projektabwicklung

Der Erfolg von Organisationen wird an dessen Projekten und deren Ergebnissen gemessen. PRINCE2 ist eine Projektmanagement-Methode mit einem Best Practice Ansatz, um Innovation und Veränderungen in komplexen oder simplen Umgebungen zu bewirken und geplante Ziele effizient zu erreichen.

Prince2 Projektmanagement- Was ist das eigentlich?


Der Best Practice Ansatz PRINCE2 wurde in Großbritannien entwickelt und ist international in Behörden und privaten Unternehmen anerkannt. Die Methode ist sozusagen der Nachfolger von PRINCE, dem Regierungsstandard für IT Projekte.

PRINCE2 und sein Framework führen zu beeindruckenden Ergebnissen der Vorhaben unter der Einhaltung vieler Details von den Projektmanager:innen. Es ist für jedes Unternehmen, jedes Projekt und jede Branche geeignet und basiert auf Transparenz, Kontrolle und Kommunikation. Grundlage dafür sind überschaubare Phasen und verschiedene Teilsequenzen, in welche ein Projekt gegliedert wird.

Definition von Prince2

Die Abkürzung steht für „Projects in Controlled Environments„, also für Projekte in kontrollierten Umgebungen. PRINCE2 ist die aktuelle und allgemein anerkannte Version des Frameworks.

Die Methode funktioniert mit sieben Prinzipien, Prozessen und Themen. Allgemein gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn die Endprodukte in festgelegter Zeit, Qualität und Budget erstellt sind.

Schlüsselrollen von Prince2

Bei PRINCE2 sind die Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert. Es gibt die drei Führungsrollen der Projektleiter:in, Teamleiter:in und des Projektvorstands. Unterstützende Rollen sind Senior User:innen, Senior Lieferant:innen, das Team zur Projektsicherung sowie ein Team zur Projektunterstützung.

Projektmanagement Skills für Führungskräfte

Strategisches Wissen und qualitative Kompetenzen sind die zwei Bereiche, die eine Führungsrolle übernehmen muss. Welchen Einfluss diese Skills für die Auswahl von Mitgliedern des PRINCE2 Projektteams hat und warum es sich lohnt, Soft Skills nicht zu unterschätzen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Zertifizierung und Ausbildung nach Prince2

Für Teammitglieder und Führungspersonal gibt es verschiedene Möglichkeiten der Zertifizierung nach PRINCE2.

  • Foundation: Für Projektmitarbeiter:innen mit dem Ziel des Verständnisses von PRINCE2 Technik, Begriffen, Grundprinzipien, Themen und Prozessen sowie deren Zusammenspiel
  • Practitioner: Für Projektleiter:innen, hauptsächlich für maßgenaue Anpassung der PRINCE2 Grundprinzipien auf einzelne Projekte und Beurteilung von Produkten, Themen und Prozessen
  • Agile Foundation: Grundlagenkenntnisse über PRINCE2 sowie agile Management-Methoden als Vorbereitung auf Kombination dieser
  • Agile Practitioner: Für Projektmanagement Spezialisten und Spezialistinnen und Senior Projektmanager:innen, um PRINCE2 Prozesse auf agile Vorhaben zu übertragen

Die PRINCE2 Projektmanagement Methode – Basics


PRINCE2 kennzeichnet sich durch Kontrolle vom Start des Projekts bis zu seinem Ende. Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten sowie eine klare Organisation strukturieren Projekte zielführend. Dennoch gibt es flexible Entscheidungsmomente für die ständige Anpassung an die Projektumgebung. Hierzu gibt es regelmäßige Fortschrittskontrollen mit automatischen Korrekturen durch das Management bei Abweichungen vom eigentlichen Plan. In diesen komplexen Umwelten nicht die Übersicht zu verlieren, ist eine der Hauptaufgaben für den/die Projektmanager:in. TimeTrack kann einfache Hilfe sein und Arbeitsaufwände sowie Budgets nach verschiedenen Kriterien gefiltert darstellen.

PRINCE2 ist eine Projektmanagement-Methode, der jede Art von Projekten mit unterschiedlichstem Volumen zugeteilt werden kann. Es basiert auf nahtloser Kommunikation zwischen Stakeholdern und Rest des Unternehmens. Kurz gesagt gibt es bei PRINCE2 7 Themen, 7 Grundprinzipien, 7 Prozesse in ständiger Anpassung an die Projektumgebung.

  • Stark an Ergebnis und Qualität orientiert
  • ohne Orientierung an Soft Skills und Zwischenmenschlichen Standards
  • für jede Größe an Projekten
  • 7-7-7: sieben Grundprinzipien, sieben Themen, sieben Prozesse
  • Zieldefinition des Endproduktes
  • Produkte strukturiert planen
  • Teilprojekte definieren für Nutzen und Beschaffenheit
  • Produktflussdiagramm und sequentieller Bezug zwischen den Produkten
  • anschießend Risikoanalyse und Terminplanung unter Abhängigkeit verschiedener Aufgaben
  • Änderungen in einer Offene-Punkte-Liste festhalten
  • Kosten, Nutzen und Risiken analysieren für Unternehmen, Anwender und Lieferanten
  • Auswirkungen nach den Toleranzgrenzen bewerten
  • Entscheidung vom Lenkungsausschuss, wenn Grenzen überschritten
  • eventuell Änderung der Produktbeschreibung
  • Beschaffenheit in Prüfungssitzungen anhand der Qualitätskriterien bewerten
  • Prüfungsvorgaben und Ergebnisse dokumentieren in Protokoll

 

Prince2 Projektmanagement Grundprinzipien


Die Prinzipien sind das Fundament von PRINCE2 für alle Beteiligten und stehen dafür, warum etwas durchgeführt wird. Sie sind unveränderlich, bieten aber genug Spielraum und garantieren ihre Anwendung in jeder Organisation für jedes Projekt.

1. Dauerhafte geschäftliche Rechtfertigung für das Projekt

  • Nutzen und Wirtschaftlichkeit sind die zwei leitenden Faktoren für ein Projekt der PRINCE2 Methode
  • Zweck muss Kosten und Risiken überwiegen
  • Business Case muss berechtigt und dokumentiert sein

2. Erfahrungslernen

  • PRINCE2 Projektmanagement basiert auf Erfahrungen, dem Lernen aus Fehlern und deren Dokumentation
  • Lektionen aus vorhergehenden Phasen des PRINCE2 Projekt berücksichtigen

3. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten

  • Rollen werden je nach Organisationsstruktur definiert und sind fest in die Prozesse eingebunden
  • Zu Beginn klare Erwartungen an Stakeholder festlegen
  • Hierzu zählen: Auftraggeber:innen, Projektleiter:innen, Projektteams, Kundinnen und Kunden sowie Lieferant:innen

4. Phasen steuern das Projekt

  • Gliederung in kontrollierbare Projektphasen ermöglicht es Projekte mit unterschiedlichem Projektgröße zu bewältigen und zu steuern
  • Periodische Reviews der Überprüfung durch Projektmanager und Vorstand trennt eine Projektphase von nächster
  • Ständige Beobachtung der Risiken als Frühwarnsystem

5. Management by Exception

  • Fixe Kennzahlen leiten das Projekt sowie Abweichungstoleranzen, die den Befugnissen von Projektleiter:innen Handlungsspielraum eröffnen
  • Eingreifen des Vorstandes ist begrenzt
  • Bei Eskalation durch Ausnahmen schreitet Lenkungsausschuss ein bzw. der Projektmanager kommuniziert Probleme

6. Produktorientiertes Handeln

  • Endergebnisse bzw. Spezialistenprodukte von Projekt und einzelnen Projektphasen stehen bei PRINCE2 Methode im Mittelpunkt
  • PRINCE2 Projekt konzentriert sich auf Beschaffenheit der Endprodukte
  • 26 Dokumente mit dem Fokus auf deren Qualitätsmanagement

7. Flexible Umsetzung je nach Projektumgebung

  • PRINCE2 passt Projekte flexibel an Projektumgebung, Priorität, Risiken und Rahmenbedingungen an
  • Projektmanager muss Vorgehensweise auf Bedürfnisse anpassen für optimale Ziele im Rahmen der Methoden
  • nicht immer alle Projektrollen und Management-Produkte notwendig

Prince2 Themen im Projektmanagement


Was durchgeführt wird, halten die Themen fest. Sie sind die Arbeitsdimensionen, die dauerhaft beobachtet und erledigt werden müssen und umfassen verschiedene Wissensbereiche mit notwendigen den Informationen für das Management. Die Aufgabenstellungen können an das jeweilige PRINCE2 Projekt angepasst werden.

1. Business Case

  • Wirtschaftliche Rechtfertigung für Projekt ist Basis für die Feststellung eines Nutzens und immer notwendig und muss laufend überwacht werden
  • Feststellung über Durchführbarkeit eines Projekts
  • Offenbart, wie durch PRINCE2 eine Idee zu nutzenbringender Investition wird mit fortlaufend überarbeiteter Orientierung an Unternehmenszielen
  • dauerhafte Aktualisierung durch Projektmanager:in sowie Grundlage für Evaluation nach jeder Phase

2. Projekt-Organisation

  • Organisation bei PRINCE2 definiert Aufgaben und Kompetenzen einzelner Beteiligten klar
  • Schlüsselrollen: eine Rolle können mehrere Personen bzw. eine Person kann mehrere Rollen übernehmen
  • Zuordnung ist befristet für Projektlaufzeit

3. Projektplan, Phasenplan sowie Teamplan (eventuell Ausnahmeplan)

  • Gutes Konzept birgt Scheitern vor
  • Planung wird vom Projektplan zum Teamplan immer detaillierter und Zeithorizont genauer, auch durch die Aktualisierung nach jeder Phase
  • Stellen Qualität sicher auch durch Kommunikation und Information der Mitarbeiter:innen
  • Maxime für Steuern einer Phase nach PRINCE2
    • Projektplan für Lenkungsausschuss
    • Phasenplan für Projektmanager:in
    • Teamplan für Teamleiter:in
    • Ausnahmepläne können alle der drei Pläne ersetzen

4. Risikoanalyse

  • Aufdecken, Bewerten und Kontrollieren möglicher Risiken
  • Gegenmaßnahmen für potenzielle Risiken definieren und führen eines Risikoprotokolls
  • Hauptrisiken in PRINCE2 Business Case übernehmen um Unsicherheiten vorzubeugen

5. Qualitätsmanagement

  • Qualitätskontrollsystem wird definiert und implementiert
  • sicherstellen, dass Anforderungen erfüllt und Funktionen vom Endprodukt gewährleistet werden
  • Soll-Ist-Vergleich bis zum Projektabschluss per Qualitätsprotokoll anhand von vier Bereichen:
    • Qualitätsmanagementsystem
    • Qualitätssicherungsfunktion
    • Qualitätsmanagementstrategie
    • Qualitätssteuerung
  • Kommunikation der Qualitätsmerkmale und Umsetzungsmaßnahmen

6. Klarer Umgang mit Änderungen im Projektplan

  • Konfigurationsmanagement stellt sicher, dass Versionen und Status von einzelnen Produkten zurückverfolgbar ist
  • ermöglicht, immer an aktueller Version zu arbeiten
  • Bei Änderungsbedarf der Planung entscheidet der Projektmanager bzw. die Projektmanagerin oder das Änderungsgremium vor deren Implementierung
  • Änderungen durch:
    • allgemeine Probleme
    • Änderungsanträge
    • Qualitätsmängel

7. Fortschrittsüberwachung

  • Ständige Überwachung der Durchführbarkeit von Projekten
  • Konzeption freigeben, adaptieren oder Eskalation erfolgt (Gründe meist in Umwelten zu suchen)
  • Entscheidungsprozess der Planung, des Soll-Ist-Vergleichs und der Eskalation sowie über Fortführung

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Automatische Soll-Ist-Vergleiche mit TimeTracks Projektverfolgung

Prince2 Prozesse leicht erklärt


Das PRINCE2 Projektmanagement ist ein prozessbasierter Ansatz zum Managen der Produktlieferung von Organisationen. Wie ein Projekt durchgeführt wird, definiert die PRINCE2 Methode in abzuarbeitenden Punkten. Diese offenbaren die Resultate der Projektziele. Die PRINCE2 Prozesse verlangen also von dem Projektmanager bzw. der Projektmanagerin die einzelnen Projektphasen innerhalb von Budget und Zeit zu beenden. Hierzu können die Prozesse von Projektmanager:innen angepasst werden, damit Projektteams optimal arbeiten können und die Ressourcen bestmöglich verwenden.

1. Starting up a project

Der Start von Projekt stellt fest, ob ein PRINCE2 Projekt und seine Produkte machbar sind. Hierzu ist die Genehmigung des Mandats vom Projektantrag notwendig sowie die geschäftliche Rechtfertigung folgt. Dieser PRINCE2 Prozess soll Voraussetzungen für Initiierung sicherstellen. Von dem/der Projektleiter:in muss der Projektbericht mit der Formulierung des Projektvorschlags und Geschäftsfalls, der Vergabe von Rollen, erste Planungen von Vorgehensweisen, Lösungsansätze, benötigten Ressourcen und Veranschlagungen zur Implementierung erstellt werden.

2. Initiating a Project

Dieser PRINCE2 Prozess schafft solide Grundlagen für die Initiierung durch Organisation und klare Definitionen der Arbeit und des Budgets. Mit dem Überblick über die Aktivitäten des gesamten PRINCE2 Projektmanagements bis zur Lieferung der Produkte ist der Prozess die Grundlage für das klar kommunizierte Vorhaben an alle Projekt-Beteiligten. Das umfasst ebenfalls den Projektplan mit Leistungszielen von Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiken und Nutzen. Auch die ständige Bearbeitung des Nutzenrevisionsplans und Business Case dürfen nicht vernachlässigt werden. Management Produkte und Kommunikationkanäle sind außerdem klar zu definieren. Hilfreich ist hierbei der OKR Zyklus.

3. Directing a project

Dem Vorstand vom Projekt wird es mit diesem PRINCE2 Prozess ermöglicht, für das gesamte PRINCE2 Projekt Verantwortung zu tragen. Der Lenkungsausschuss gibt somit die Richtung vor und ist eine Instanz zur Kontrolle in entscheidenden Momenten. Er gibt Freigaben zur Intiierungsphase sowie zur Planung und ist an der fortlaufenden Überwachung vom Nutzen in allen Phasen beteiligt, bis zum Projektabschluss.

4. Controlling a stage

Dieser PRINCE2 Prozess sichert die Organisation, Überwachung, Qualitätsprüfung und Arbeitsübergabe vom Projektmanager an das Team und den Teamleiter bzw. die Teamleiterin. Um den Erfolg zu kontrollieren, werden offene Punkte bearbeitet, Fortschritte an die Stakeholder kommuniziert und eventuell Korrekturmaßnahmen vorgenommen, um innerhalb der Toleranzgrenzen zu bleiben. An den Projektvorstand durch Projektmanager:innen gelieferte Statusberichte sind im Bedarfsfall maßgeblich für Änderungen.

5. Managing Product Delivery

Dieser Prozess der PRINCE2 Methode soll Produktlieferung sicherstellen und eine Steuerung sowie Kontrolle zwischen Projektmanager:innen und Teamleiter:innen in der Projektarbeit gewährleisten. Planung und Erwartungen an das Produkt garantieren Arbeitspläne für jeweilige Arbeitspakete, welche durch den Lenkungsausschuss eine Genehmigung erhielten. Das Management der Produkte ist für das Team Übergabe, Durchführung und Berichterstattung an, sowie die Abnahme der Produkte durch Projektmanager und Projektmanagerinnen.

6. Managing Stage Boundaries

Das Management der Phasenübergänge verbindet in der PRINCE2 Projektmanagementmethode einzelne Phasen durch die Planung der folgenden, die Aktualisierung des Projektplans und des Geschäftsfalls, die Dokumentation vom Abschluss der Phase und die Erstellung von einem Ausnahmeplan. Eine Überprüfung von Qualität und Einhaltung des Projektplans nach jeder Phase verwalten die PRINCE2 Prozessgrenzen. Hiernach wird entschieden, ob ein Projekt eingestellt wird. Lenkungsausschuss und Projektmanager:innen beurteilen dafür Phase und Qualität vom Produkt um das PRINCE2 Projekt weiterhin zu rechtfertigen und Risiken zu beurteilen. Der Prozess wird Ausführung kurz vor Ende einer Phase ausgeführt und die Lessons Learned werden von den Projektmanagern und Projektmanagerinnen dokumentiert, um die kommende Arbeit zu optimieren. Die Starterlaubnis für die folgende Projektphase gibt der Lenkungsausschuss.

7. Closing a Project

Der PRINCE2 Prozess zum Projektabschluss definiert das Ende der Arbeit am Projekt durch die Abnahme des Endprodukts, die Dokumentation und die Übergabe vom Nutzenrevisionsplan sowie die Erstellung des Abschlussberichts. Es ist ein klares Ende durch die Auslieferung der Produkte an den Kunden. Projektmanager:innen tragen die Verantwortung für die Aktivitäten im Rahmen des Projektabschlusses. Besonders praktisch ist hierfür TimeTracks Berichtswesen, welche all Ihre aufgezeichneten Projektzeiten automatisch in übersichtliche Berichte umwandelt.

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TimeTracks innovatives Berichtswesen

 

Dokumente des PRINCE2 Projektmanagements


Es müssen nicht immer alle 26 Produkte angewendet werden. Diese sollten je nach der Umgebung angepasst werden, denn sonst entstünde Mehrarbeit durch eine zu große Komplexität.

  1. Projektbeschreibung
  2. Projektleitdokument
  3. Geschäftsfall
  4. Konfigurationsdatensatz
  5. Konfigurationsmanagementstrategie
  6. Projektstrukturplan (Produktstrukturplan, Teamplan, Phasenplan)
  7. Arbeitspaket
  8. Kommunikationsmanagementstrategie
  9. Produktbeschreibung
  10. Qualitätsmanagement-Strategie
  11. Qualitätsliste
  12. Risikomanagement-Strategie
  13. Risikoliste
  14. Projektstatusbericht
  15. Produktstatusbericht
  16. Teamstatusbericht
  17. Ausnahmebericht
  18. Spezifikationsabweichung
  19. Phasenabschlussbericht
  20. Projekttagebuch
  21. Liste der Offenen Punkte
  22. Report der Offenen Punkte
  23. Projektabschlussbericht
  24. Erfahrungsprotokoll
  25. Erfahrungsbericht
  26. Nutzenrevisionsplan

Anpassung an die Projektumgebung

„Projects in Controlled Environments“ – Das ist der Leitfaden für PRINCE2 um flexibel zu arbeiten. Abwandlung der 7 Themen und Prozesse möglich, die Prinzipien sind beizubehalten. Die PRINCE2 Methode ist also für alle Projektarten national, global, in jeder Branche ob öffentlich oder privat, unabhängig vom Unternehmensbereich geeignet. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Projektmanager bzw. die Projektmanagerin PRINCE2 optimal an jeweiligen situativen Kontext anpassen kann. Projekte und eine Navigation nach PRINCE2 erfordern Erfahrung und Schulungen, um die Prinzipien bestmöglich einzuhalten und Produkte optimal zu erstellen.

Warum ist Prince2 für Ihr Vorhaben sinnvoll?


Die Integration von PRINCE2 und dessen Prinzipien in eine Organisation bringen folgende Vorteile mit sich:

  • Projekte mit flexiblen Rahmenbedingungen und unterschiedlicher Komplexität
  • Toleranzgrenzen geben Spielraum und Planabweichungen sind schnell ersichtlich
  • Fehlermanagement und Lektionen beugen gleichen Fehlern im Verlauf zukünftiger Vorhaben vor
  • Jede/r Mitarbeiter:in während des gesamten Projekts ist zur richtigen Zeit am richtigen Arbeitsort und hat genauen Arbeitsauftrag
  • Dauerhafte geschäftliche Rechtfertigung macht Nutzen immer nachvollziehbar
  • Transparenz und Kommunikation aller Stakeholder. Projektmanager und Projektbeteiligten

Zeiteffizienz und Kosteneffizienz resultieren aus den Charakteristika der PRINCE2 Methode bei korrekter Anwendung durch qualifizierte Projektmanager und Projektmanagerinnen.

Erfolgsfaktoren im Prince2 Projektmanagement

Ein erfolgreiches Projektmanagement spannt sich an den drei Faktoren von Zeit, Kosten und Qualität auf. Wenn diese sich nicht synchronisieren, werden Ziele oftmals nicht erreicht. Gründe hierfür sind eine mangelhafte Projektkommunikation, schlechte Projektvorbereitung und Planung, mangelnde Ressourcenverfügbarkeit, zu optimistische Annahmen sowie unklare Rollenverteilungen.

Der Erfolg Ihrer Vorhaben kann durch folgende Faktoren positiv beeinflusst werden:

  • Klar definierte Ziele
  • Rückhalt durch die Führungsebene
  • Stakeholder Management
  • Risiko- und Konfliktmanagement
  • Funktionierendes Teamwork
  • Kommunikation
  • Erfahrene Projektleitung

Projektziele im Prince2 Projektmanagement richtig definieren

Die Definition ambitionierter, aber nicht überfordernder Projektziele ist eines der Schlüsselmomente von Innvovation und Fortentwicklung Ihres Unternehmens. Mithilfe des OKR-Zyklus, einem flexiblen Framework zur Zieldefinition, verfügen Sie über ein wichtiges Werkzeug zur strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens per „Objectives and Key Results“.

Unterstützung durch eine Projektmanagement Software


Um Ihre Vorhaben besser verfolgen und Arbeitszeiten auszuwerten, können Ihnen als Projektmanager:innen und Projektleiter:innen cloudbasierte Softwares wie TimeTrack einen entscheidenden Vorteil bieten. Die Web-App können Sie von überall verwenden und somit jederzeit Ihren individuellen Projektplan verfolgen, auswerten und abrechnen.

Hierfür bietet sich auch die elektronische Stempeluhr von TimeTrack an, welche sogar Projekte und Tätigkeiten vorschlägt, an welchen Sie zuletzt arbeiteten. Der Zeiteinträge werden von der Stempeluhr automatisch gespeichert und es gibt einen schnellen Wechsel zwischen verschiedenen Projekten. So können Sie Arbeitszeiten und Projektaufwände einfach und klar nachvollziehen. Probieren Sie unsere 14-tägige Testversion und überzeugen Sie sich selbst!

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Fazit


Projektmanager:innen können durch die komplexen Anforderungen der PRINCE2 Projektmanagement Methode vor Herausforderungen gestellt werden. Um die sieben Prinzipien, Themen und Prozesse einhalten zu könne, ist ein guter Überblick über Arbeitszeiten und den Projektverlauf notwendig. Holen Sie sich Hilfe durch TimeTrack und verschaffen Sie sich als Projektmanager:in somit mehr Zeit für andere Angelegenheiten, die Ihre Aufmerksamkeit verlangen.