Technisches Facility Management: So planen Sie Ihre Mitarbeiter optimal ein

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Modernisierung und individuelle Konzepte mit zukunftsorientierten Maßnahmen sind notwendig. Wie werden Unternehmensführer/-innen allen Anforderungen gerecht und schaffen eine übersichtliche Planung der Einsatzzeit und des Arbeitsortes aller Mitarbeitenden?

Technisches Facility Management Definition


Das sogenannte technische Gebäudemanagement ist eine Subkategorie des Facility Managements. Es umfasst die Instandhaltung und den Betrieb der gesamten technischen Infrastruktur von Immobilien.

Dabei handelt es sich nicht nur um die vielen verschiedenen Bereiche der Bewirtschaftung eines Gebäudes, sondern auch um den Bau und die Vorbereitung von Gebäuden. Umbau, Umnutzung und Bausanierung der Gebäude gehören ebenfalls zu den Services des Facility Managements.

Objektleiter im Technischen Facility Management


Facility Manager – so werden die Experten bzw. Expertinnen der Bereiche vom Gebäudemanagement genannt. Zu ihnen gehören Ingenieur/-innen, Techniker/-innen und Meister/-innen mit unterschiedlichsten Abschlüssen und diversem KnowHow. Facility Manager kümmert sich um gesamte Lebensdauer der Immobilie, von der Vorbereitung bis zum Abriss vom Gebäude.

Arbeitsgeber/-innen müssen also ihre Mitarbeitenden übersichtlich einplanen und sie über ihre Arbeitszeit und den Einsatzort informieren. Die Planung von Mitarbeiter/-innen kann mit dem Terminplan von TimeTrack schnell und einfach erfolgen. Sind die Schichten zugeteilt, dann bietet der Terminplan die perfekte Lösung.

 

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Terminplan von TimeTrack

 

Jederzeit und überall ist genau ersichtlich, wer sich wann und wo aufhalten muss. Somit schafft man sich nicht nur einen optimalen Überblick, sondern man kommt auch der gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach.

 

 

Die Branchen des technischen Facility Managements

Das Gebäudemanagement ist also eine Verwaltung von Immobilien. Man könnte es daher auch Liegenschaftsverwaltung einer Immobilie anstatt Facility Management nennen. Die verschiedenen Branchen, die das Facility Management betreffen, reichen von der Planung bis zum Abriss. Es betrifft alles, was dafür sorgt, dass eine Immobilie optimal genutzt werden kann.

  • Lichttechnik: Aufgabe von Lichtsystemen ist es durch die Erfahrung von Experten optimal beleuchtete Flächen und Räume zu schaffen.
  • Sicherheitstechnik: Die Installation und Wartung von Fenster-Sicherungen, Brandmeldeanlagen und Einbruchsschutz fallen in den Bereich der Sicherheitstechnik.
  • Sanitärtechnik: Bau, Wartung und Behebung von Fehlern der Bereiche von Anlagen für Wasser und Abwasser gehören zur Sanitärtechnik.
  • Energie Management: Die technischen Anlagen zur Energienachfrage und des Energieangebots müssen optimal geplant und im Bau frei von Störungen installiert werden.
  • Kommunikationstechnik: Telefon, Fax, Internet und noch viel mehr – das gehört alles zu dem Bereich der Technik, die den Datenaustausch betrifft. Die Kommunikationstechnik ist mit ihren Maschinen für Einrichtungen unverzichtbar.
  • Umwelttechnik: Die Umwelttechnik befasst sich mit der Installation und Wartung von Systemen zum technischen Schutz der Umwelt und hat einen hohen Wert. Es gehört zum Beispiel die Entsorgung von Giftmüll dazu.
  • Gebäudetechnik: Unter Gebäudetechnik bzw. Gebäudesystemtechnik wird zum Beispiel die Bedienung von Lichtanlagen, Klimaanlagen und Alarmanlagen verstanden.

 

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Warum ist professionelles technisches Gebäudemanagement wichtig?

Das technische Gebäudemanagement soll reibungslose Abläufe garantieren und das gesamte „Ökosystem eines Gebäudes“ frei von Störungen halten. Die einzelnen Anlagen sind also regelmäßig zu überprüfen, um auch die Sicherheit der Anwesenden garantieren. Im Fall von Störungen sollten bereits Handlungsoptionen bekannt sein. Bestenfalls sind Fehler sogar frühzeitig zu erkennen und vermeiden.

Die Verantwortlichen müssen für einen Notfallservice sorgen, damit die Anlagen jederzeit richtig betrieben werden. Manches ist schwer umzusetzen, da zum Beispiel oft sehr viele Objekte betreut werden, aber nur wenige Mitarbeitende zur Verfügung stehen. Sie müssen so oftmals täglich bis zu drei verschiedene Objekte anfahren, um die Instandhaltung zu garantieren.

Ein guter Zeitplan und ein hervorragender Dienstplan sind notwendig. Die automatische Dienstplanung von TimeTrack kann Sie dabei unterstützen. Sie bietet Vorteile der optimierten Arbeitszeit und Performance des gesamten Unternehmens.

Technisches Facility Management und seine Aufgaben


Zu dem technischen Gebäudemanagement gehören verschiedene Bereiche, welche den komplexen Sachverhalt möglich machen. Um welche es sich handelt, erfahren Sie im Folgenden.

Welche Aufgaben gehören zum Facility Management?

Die Aufgaben des Facility Managements sind also vielfältig und betreffen ebenso unterschiedliche Anlagen, die für den Betrieb von einem Gebäude unverzichtbar sind. Das operative Management kann in kaufmännisches, technisches und infrastrukturelles Facility Management und das Flächenmanagement unterschieden werden.

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  1. Der kaufmännische Anspruch stellt Verwaltung, Controlling und Personaldienstleistungen sicher.
  2. Technische Experten befassen sich mit Instandhaltung, Sicherheitstechnik und Energie, wie zum Beispiel bei Lichtsystemen.
  3. Die Infrastruktur fällt der Betrieb des Gebäudes, der Parkraum und Abfallwirtschaft betrifft.
  4. Verwaltung, Nutzung und Optimierung von Flächen eines Gebäudes sind Aufgabe des Flächenmanagements.

Das strategische Gebäudemanagement beschäftigt sich mit verschiedensten Aspekten der Sicherheitstechnik, Kommunikationstechnik, Instandhaltung und Entwicklung in Hinsicht auf die strategische Planung von Einrichtungen.

Softwares im Facility Management


Wie in den meisten Bereichen, gibt es auch für Technik der Instandhaltung und andere Inhalte mittlerweile professionelle Softwares, die den Usern Ihren Arbeitsalltag erleichtern. Es ist sinnvoll sie einzusetzen, denn so handelt man nicht nur zukunftsorientiert, sondern ebenfalls profitabel.

Flexible Terminplanung mit TimeTrack

Im technischen Gebäudemanagement kann TimeTrack eine große Hilfe sein. Beispielsweise kann der Terminplan in der Web-App dazu genutzt werden, einen Arbeitseintrag vorzunehmen und direkt Adresse sowie zusätzliche Details hinzuzufügen. So ist für jeweilige Mitarbeitende direkt ersichtlich, welche Aufgabe zu welcher Uhrzeit wichtig ist und erledigt werden muss.

So bleibt die Planung immer flexibel, denn jeder hat eine Übersicht über diesen Terminplan. Kurzfristige Änderungen sind jederzeit möglich und auch mit mobilen Endgeräten einzusehen. Notizen, wie klare Anweisungen für die anstehenden Aufgaben, ermöglichen genaues und übersichtliches Planen.

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Zeiterfassung per Desktop, Tablet oder Smartphone

Stempelung per GPS Tracking

Mit TimeTrack ist auch die Nachverfolgung der Mitarbeitenden per GPS kein Problem. Mit der Zeiterfassung für Gebäudereiniger können einzelne Personen sich nicht mehr zu früh einstempeln. Die Manipulation der Arbeitszeiten ist vorgebeugt. Das spart dem Unternehmen dann bares Geld, denn der Überstundenausgleich wird sich sicherlich reduzieren.

Das GPS Tracking funktioniert über TimeTrack QR Codes, die für jedes Projekt, Gebäude oder Objekt erstellt werden. Mitarbeitende können sich dann über das Scannen des Codes als anwesend zeigen und die digitale Stempeluhr wird automatisch aktiviert.

Facility Management: Moderne technische Anlagen


Erneuerung und Digitalisierung machen vor nichts Halt. Deswegen ist es umso wichtiger, den technischen Neuerungen nachzugehen. Die Installation der technischen Innovationen kann dann durch das Computer Aided Facility Management geschehen. Das ist genau der digitale und vernetzte Prozess des Gebäudemanagements, der eine einheitliche und automatisierte Datenauswertung ermöglicht.

Fazit


Bedienung, Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Instandhaltung von gebäudetechnischen Anlagen gehören zur alltäglichen Herausforderung des technischen Facility Managements. Mit der Weiterentwicklung des Betriebs und durch neue technische Konzepte muss auch eine Entwicklung des Unternehmens passieren.

Nutzen Sie die technischen Möglichkeiten für sich und starten Sie jetzt mit einem zukunftsorientierten Gebäudemanagement, das mit einfachen Hausmeistertätigkeiten nun wirklich nichts mehr zu tun hat! Lassen Sie sich von der Digitalisierung und technischen Neuerungen unterstützen und machen Sie den ersten Schritt in Richtung Smart-Building! Testen Sie jetzt die 14-tägige Probeversion von TimeTrack und überzeugen Sie sich selbst von den vielen Vorteilen.