Homeoffice-Regelungen_Titelbild

Seit Beginn der Pandemie hat Homeoffice im ganzen DACH-Raum enorm an Bedeutung gewonnen. Viele Arbeitgeber bieten ihren Arbeitnehmern die Möglichkeit an, im Homeoffice zu arbeiten, um einen Beitrag zur Bekämpfung der COVID 19 Pandemie zu leisten und ihre Arbeitnehmer zu schützen. Hier ein Überblick der wichtigsten rechtlichen Vorgaben in Bezug auf Homeoffice.

 

Homeoffice Regelung in Deutschland

Nach der Corona-Arbeitsschutzverordnung sind Arbeitgeber verpflichtet, Homeoffice anzubieten. Nur wenn wichtige betriebliche Gründe gegen Homeoffice sprechen, hat der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung im Betrieb zu erbringen. Eine Pflicht für den Arbeitnehmer, Homeoffice tatsächlich zu nutzten, ist laut der Verordnung nicht vorgesehen. Soweit Homeoffice dem Arbeitnehmer aber zumutbar ist, soll er das Angebot auch annehmen.

Wichtige Vorgaben der Corona-Arbeitsschutzverordnung im Überblick:

  • Wenn keine betrieblichen Gründe entgegenstehen, muss der Arbeitgeber Homeoffice anbieten;
  • Es gibt keine Verpflichtungen seitens des Arbeitnehmers, das Homeoffice zu nutzen;
  • Wenn kein Homeoffice möglich ist, hat der Arbeitgeber die Arbeitsstätte so zu gestalten, dass eine Ansteckung mit COVID-19 möglichst vermieden wird;
  • Betriebliche Treffen sind nur dann erlaubt, wenn sie unbedingt notwendig sind;
  • Bei mehr als 10 Arbeitnehmern sollen möglichst kleine Arbeitsgruppen gebildet werden und soweit möglich, soll zeitversetzt gearbeitet werden;
  • Der Arbeitgeber hat medizinische Gesichtsmasken (OP Masken) zur Verfügung zu stellen.

Arbeitnehmer haben für jeden Homeoffice-Tag einen Anspruch auf eine nicht steuerbare Homeoffice-Pauschale. Diese beträgt fünf Euro pro Tag, maximal jedoch € 600 pro Jahr. Mit der Homeoffice-Pauschale sollen vor allem die im Zusammenhang mit Homeoffice anfallenden Mehrkosten, daher erhöhte Heiz-, Strom- und Wasserkosten abgegolten werden.

Homeoffice Regelung in Österreich

Am 1. April 2021 ist in Österreich ein lang erwartetes Homeoffice-Gesetz in Kraft getreten, das Arbeitgebern und Arbeitnehmern mehr Flexibilität und Planbarkeit sowie steuerrechtliche Vorteile bringt.

Homeoffice-Gesetz sieht weiterhin keine Homeoffice-Pflicht vor und beruht daher auf Freiwilligkeit. Weder der Arbeitgeber kann einseitig Homeoffice anordnen noch hat der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch auf Homeoffice. Andere Vorgaben gelten allerdings für COVID-19-Risikogruppen. Gehört der Arbeitnehmer zur Risikogruppe laut der COVID- 19-Risikogruppe-Verordnung, hat er einen Anspruch auf Erbringung seiner Arbeitsleistung in Homeoffice oder auf eine geeignete Gestaltung der Arbeitsstätte, um eine Ansteckung mit COVID-19 mit größtmöglicher Sicherheit auszuschließen.

Wichtige Eckpunkte des österreichischen Homeoffice-Gesetzes:

  • Schriftliche Vereinbarung: Homeoffice-Bedingungen und Auflösungsvorgaben sind schriftlich zu vereinbaren. Unter Einhaltung einer einmonatigen Frist kann die Vereinbarung von beiden Seiten aus wichtigem Grund – etwa bei einem Wohnungswechsel des Arbeitnehmers oder bei betrieblichen Erfordernissen – gekündigt werden.
  • Homeoffice nur in einer Wohnung möglich: Arbeit im Homeoffice liegt nur dann vor, wenn ein Arbeitnehmer Arbeitsleistungen in seiner Wohnung erbringt. Der Begriff „Wohnung“ erfasst aber nicht nur den Hauptwohnsitz sondern auch eine Wohnung an einem Nebenwohnsitz oder etwa die Wohnung des Lebensgefährten. Zu beachten ist, dass die Arbeit in Kaffeehäusern, Bibliotheken, Hotelzimmern oder im öffentlichen Raum steuerrechtlich kein Homeoffice-Tag darstellt.
  • Arbeitsmittel und Büromaterialien: der Arbeitgeber muss auch im Homeoffice dem Arbeitnehmer alle nötigen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Wenn der Arbeitnehmer seine eigenen Arbeitsmittel inklusive Internet-Verbindung im Homeoffice verwendet, hat er Anspruch auf einen Aufwandsersatz. Der Arbeitgeber kann auch weitere anfallende Kosten (Strom, Heizung, Arbeitsmöbel) übernehmen.
  • Homeoffice-Pauschale: Vollständige Homeoffice-Tage sind besonders aus steuerlicher Sicht ausschlaggebend: Für den Arbeitgeber besteht pro Arbeitnehmer in den Jahren 2021 bis 2023 die Möglichkeit, bis zu drei Euro pro Homeoffice-Tag – maximal jedoch 300 Euro pro Kalenderjahr – eine nicht steuerbare Homeoffice- Pauschale zu erhalten. Wird die Pauschale nicht ausgeschöpft, können Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten in den Arbeitnehmerveranlagungen 2021 bis 2023 geltend machen.
  • Werbungskosten für die Homeoffice-Einrichtung: bislang waren Ausgaben für Einrichtungsgegenstände nur dann steuerrechtlich abzugsfähig, wenn ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorlag. Mit der Neuregelung können künftig Arbeitnehmer, die sich zu Hause einen eigenen Arbeitsplatz für das Arbeiten im Homeoffice einrichten, zusätzlich bis zu 300 Euro als Werbungskosten steuerlich absetzen. Für die steuerliche Absetzbarkeit muss kein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer vorliegen. Damit die Kosten für 2020 angeschafftes Mobiliar nicht verfallen, können Teile des 300-Euro-Rahmens für 2021 ins Jahr 2020 vorgezogen werden.
  • Unfälle im Homeoffice bleiben durch die Unfallversicherung gedeckt: Unfälle im Homeoffice im Zusammenhang mit der ausgeübten Beschäftigung gelten als Arbeitsunfälle. Außerhalb der eigenen vier Wände, des Nebenwohnsitzes oder der Wohnung eines nahen Angehörigen oder Lebensgefährten, gilt diese Unfallversicherung daher grundsätzlich nicht. Die Unfallversicherung greift wiederum dann, wenn man Kinder vom Homeoffice in die Schule bzw. den Kindergarten bringt.
  • Arbeitszeitvorschriften und Arbeitsruhe sind einzuhalten: Sämtliche Rechtsvorschriften bezüglich Arbeitszeit und Arbeitsruhe sowie individuelle vertragliche Arbeitszeit- Vereinbarungen sind auch bei der Arbeit im Homeoffice anzuwenden.

Homeoffice Regelung in der Schweiz

Die Schweizer Covid-19-Verordnung 3 sieht ebenfalls vor, dass Arbeitgeber vermehrt Homeoffice anbieten sollen und insbesondere besonders gefährdete Personen am Arbeitsplatz zu schützen haben. Homeoffice ist immer dort anzubieten, “wo dies aufgrund der Art der Aktivität möglich und mit verhältnismäßigem Aufwand umsetzbar ist”.

Der Arbeitgeber muss auch im Homeoffice dem Arbeitnehmer alle nötigen Arbeitsmittel zur Verfügung stellen, ist aber zu keinen Auslagenentschädigungen wie für Strom-, Internet- oder Mietkosten verpflichtet.

 

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice in Deutschland

Im Homeoffice sind dieselben Arbeitszeiterfassungsregeln wie bei Arbeit im Betrieb zu beachten.

Nach der aktuellen Gesetzeslage in Deutschland ist der Arbeitgeber jedenfalls verpflichtet, die Arbeitsstunden, die über acht Stunden täglich hinausgehen, zu dokumentieren. Entsprechende gesetzliche Regelung sieht der § 16 Arbeitszeitgesetz vor. Demzufolge gibt es in Deutschland aufgrund der nationalen Gesetze keine grundsätzliche Verpflichtung zur Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeit. Diese Regeln gelten auch für Homeoffice.

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) allerdings entschieden, dass EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber innerhalb der EU zu einer vollständigen Erfassung der Arbeitszeit verpflichten müssen. Somit müssen EU-Mitgliedstaaten dafür sorgen, dass künftig geleistete Arbeitsstunden lückenlos und systematisch dokumentiert werden, mit Anfangs- und Endzeiten sowie Pausen. Sämtliche Arbeitsstunden – also nicht nur Überstunden bzw. Arbeitsstunden der dem Mindestlohngesetz unterliegenden Arbeitnehmer – müssen künftig genau aufgezeichnet werden.

Aber ab wann gilt generelle Aufzeichnungspflicht? Eine Frist zur Umsetzung des Urteils hat der Europäische Gerichtshof nicht gesetzt. Wann sich in Deutschland die Gesetzeslage ändern wird, steht noch nicht fest. Das Arbeitsgericht Emden hat aber bereits in seiner zweiten Entscheidung zum Thema Arbeitszeiterfassung bestätigt, dass der Arbeitsgeber bereits jetzt Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer – auch bei Arbeit im Homeoffice – lückenlos zu erfassen hat. Diese Entscheidung zeigt, dass eine fehlende Aufzeichnung und Kontrolle der Arbeitszeit schon jetzt mit nicht unerheblichen Risiken behaftet ist.

 

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice in Österreich und der Schweiz

Auch im Homeoffice sind Arbeitszeiten genau aufzuzeichnen bzw. alle Arbeitszeitbestimmungen einzuhalten. Aus den Aufzeichnungen der Arbeitszeit müssen gemäß Arbeitszeitgesetz folgende Informationen klar ersichtlich sein:

  • Beginn und Ende jeder Arbeitsphase
  • Dauer und Lage jeder Ruhepause, sowie
  • Ruhe– und Ersatzruhetage.

Bei überwiegender Tätigkeit im Homeoffice besteht nach österreichischem Recht (§ 26 Abs 3 AZG) die Möglichkeit, lediglich Saldenaufzeichnungen über geleistete Arbeitszeit zu führen. Solche Saldoaufzeichnungen müssen nur das Ausmaß der täglich geleisteten Arbeitszeit enthalten. Ob solche vereinfachten Saldoaufzeichnungen nach der bereits erwähnten EuGH-Entscheidung weiterhin zulässig sein werden, ist noch nicht abschließend geklärt. Mit bloßen Saldenaufzeichnungen lässt sich insbesondere die Einhaltung der Ruhezeiten schwer garantieren. Deshalb wurden zuletzt unionsrechtliche Bedenken gegenüber § 26 Abs 3 AZG geäußert.

 

Zeiterfassung im Homeoffice mit TimeTrackArbeitszeiterfassung Stundenzettel

TimeTrack – Stundenzettel

Ein webbasiertes Zeiterfassungssystem wie TimeTrack unterstützt Ihre Mitarbeiter bei Zeiterfassung im Homeoffice. TimeTrack ist orts- und zeitunabhängig und eignet sich perfekt für Erfassung flexibler Arbeitsformen wie Homeoffice. Mit TimeTrack stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Mitarbeiter im Homeoffice die gesetzlichen Arbeits-und Ruhezeiten einhalten und haben allfällige Mehr- und Überstunden stets im Überblick.

Um Homeoffice Tage im TimeTrack System zu erfassen, legen Sie zunächst einen neuen Abwesenheitstyp an (Einstellungen > Arbeitszeiterfassung > Abwesenheiten). Dieser wird folglich Homeoffice benannt und ihm zusätzlich ein Kürzel (z.B, Home/HO) und eine Farbe zugewiesen. Abschließend wählen Sie im Dropdown Menü „Zählt als1 Tag und aktivieren Sie die Option „Zählt als Stundenabbau„, bevor Sie dies speichern. Nun kann der Benutzer über die Abwesenheitsanträge, einen Homeoffice Antrag stellen. Die Homeoffice Tage werden im Stundenzettel vermerkt und die Jahressumme unter Stundenübersicht angezeigt. Testen Sie doch jetzt die Zweiwöchige Probeversion von TimeTrack!