10_hilfreichsten_zeitmanagement_methoden

Zeitmanagement ist für viele Unternehmer eine Herausforderung, während andere geschafft haben es zu meistern. Obwohl es kein Rezept zum perfekten Zeitmanagement gibt, wurden über die letzten Jahren einige hilfreiche Techniken entwickelt, die vielen Unternehmern den Arbeitstag erleichtert haben, sodass sie ihn produktiver gestalten konnten. Wir haben die 10 hilfreichsten Zeitmanagement Methoden für Sie herausgesucht und zusammengefasst, damit Sie das meiste aus Ihrer Zeit herausholen können:

1) Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist sehr einfach und gehört zu den bekanntesten Zeitmanagement Methoden.

So funktioniert’s

Bevor Sie mit einer Aufgabe beginnen, schreiben Sie diese auf. Danach stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten und arbeiten währenddessen an Ihrer Aufgabe. Sobald die Zeit abgelaufen ist, markieren Sie Ihre Aufgabe mit einem Häkchen und machen 5 Minuten Pause. Diesen Prozess wiederholen Sie so oft, bis Sie Ihr Ziel erreicht haben. Ein 25-Minuten-Intervall wird “Pomodori” genannt. Nach jeweils vier “Pomodori” machen Sie eine längere Pause, die etwa 15-20 Minuten dauert.

Obwohl die Pomodoro-Technik schon etwas älter ist, bleibt Sie sehr beliebt, da sie viele Vorteile mit sich bringt. Zum einen bekommen Sie mit der Zeit ein besseres Gefühl dafür, wie lange Sie an bestimmten Aufgaben sitzen, zum anderen verbessert sich Ihre Konzentrationsfähigkeit, da Sie regelmäßige Pausen machen und sich während den 25 Minuten Arbeit besser fokussieren können.

2) Die SMART Methode

Wer Ziele erfolgreich erreichen will, muss sie SMART formulieren. Die SMART-Methode hilft Unternehmern dabei Ziele leichter umzusetzen, Prioritäten zu setzen und Mitarbeiter zu motivieren.

So funktioniert’s

S – Spezifisch: Ziele müssen präzise definiert sein. Ihre Ziele sollten keinen Interpretationsspielraum haben, sondern eine klare Orientierung geben. Zudem ist es immer vorteilhaft, wenn Ziele positiv formuliert sind, da sie so motivierender wirken.

M – Messbar: “You can’t manage what you can’t measure” – Ziele müssen messbar sein, um verwirklicht zu werden. Es gibt viele Kennzahlen, die Unternehmen verwenden können, um Ihre Fortschritte zu verfolgen z.B. Umsatz, Konversionsraten, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit usw.

A – Attraktiv: Ziele müssen attraktiv sein. Nur wenn Beteiligte zielstrebig und motiviert sind, können gesetzte Ziele erreicht werden.

R – Realistisch: Ziele müssen realistisch sein. Viele Unternehmer schätzen sich als sehr ambitioniert ein, dabei sind ihre gesetzten Ziele meist unrealistisch. Um Ihren Erfolg zu garantieren, sollten Sie Ihre Ziele so formulieren, dass Sie Ihre Ressourcen (verfügbare Zeit und Geld) berücksichtigten und sich von Mitarbeitern, die in bestimmten Bereichen bereits mehr Erfahrung sammeln konnten, beraten lassen.

T – Terminiert: Ziele brauchen Deadlines. Damit soll kein Leistungsdruck, sondern Leistungsanreiz entstehen. Mitarbeiter prokrastinieren mit Zeitvorgaben weniger und arbeiten bzw. organisieren sich besser. Viele Unternehmer setzen sich sogar persönliche Deadlines, um Aufgaben bzw. Projekte schneller zu erledigen.

3) Das Pareto Prinzip (80/20-Regel)

Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Die übrigen 20% der Ergebnisse erfordern mit 80% den größten Aufwand. Hier sind ein paar Beispiele:

  • Viele Unternehmen erzielen 80% ihres Umsatzes durch 20% ihrer Kunden.
  • Viele Banken betreuen mit 20% ihrer aufgewendeten Zeit 80% ihrer Kunden.
  • Wer klare Prioritäten setzen kann, schafft es mit 20% Aufwand, 80% seiner Aufgaben Arbeit zu erledigen.

Der Sinn und Zweck der Pareto-Methode ist es mit möglichst wenig Input (Aufwand), den maximalen Output (Ergebnis) zu bekommen. Aus diesem Grund muss man lernen, Prioritäten zu setzen und wichtige Aufgaben zuerst zu erledigen. Die 80/20-Regel wird häufig mit der Eisenhower-Matrix, eine weitere Zeitmanagement Methode, in Verbindung gesetzt, da diese näher erklärt, wie man Aufgaben nach Wichtigkeitsgrad ordnet.

4) Die Eisenhower-Matrix

Das Eisenhower-Prinzip ist eine sinnvolle Methode, um Ressourcen effektiv einzusetzen. Die Matrix ermöglicht es anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen anhand deren Wichtigkeit und Dringlichkeit. Es ergeben sich demnach vier Kombinationsmöglichkeiten: A, B, C und D.

Eisenhower-Matrix

So funktioniert’s

A-Aufgaben sind sofort selbst zu erledigen.

B-Aufgaben sind aufzuschreiben und im Laufe des Tages selbst zu erledigen.

C-Aufgaben sind bestenfalls an kompetente Mitarbeiter weiterzugeben, damit Sie sich wichtigeren Aufgaben widmen können.

D-Aufgaben werden nicht erledigt.

Die Eisenhower Matrix wird oft kritisiert, da dringende Aufgaben nicht immer in den Vordergrund kommen müssen. Nichtsdestotrotz, bringt die Matrix viele Vorteile mit sich, wie zum Beispiel, dass Sie mit der Zeit ein besseres Gefühl bekommen Prioritäten bei Ihren Tätigkeiten zu setzen und Aufgaben an Mitarbeiter weitergeben, wenn Sie bereits genug zu tun haben. Weiters ist das Eisenhower-Prinzip eine sehr hilfreiche Zeitmanagement Technik, wenn man knappe Ressourcen hat und seine Zeit sinnvoll und effektiv einsetzen möchte.

5) Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist eine Zeitmanagement Technik, die die Wichtigkeit eines schriftlichen Tagesplan hervorhebt. Wer To-do-Listen täglich verwendet weiss, dass sie den Arbeitstag erleichtern und den “zeitlichen Aufwand” – der meistens nur ein paar Minuten entspricht- wert sind.

So funktioniert’s

A – Aufgaben, Termine, Meetings und geplante Tätigkeit vor Arbeitsbeginn (oder am Vorabend) aufschreiben. So ist der Arbeitstag gleich viel strukturierter und Sie setzen sich konkrete Ziele.

L – Länge der einzelnen Aufgaben schätzen. Mit der Zeit bekommen Sie ein besseres Gefühl dafür, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben nehmen- so lernen Sie realistische Ziele zu setzen.

P – Puffer einplanen. Es kann immer etwas unerwartetes dazwischen kommen (ein Meeting, ein Anruf, Sie bekommen eine dringende Aufgabe zugeteilt etc.). Integrieren Sie daher Zeitpuffer. (Tipp: Wenn Sie bei der Planung denken, dass sich noch eine weitere Tätigkeit ausgeht, ist das meistens nicht der Fall – lieber für morgen lassen!)

E – Entscheidungen treffen. Ihr Arbeitstag ist begrenzt, weshalb Sie Prioritäten setzen müssen. Manche Aufgaben sind dringender/ wichtiger als andere. Rangieren Sie Ihre Aufgaben.

N – Nachkontrolle. Am Ende Ihres Arbeitstages sollten sich sich ein paar Minuten nehmen und Ihren Plan zu beurteilen. Überprüfen Sie wie viele Aufgaben Sie erledigt haben und ob Sie sich realistische Ziele gesetzt haben. Was offen geblieben ist, wird einfach auf den morgigen Plan übertragen. Sie werden merken, wie mit der Zeit immer weniger Aufgaben auf den nächsten Tag übertragen werden.

6) Das Timeboxing Prinzip

Das Timeboxing Prinzip wurde vorhin kurz in der ALPEN-Methode besprochen. Das Prinzip basiert darauf, dass man im Tagesplan zusätzlich zu den geplanten Aufgaben, Zeitintervalle notiert. Dadurch lernt man einzuschätzen, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben beanspruchen. Gleichzeitig, sollte man auch Zeitpuffer einplanen, da immer etwas unerwartetes dazwischen kommen kann. Jeder der schon in einem Team gearbeitet hat, weiss, dass ein Meeting schnell einmal länger dauert, ein Kollege auf einen zukommen kann, um nach Hilfe zu fragen, oder ein Kunde unerwartet anruft und ein längeres Gespräch daraus entsteht.

Aus diesem Grund ist das Timeboxing Prinzip im Zeitmanagement so wichtig. Damit lernt man sich realistische Ziele zu setzen und mehr Aufgaben von seiner To-do-Liste zu streichen. Gleichzeitig erkennt man, dass oft ungeplante Ereignisse am Arbeitsplatz passieren, weshalb man Zeitpuffer erstellt, um sich nicht täglich darüber zu ärgern.

7) Getting-Things-Done-Methode (GTD-Methode)

Die GTD-Methode ist eine weitere Zeitmanagement Technik, die Anwender dabei unterstützt, ihre Aufgaben effizient und vor allem, stressfrei zu erledigen. Aufgaben werden nach Wichtigkeit sortiert, große Aufgaben in kleinere Tätigkeiten unterteilt, sodass Anwender entspannter Ihre Ziele erreichen können. Die GTD-Methode lässt sich in 5 Schritten zusammenfassen.

Schritt 1: Sammeln

Bei der GTD-Methode ist es zunächst wichtig alle Ideen, Informationen oder Aufgaben, die einem in den Sinn kommen zu sammeln und schriftlich zu vermerken. Sie können frei entscheiden, ob Sie Ihre Gedanken lieber auf einen Zettel aufschreiben oder alles auf Ihrem Laptop speichern. Wichtig ist, dass Sie einen zentralen Eingangskorb haben, so haben Sie einen besseren Überblick und riskieren nicht eine Idee oder Aufgabe zu vergessen. Dieser Schritt kann einige Tage in Anspruch nehmen.

Schritt 2: Verarbeiten

Jetzt müssen Sie Ihren Eingangskorb verarbeiten. Stellen Sie sich für jede Idee/ Aufgabe die Frage: Kann und will ich jetzt etwas dafür tun? Wenn keine zeitnahe Handlung erwünscht ist, sortieren Sie die Idee/ Aufgabe aus Ihrem Eingangskorb, um Sie zu entsorgen oder auf eine “später Liste” zu setzen.

Wenn Sie auf Aufgaben stoßen, die Sie nicht länger als 2 Minuten kostet, sollten Sie diese sofort erledigen.

Schritt 3: Organisieren

Nachdem Sie Ihre Ideen bzw. Aufgaben aussortiert haben, ist der nächste Schritt sie zu organisieren. Die GTD-Methode schlägt vier Arten von Listen vor, die Ihnen dabei helfen sollen.

  • Die Projektliste: hier kommen Aufgaben drauf, die mehrere Schritte haben und somit nicht auf einmal erledigt werden können. Teilen Sie große Aufgaben auf kleinere Tätigkeiten auf, um sie effizienter zu erledigen und besser zu delegieren.
  • Nächste Schritte: hier kommen Aufgaben drauf, Sie zwar erledigen müssen, aber nicht zur Projektliste gehören und dementsprechend nicht aus mehreren Teilen bestehen (z.B. Privates, Telefonate, E-Mails, Besorgungen usw.)
  • Kalender: hier kommen alle Termin rein. Sie können sich auch Erinnerungen aufschreiben oder Deadlines notieren. Der Kalender sollte allerdings keine To-do-Liste darstellen. Hierfür ist die “Nächste Schritte” Liste gedacht.
  • Warten-auf-Liste: hier kommen alle Aufgaben rein, die delegiert werden können. Am besten schreiben Sie sich auf, an wen Sie bestimmte Tätigkeiten delegieren, um den Überblick nicht zu verlieren.

Schritt 4: Durchsehen

Es ist zwar wichtig seine Aufgaben zu organisieren, allerdings muss man auch regelmäßig Evaluierungen durchführen und seine Fortschritte verfolgen. Sobald Aufgaben bzw. Projekte erledigt sind, können Sie von der Liste gestrichen werden, um Platz für nächste Projekte zu schaffen. Gleichzeitig kann man seine Performance beurteilen und Lösungen suchen, wie bestimmte Prozesse effizienter ablaufen könnten.

Schritt 5: Erledigen

Nun heißt es Aufgaben erledigen. Dabei sollten Sie auf folgende Faktoren Rücksicht nehmen:

  • Kontext (Umgebung): Sie können am Weg in die Arbeit höchstens Telefonate führen oder E-Mails überprüfen. Den Projektbericht sollten Sie lieber im Büro schreiben.
  • Verfügbare Zeit: Manche Aufgaben erfordern mehr Zeit, als Sie im Moment zur Verfügung haben (zwischen zwei Meetings geht sich nicht immer alles aus).
  • Energie: Aufgaben, die Sie sorgfältig erledigen müssen, sollten Sie nicht erst später am Abend machen, sondern eher zu einem Zeitpunkt, wo Sie fokussierter sind.
  • Prioritäten: Nicht jede Aufgabe ist gleich wichtig. Wenn Sie eine Deadline in drei Tagen haben, können Sie Ihren monatlichen Mitarbeiterbericht auch um ein paar Tage verschieben, um sich auf die letzten Details des aktuellen Projektes zu kümmern.

Die Getting-Things-Done-Methode ist eine hilfreiche Zeitmanagement Technik, die wie jede andere Methode sowohl Vorteile als auch Nachteile hat. Einerseits ist die Methode sehr strukturiert, sodass sich Anwender gut organisieren können und zentral Ihre Ideen und Aufgaben verwalten können. Andererseits kann man sich auf das GTD-System verlassen und regelmäßig überprüfen und korrigieren. Eine Schwäche der GTD-Methode ist, dass sie Anwender nicht dabei unterstützt Prioritäten zu setzen. Hierfür ist die bereits besprochene Eisenhower-Matrix definitiv besser geeignet. Zudem nimmt die Technik viel Zeit in Anspruch, da Sie relativ aufwendig ist.

Nichtsdestotrotz ist die GTD-Technik äußerst hilfreich und lässt sich sehr gut mit anderen Zeitmanagement Methoden kombinieren. Welche Technik im Endeffekt am besten zu Ihnen passt, müssen Sie für sich entscheiden.

9) Einfach mal Nein sagen

Diese Zeitmanagement Methode unterscheidet sich von den anderen. Hier gibt es keine Theorie zu erklären und keine Schritte zu befolgen. Die vorletzte Zeitmanagement Technik, die wir ansprechen wollten ist: Einfach mal nein sagen. Viele von Ihnen bekommen täglich unerwartete Aufgaben delegiert. Mit der Aufgabe kommt meistens der Satz “kümmern Sie sich bitte darum, es ist wichtig/ dringend”. Obwohl die Aufgaben, an denen Sie gerade arbeiten ebenfalls wichtig/ dringend sind, lassen Sie alles stehen und liegen, um dieser neuen Tätigkeit nachzukommen.

Selbstverständlich gibt es Aufgaben, wo Sie der Experte oder die Expertin sind, weshalb Sie die beste Ansprechperson für diese Aufgabe sind. Das heißt allerdings nicht, dass Sie jedes mal alles stehen und liegen lassen müssen, um dieser Aufgabe nachzukommen. Wenn Sie also bereits schon genug auf Ihrem Tagesplan stehen haben und diese Aufgaben selber dringend erledigen müssen, sagen Sie Ihrem Mitarbeiter oder Kollegen ruhig einmal nein, um sich keinen zusätzlichen Stress zu machen.

10) Zeiterfassung Apps

Wer an vielen Aufträgen bzw. Projekten arbeitet weiss, dass schnell der Überblick verloren gehen kann. Oft konzentriert man sich zu sehr darauf, einzelne Aufgaben zu erledigen und hat im Nachhinein keine Vorstellung davon, wie effizient die gesamte Projektdurchführung war. Wenn man in einem Team arbeitet, wird das noch schwieriger, da der Erfolg des Projektes von mehreren Personen abhängt und man nicht ständig miteinander kommunizieren kann.

Damit die Zusammenarbeit in einem Team transparent und effizient bleibt, wurden Zeiterfassung Apps entwickelt, die es Ihnen ermöglichen Projekte und Aufträge zentral zu verwalten. Teammitglieder tragen täglich Ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten in ein gemeinsames System ein, damit das gesamte Team Projektfortschritte verfolgen kann. Zudem können sie jederzeit den Ist-Zustand Ihrer Projekte und Ihrer Ressourcen ansehen und Ihre Performance anhand von Statistiken und Berichten evaluieren.

Zusammengefasst, Zeiterfassung Tools helfen Ihnen dabei langfristig produktiver zu arbeiten. Natürlich passt nicht jede Zeiterfassung App zu jedem Unternehmen. Aus diesem Grund, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, bevor Sie sich für eine spezifische Lösung entscheiden. Fragen Sie sich: Worauf lege ich in meinem Team wert? Möchte ich die Arbeitszeit meiner Mitarbeiter verwalten? Oder interessiere ich mich doch mehr für unsere Projekte und deren effiziente Durchführung? Will ich sehen können wohin meine Zeit und mein Geld fließt? Will ich meine Projekte in Zukunft besser planen können, um Budgetüberschüsse zu vermeiden?

Zeiterfassung App: TimeTrack

Wenn Sie auf die letzten Fragen immer mit ja geantwortet haben, dann ist TimeTrack bereits eine passende Zeiterfassung App. TimeTrack legt viel Wert darauf, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter richtig zu erfassen, damit Sie den überblicken können, wohin Ihre Zeit fließt. Doch TimeTrack’s Fokus liegt bei der Projektzeiterfassung. Wir möchten Ihnen dabei helfen in Zukunft Projekte so zu planen, dass Sie sich keine Sorgen über Deadlines oder Budgetüberschüsse machen müssen. Die Projektdurchführung soll genauso ablaufen wie geplant und dabei unterstützen wir Sie. TimeTrack liefert umfassende Projektberichte, damit Sie als auch Ihr Team alle Tätigkeiten und Ausgaben überblicken können.

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