Performance Management: die wichtigsten Grundsätze

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Performance Management

Bei einer durchschnittlichen Arbeitswoche von 40 Stunden aufwärts ist es wenig überraschend, dass es in den meisten Unternehmen hier und da zu müden und unmotivierten Mitarbeitern kommt. Wer das umgehen möchte um die Höchstleistung aus sich und seinem Team rausholen zu können braucht vor allem eins, ein gutes und modernes Performance Management.

Performance Management: Definition

Performance Management oder zu Deutsch Leistungsmanagement bezeichnet die Steuerung und Kontrolle aller Faktoren, die zur Optimierung des Unternehmensprozess beitragen. Performance Management zielt dabei besonders darauf ab die individuellen Ziele der Mitarbeiter, mit denen der Firma zu vereinen um so eine optimale Grundlage für ein motiviertes und wirtschaftlich rentables arbeiten zu schaffen. In einem guten Performance Management profitiert jede Instanz vom Kunden über das Projekt bis hin zum Gesellschafter von der individuellen Verbesserung der Arbeitsprozesse. Während andere Teildisziplinen einen klaren Stufenplan verfolgen, ist der Leistungsprozess im Bereich des Performance Management mehr als ein kompletter Zyklus zu verstehen.

Der Ablauf als Zyklus

Performance Management ist ein Teil des Projektmanagements. Es beginnt zum Startschuss jedes neuen Projekts und bleibt bis zum Abschluss dieses bestehen. Jeder Auftrag, der ein Anfang und ein Ende hat, ist somit auch Teil des Leistungsmanagements. Zyklus deshalb da die Mitarbeiter*innen innerhalb der Prozesse priorisiert werden und sich diese Relevanz erst dann löst, sofern der Arbeitsvertrag nicht mehr beständig ist.

Klassisches Performance Management im Vergleich zu Performance Management 4.0

Im klassischen Sinne:

Um das bestmögliche aus dem Unternehmen raus zu holen, setzten die meisten Firmen leider immer noch auf die nicht mehr zeitgemäße Variante des Klassischen Performance Management. Das Problem dabei ist, dass das klassische Performance Management auf dem sogenannten Management of Objectives (MbO) basiert. Das Management of Objectives ist ein Instrument aus dem Motivationstool für Projektleiter. Hier werden konkrete Zielvereinbarungen zwischen den einzelnen Instanzen und dem Linienvorgesetzten getroffen, die in einem festgelegten Zeitraum erledigt werden sollen. Als Motivation für die Mitarbeiter wird meist eine finanzielle Prämie als Anreiz zu maximaler Leistung angesetzt.

In der Theorie gar nicht schlecht, das Problem:

Für Unternehmen, die flexibel und agil bleiben wollen, ist es nicht mehr umsetzbar. Wer es 2018 noch nicht wusste musste es spätestens bis 2020 einsehen: Digitalisierung und eine agile Unternehmensstruktur sind nicht nur profitabel, sondern eine Bedingung, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Flexibilität ist für den Bäcker nebenan aber grade auch für digitale Berufsfelder unabdinglich, weswegen Performance Management 4.0 die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen ist.

Digitalisierung Titelbild

Performance Management 4.0:

Um auch zukünftig am Markt bestehen zu können setzt das moderne Performance Management auf ein gemeinsames Vereinbaren von Zielen.

Die gemeinsame Zielvereinbarung impliziert hier weniger Routineaufgaben, die bis zu einer bestimmten Abgabefrist erledigt sein müssen und niemand wirklich gerne macht. Sie geht Hand in Hand mit der Digitalisierung eines Unternehmens. Sie lässt Zeiterfassungstools wie TimeTrack Projekte planen und strukturieren während es den eigentlichen Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, schrittweise mehr Verantwortung zu übernehmen. Die auszuführenden Instanzen wie Angestellte und Teamleiter erfahren eine Motivationssteigerung und die Chance auf berufliches Wachstum während Projektmanager und Führungsebene einen transparenteren Blick auf Kennzahlen, Rechnungen und Projektverläufe haben. Im besten Fall kommt es hierbei noch zu einer Kostensenkung durch das Vermeiden von Überstunden.

Woran sich gutes Performance Management erkennen lässt

Ein gut funktionierender Leistungsprozess setzt sich wie eine Maschine aus der Summe seiner Teile zusammen. Ist ein Zahnrad nicht geölt wirkt es sich negativ auf alle folgenden Arbeitsschritte aus. Ein gut funktionierendes Leistungsmanagement erkennt man also an einem gut funktionierenden Arbeitsprozess und nicht an einem jährlichen Evaluations Gespräch.

 Worauf kann Einfluss genommen werden?

  • Zieldefinitionen und Zielvereinbarung
  • Leistungserfassung, Leistungsmessung und Leistungsbeurteilung
  • Anreizsysteme

Jedes Unternehmen hat zusätzlich die Möglichkeit individuelle Ergänzungen in Abhängigkeit zu den firmeninternen Unternehmenszielen vorzunehmen. Klar ist jedoch, dass grade Transparenz, Motivation und Leistungsmessung wichtige Variablen im Leistungsmanagement sind.

Zieldefinitionen und Zielvereinbarungen:

Im Performance Management haben sie die Möglichkeit zwischen Individualzielen, Teamzielen, Bereichszielen und Unternehmenszielen zu kategorisieren.

Nachdem eine Einordnung in eine der Bereiche getroffen wurde, ist bei der Definition und Kommunikation des Ziels auf eine klare und nachvollziehbare Struktur zu achten. Ein schwammig definiertes Ziel wirkt sich wie ein Lauffeuer auf alle weiteren Arbeitsschritte aus und ist somit eine Gefahr für weitere Aufgabenfelder des Projektmanagements.

Leistungserfassung, Leistungsmessung und Leistungskontrolle

Die Leistungserfassung ist neben den Mitarbeitern eins der wichtigsten Felder im Performance Management. Um in diesem Bereich positive Effekte zu erzielen, können sie dank der digitalen Vielfalt auf Softwaretools wie TimeTrack zu greifen. TimeTrack gibt einen transparenten Überblick über die tatsächlich verbrachte Zeit an einem beliebigen Projekt.

Zeiterfassungstools haben sowohl für Sie als Projektmanager als auch für Ihre Mitarbeiter positive Auswirkungen, da sie dabei helfen ein Projekt fristgerecht planen, steuern, kontrollieren und abliefern zu können, während es gleichzeitig einen ganzheitlichen Überblick über bereits erarbeitete Projekte, Löhne und Gehälter bietet.

Motivation durch die Auswahl der richtigen Anreizsysteme

Unter Anreizsystemen ist grob gesagt alles verstanden was die Mitarbeiter*innen zu besserer Leistung motiviert.

Während das klassische Performance Management noch auf finanzielle Prämien als Anreizsysteme setzt, findet man im modernen Performance Management Prämien, die eine tatsächliche Bedeutung für die Mitarbeiter*innen hat und perfekt auf die Bedürfnisse und Interessen abgestimmt ist. Studien ergaben nachweislich das Geld allein stetig an Bedeutung verliert und somit auch nicht die erhoffte Motivation auslöst.

Innovativere Möglichkeiten zur Motivationsbildung sind hier vor allem individuelle Prämien wie:

  • Technische Produkte
  • Exklusive Fortbildungsprogramme
  • Urlaubsreisen
  • Individuelle Boni

Die Vorteile des modernen Performance Managements

Wenn Sie nun alte und neue Anreizsysteme vergleichen, stellen Sie vielleicht fest, dass Sie auf lange Sicht nicht nur weniger Geld ausgeben und motiviertere Mitarbeiter*innen haben, sondern punktuell sogar von den Früchten Ihrer Saat ernten können.

Nehmen wir das Beispiel, dass sie sich als Projektleiter für das Anreizsystem „Exklusive Fortbildungsprogramme“ entscheiden und eine Mitarbeiterin die vereinbarte Zielstellung in abgesprochener Art und Weise mehr als zufriedenstellend erledigt hat. Sie erhält nun die Möglichkeit auf eine finanzierte Fortbildung im Bereich ihrer Kompetenzen und hat somit die Chance sich eine eigene Expertise aufzubauen, während sie bei zukünftiger Neubesetzung dieser Stelle nicht mehr auf externe Bewerber*innen angewiesen sind, sondern die neu erworbene Kompetenz ihrer internen Mitarbeiter*innen nutzen können. So vermeiden sie als Führungsposition Zeit, Geld und Nerven und fördern gleichzeitig die Motivation und Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter*innen.

Der Umstieg auf Performancemanagement 4.0 bietet außerdem einen deutlich transparenteren Projektablauf was ein Schnelleres eingreifen und somit auch einen zufriedenen Kunden mit sich bringt. Sie haben die Möglichkeit von überall zu jeder Zeit als Einheit an aktuellen Projekten zu arbeiten und sparen gleichzeitig noch knappe Ressourcen.

Performance Management beeinflusst die Motivation der Mitarbeiter

Transparency_Titelbild

Ein Beispiel hierfür ist die Vertragslaufzeit der angestellten Mitarbeiter. Hier zeigt sich, dass Mitarbeiter eines Unternehmens mit gutem Performance Management deutlich länger in diesem bleiben als in Unternehmen, wo Performance Management keine Bedeutung hat. Mit langjährigen Mitarbeitern steigt wiederum sowohl die individuelle Vergütung als auch die Fachkompetenz in den jeweiligen Bereichen, womit es Vorteile für alle bringt.

Neben dem Fachwissen kann Performance Management bei richtiger Durchführung zu einer Reduktion von stressbedingten Erkrankungen wie dem Burnout beitragen. Leistungsmanagement führt somit auch zu geringeren Ausfallquoten.

Motivation steigern und Effizienz erreichen – Anleitung zum Anwenden in drei Schritten.

Schritt 1 „Projektpläne definieren“

Nachdem Sie die Beschwerden und Bitten ihrer Mitarbeiter*innen erfasst und ausgewertet haben erfolgt jetzt die Konkretisierung. Handlungspläne sind das Instrument der Wahl, um die Motivation der beschäftigten Personen zu festigen und für sie nutzbar zu machen. Dabei werden die Personen gebeten ihre Zielvorstellungen klar zu definieren und genau zu beschreiben wann welche Handlung wo ausgeführt wird. Ohne konkretisierte Handlungspläne wird die neu dazugewonnene Motivation nicht von Dauer bleiben.

Welche Qualitäten braucht ein Projektplan?

  • Realistisch
  • Umsetzbar
  • Transparent
  • Routine geeignet

Schritt 2 „Was motiviert mein Team?“

Um motiviertere Mitarbeiter zu bekommen muss zunächst festgestellt werden, wodurch das Team mehr Motivation generieren würde. Gleichzeitig muss überprüft werden welche Faktoren sich aktuell negativ auf die Motivation Ihrer Mitarbeiter auswirken.

Egal ob es das Arbeitsklima oder die zugeteilte Aufgabe einer Person in Ihrem Team ist. Einen negativen Reiz zu entfernen ist oftmals schneller und kostengünstiger um zusetzten als einen neuen zu integrieren. Ein Beispiel hierzu wäre den Verzicht auf unnötigen Papierkram durch den Ersatz von Zeiterfassungstools wie TimeTrack. Wenn Sie einen angenehmen Reiz hinzufügen wollen, könnten Sie hier die Anreizsysteme aus dem Bereich Performance 4.0 wählen.

Schritt 3 „Projektzeiterfassung“

Lob und Reflektion sind ein wichtiger Bestandteil, um Motivation dauerhaft zu integrieren. Nutzen Sie deshalb hierfür den Einfluss der digitalen Möglichkeiten und wählen Sie als Projektmanager ein geeignetes Projektzeiterfassungstool wie TimeTrack, um Ihren Mitarbeitern eine tägliche Visualisierung und Evaluierung ihrer Erfolge zu ermöglichen. Sofern alles zufriedenstellend ist, bekommen Ihre Mitarbeiter einen sofort Effekt in der Form eines selbst einsehbaren Feedbacks. Falls noch etwas abzuändern ist oder es zu nicht eingeplanten Kostenpunkten kommt haben sie durch das transparente Design eine Sicherung von agilem Handeln und können den Fehler sofort kommunizieren und beheben.

Fazit

Performance Management 4.0 ist nicht aufhaltbar deswegen müssen wir die Vorteile und Innovation annehmen, um ein agiles Unternehmenskonzept zu sichern, Motivation zu generieren, Kunden zufrieden zu stellen und zukunftssicher zu bleiben. Die fortschreitende Digitalisierung ist nicht unser Feind, sondern unser Freund und das sollten wir mit Projektzeiterfassungstools wie TimeTrack nutzen!

Time Track bietet dabei die Möglichkeit den Prozess für alle Transparent zu gestalten und konkrete Aussagen über Termine, Projekte, Zeiterfassung und verbrauchte Ressourcen zu liefern. Es bildet die optimale Grundlage, um als digitales Messinstrument Verwendung zu finden. Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie das Tool jetzt 14 Tage lang kostenlos! 

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