektauswertung können Sie die passenden Berichte für Ihre Bedürfnisse erstellen.

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Projektverfolgung mit TimeTrack

 

In der Measure-Phase im Six Sigma DMAIC Zyklus kann durch TimeTrack für ihr Unternehmen Zahlen, Daten und Fakten bereitstellen. Leistungen werden mit TimeTrack kontinuierlich gemessen und kontrolliert, was die Grundlage für Six Sigma ist. Der DMAIC Zyklus kann in Zusammenarbeit mit TimeTrack „Define Measure Analyse Improve und Control“ erleichtern und helfen, einen Prozess effektiver und effizienter zu gestalten. Überzeugen Sie sich selbst und probieren Sie unsere 14-tägige Testversion.

Fazit


Der Six Sigma DMAIC Zyklus ist umfangreich. Nehmen Sie deswegen eine Schulung in Anspruch, um die Werkzeuge und die Methoden bestmöglich anzuwenden. Denn dies hilft Ihnen dabei, Ihren Kunden und Kundinnen den bestmöglichen Service zu bieten und den Erfolg Ihres Unternehmens nachhaltig zu sichern.