TimeTrack Zeiterfassung und Personio Personalverwaltung
Mit TimeTrack alle Arbeitszeiten erfassen und mit einem Klick in Personio abrechnen.
Ihre perfekte Kombination für effiziente HR- und Zeitwirtschaftsprozesse
Ultimative Lösung für Unternehmen mit komplexen Anforderungen: Nutzen Sie die Stärken beider Systeme!
Unternehmen, die Personio nutzen, profitieren von einer erstklassigen HR-Plattform. Doch bei komplexen Arbeitszeitmodellen, tariflichen Zuschlägen und Kombination von Einsatzplanung, Projektzeiterfassung und Zeiterfassungsterminals stoßen Standard-Zeiterfassungssysteme an Grenzen. TimeTrack ergänzt diese Lücke.
Der Vorteil der Konfiguration TimeTrack/ Personio
Automatisierte Datenübertragung:
- Stammdaten: Mitarbeiterdaten aus Personio werden stündlich in TimeTrack aktualisiert.
- Anwesenheiten & Projektzeiten: Erfasste Zeiten in TimeTrack werden automatisch an Personio übermittelt.
- Zeiteinträge: Synchronisation einzelner Zeiteinträge oder vollständiger Stundenzettel.
- Abwesenheiten: Bidirektionale Synchronisation (automatischer Import/Export) von Abwesenheiten zwischen beiden Systemen.
Export der Zuschläge aus TimeTrack für Personio Payroll:
- In TimeTrack berechnete Zuschläge (Nacht-, Feiertags-, Wochenend- oder individuelle Zuschläge) werden als Datei heruntergeladen und in Personio einfach importiert.
Laden Sie das Dokument herunter und erfahren Sie, wie Zuschläge mit TimeTrack berechnet werden und wie der Export für Personio Payroll funktioniert:
Die Stärken von Personio und TimeTrack im Überblick
Personio: Stärkste HR-Features
- Bewerbungsmanagement (ATS)
- Onboarding & Offboarding Workflows
- Digitale Personalakte
- Vertragsmanagement
- Talent- & Performance-Management
- Vergütungsmanagement
- Mitarbeiter-Self-Service
- Personio Payroll
TimeTrack Features – Highlights:
- Komplexe Zuschlagsberechnung (tariflich, individuell, automatisiert)
- Flexible Arbeitszeit- & Pausenregelungen
- Schnittstellen zu den ERP-Systemen (SAP, Business Central…) und Lohnabrechnungssystemen (DATEV, ADDISON…)
- Terminal- & Zutrittskontrolle (Hardwareanbindung)
- Projektzeiterfassung inkl. Budgets & Kostenstellen
- Schicht- & Personaleinsatzplanung mit Bedarf, Qualifikationen & Automatiken
- Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – automatischer Abruf
- Umfassende Reisekostenabrechnung
- Automatische Compliance-Prüfungen (Ampelsysteme)
Zeiterfassung im Vergleich: TimeTrack vs. Personio
| Funktionsbereich | TimeTrack Zeiterfassung | Personio Zeiterfassung |
|---|---|---|
| Arbeitszeitmodelle | Sehr flexible, tarifliche und individuelle Modelle | Basis Arbeitszeitmodelle, ohne Regelungen |
| Zuschlagsberechnung | Komplexe, frei definierbare Regeln + automatische Berechnung | / |
| Pausenlogik | Mehrstufige Pausenmodelle, Sonderfälle & gesetzliche Prüfung | Grundlegende automatische Pausen |
| Schichtplanung | Vollwertiges Einsatzplanungs-Modul | Nicht enthalten |
| Projektzeiterfassung | Integriert inkl. Auswertungen | Basic Funktionen |
| eAU (AU-Daten) | Automatischer Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten von Krankenkasse | nur über DATEV |
| Hardware-Terminals | Terminals & Zutrittskontrolle voll integriert | Keine Terminalanbindung |
| Skalierbarkeit | Zielgerichtet für mittlere & große Unternehmen (100- 10.000 MA) | Für einfachere Szenarien |
| Reisekostenabrechnung | umfassende Reisekostenabrechnung | / |
| Schnittstelle | TimeTrack → Personio | Personio → TimeTrack |
TimeTrack mit Personio konfigurieren (8 Schritte)
- Stellen Sie sicher, dass Sie sowohl ein Konto bei TimeTrack als auch bei Personio haben.
- Melden Sie sich bei Personio an und gehen Sie zu Einstellungen > Integration > API-Zugriffdaten.
- Klicken Sie auf „Neue Zugriffsdaten generieren“ und geben Sie einen Namen für die Integration ein, z. B. „TimeTrack Integration“. Wählen Sie die Option „Andere“ für die Integration aus.
- Kreuzen Sie alle personenbezogenen Daten an und wählen Sie die Mitarbeiterattribute aus, die über die Personio-App über die API an externe Systeme übertragen werden sollen. Die Mitarbeiterattribute können Sie selber definieren bzw. hinzufügen.
- Nachdem Sie dies getan haben, werden Ihnen Ihre API-Zugriffsdaten angezeigt.
- Kopieren Sie Ihre Kunden-ID und Ihren API-Secret und klicken Sie auf „Speichern“.
5. Loggen Sie sich im TimeTrack ein und gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein > Integration > Personio
6. Klicken Sie auf „Personio konfigurieren“ . Geben Sie die Daten (Kunden ID und Secret Code) ein.
7. Benutzerverknüpfung
Sie können Personio-Benutzer entweder manuell oder automatisch in TimeTrack importieren.
- Automatischer Import: Alle Benutzer aus ausgewählten Gesellschaften werden samt relevanter Stammdaten (z. B. Arbeitszeitmodell, Pausenregelung) übernommen.
- Manueller Import: Sie wählen gezielt aus, welche Benutzer importiert werden sollen, mit Filtermöglichkeiten nach Gesellschaften.
Wenn ein Benutzername oder eine E-Mail-Adresse bereits in TimeTrack vorhanden ist, wird der Benutzer automatisch verknüpft. Fehlt eine E-Mail-Adresse in Personio, wird eine Beispieladresse erstellt, die Sie später anpassen können.
Beim Import werden die Stammdaten aus Personio übernommen, darunter z. B.:
- Name, Geburtsdatum
- Arbeitszeitmodell
- Feiertagsplan
- Pausenregelungen
- Urlaubsanspruch
- Zuschlagsmodell
- Weitere in Personio gepflegte benutzerspezifische Daten
8. Ihr TimeTrack Account ist jetzt mit Personio verbunden.
Abwensenheiten Sync
Im System können Sie festlegen, ob Abwesenheiten aus TimeTrack nach Personio exportiert oder von Personio nach TimeTrack importiert werden sollen – abhängig davon, welches System Sie als führend für die Abwesenheitsverwaltung verwenden. Dabei wählen Sie die entsprechenden Abwesenheitstypen beider Systeme aus und verknüpfen diese miteinander. Nach Abschluss der Konfiguration wird automatisch ein Workflow erstellt, der eine korrekte und kontinuierliche Synchronisation der Daten zwischen den Systemen sicherstellt.
Synchronisation durch Workflows
Die Daten-Synchronisation von Abwesenheiten und Anwesenheiten kann zwischen Systemen flexibel per Workflow eingerichtet werden z. B.:
- stündlich
- täglich
- zum Monatsende
Diese Zeitintervalle lassen sich individuell definieren, je nach Bedarf des Unternehmens.
Was ist Personio?
Personio ist eine cloudbasierte Softwarelösung für das Personalmanagement in Unternehmen. Sie bietet verschiedene Funktionen, um HR-Prozesse effizienter zu gestalten und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Dazu gehören individuell anpassbare Funktionen wie Personalverwaltung, Bewerbermanagement, Gehaltsabrechnung und HR-Analytics. Sie können sich so um Ihre Mitarbeitende in jeder Phase – von Recruiting bis Mitarbeiterentwicklung kümmern.
Geeignet für:
Mittlere- und Großunternehmen
Zeiterfassung mit TimeTrack
TimeTrack ermöglicht es Unternehmen, den Aufwand für die Lohnverrechnung erheblich zu reduzieren. Mithilfe der webbasierten, mobilen oder Terminal-App können Arbeits– und Projektzeiten bequem erfasst werden, wobei eine automatische Synchronisierung mit der Cloud erfolgt. Dank der automatischen Generierung von Stundenzetteln berücksichtigt TimeTrack die individuellen Arbeitszeitmodelle Ihrer Mitarbeiter und erspart Ihnen den mühsamen manuellen Eingabeprozess. Der Stundenzettel erfasst sowohl Anwesenheitszeiten als auch Projektzeiten und kann mit nur einem Klick heruntergeladen und für die Lohnverrechnung verwendet werden.