Die Prozessverbesserung leicht gemacht!

Es gehört sich für jedes Unternehmen die eigenen Prozesse stets zu verbessern. Das ist Ihnen wahrscheinlich schon lange klar, und trotzdem soll es immer wieder erwähnt werden. Wichtig ist das Wort „stets“, denn niemals darf man zufrieden sein mit dem aktuellen Status Quo. Dies hätte nämlich zur Folge, dass keine Veränderung angestrebt wird, was in der Geschäftswelt zum Tode führt! Prozessverbesserung gehört also zu den Erfolgsfaktoren im Projektmanagement.

Darum sollten Sie sich mit diesem Artikel einen Überblick der verschiedenen Methoden verschaffen, um Ihre Prozesse zu verbessern. Die Abläufe hierfür werden Schritt für Schritt erklärt und Sie können die Methodik genau den relevanten Schwachstellen gegenüber anpassen. So verläuft die Geschäftsprozessverbesserung genau dort, wo sie sollte und genau so, wie sie sollte!

Die kontinuierliche Prozessverbesserung – Definition und Erklärung

Unter „Verbesserungen des Geschäftsprozesses“ geht es um Möglichkeiten, den aktuellen Stand Ihrer Prozesse zu analysieren und diese anzupassen, so dass sich der Profit für Ihr Unternehmen erhöht. Dies kann durch bessere Effizienz geschaffen werden oder generell durch Sparen von Kosten. Im allgemeinen ist es wichtig, den Geschäftsprozessen stets ein Auge über die Schulter zu werfen und zu überprüfen, ob es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Sie nehmen also einen sogenannten Soll-Ist-Vergleich vor, um diese beiden Parameter Ihrer Projekte abzugleichen, und dann Änderungen vorzunehmen.

Um den langfristigen Erfolg von Unternehmen zu gewähren ist die kontinuierliche Prozessverbesserung Pflicht! Diese Erkenntnis ist unabhängig von der Grösse des Unternehmens oder dessen Branche zutreffend. Nur wenn Prozessverbesserungen vorgenommen werden und stetige Optimierung stattfindet überlebt eine Firma. Das liegt daran, dass Innovation und Verbesserungen dazu führen, dass ein Unternehmen mit der Zeit geht und nicht durch Erfindungen auf dem Markt oder neuen Regelungen zurückgelassen wird!

 

Ein Prozessverbesserung-Beispiel macht’s genau

Um Ihnen die Prozessverbesserung an einem Beispiel näher zu bringen schaut dieser Beitrag sich das Digitale Marketing an. In dieser Branche sind Prozessverbesserungen zentral, denn mit der Wichtigkeit des Internets steigt auch das Involvement im Digitalen Marketing. Stellen Sie sich vor, Sie wollen von Ihren Kunden die Email-Adressen gewinnen. Bisher wurde dies manuell vorgenommen, jedoch wollen Sie diesen Prozess nun verbessern:

Eine typische Prozessoptimierung sieht also wie folgt aus: Sie erstellen Beiträge, wie zum Beispiel Posts auf Instagram oder Videos auf Youtube, mit extrem hoher Qualität. Die Beiträge führen Kunden zu Ihrer Webseite, auf dieser dann Produkte oder ein Service gekauft wird. Während die Kunden auf der Webseite unterwegs sind, finden sie Download-Angebote, wie zum Beispiel eine Excel-Vorlage oder ähnliches. Diese Angebote sind kostenlos herunterzuladen, jedoch muss hierfür eine Email-Adresse hinterlassen werden. Die Email-Adresse wird schlussendlich automatisch (Achtung: Automatik ist hier wichtig!) in ein Verteilersystem übernommen und die Kunden können schlussendlich kontaktiert werden.

Dieser Prozess läuft komplett von alleine, wenn Sie ihn erst einmal aufgesetzt haben. Sie haben gerade unglaublich viel Zeit und Aufwand gespart und so ein hohes Niveau an Optimierung erreicht. Ihre Ziele, also das gewinnen von Email-Adressen und das erreichen Ihrer potenziellen Kunden, läuft nun von alleine und wohl besser als zuvor.

 

 

Die Prozessverbesserung mit TimeTrack

Wie Sie sofort erkennen können, ist eine der besten Möglichkeiten gewisse Prozesse zu verbessern, das Digitalisieren. So sparen Geschäftsführer bei dieser Art von Prozessmanagement nicht nur Arbeit sondern oft auch Kosten, so dass es sich um eine Art zwei-in-eins Option handelt. Darum ist es sehr sinnvoll, mit digitalen Tools zu arbeiten, die die Prozessoptimierung vereinfachen.

Ein solches Tool ist TimeTrack, welches die Produktivität von Mitarbeiter/-innen, und auch von Ihnen selbst, in die Höhe schießen lässt. Das liegt daran, dass gewisse Funktionen von TimeTrack genau diejenigen Schwachstellen in Prozessen ansprechen, die andernfalls schwierig zu verbessern sind.

Mit TimeTrack können Sie Abläufe wie zum Beispiel das Einteilen Ihrer Mitarbeiter/-innen vom Tool übernehmen lassen. Benutzen Sie hierfür die Online Stundenzettel Funktion. Mit dieser können die Arbeitnehmer ganz leicht eigene Arbeitszeiten anschauen und diese verwalten. Als Arbeitgeber können Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern automatisch Schichten zuteilen lassen auf Basis der nötigen Personen in einem Projekt. Sie sparen mit dieser Prozessverbesserung also auf zwei Fronten und steigern gleichzeitig noch die Zufriedenheit Ihrer Angestellten!

Die Methoden zur Prozessverbesserung

Die Geschäftsprozessverbesserung besteht aus der Analyse und Verbesserung von Geschäftsprozessen. So wie alle Lebewesen Veränderungen erfahren, wenn sie wachsen, verändert sich auch die Wirtschaft. Ihr Team hat möglicherweise Prozesse etabliert, die reibungslos funktionierten, als das Team noch klein war. Aber wenn das Team wächst, wachsen auch die Prozessanforderungen, wenn das Team so effizient wie möglich arbeiten möchte. In den meisten Fällen helfen diese Methode Teams dabei, Engpässe zu identifizieren, manuelle Aufgaben zu automatisieren und Strategien zur Verbesserung von Ineffizienzen zu entwickeln.

Es gibt neben einfacher Digitalisierung von Prozessen noch andere Schritte, die Sie gehen können, die schlussendlich zur Optimierung führen. In den folgenden Paragraphen werden mehrere Techniken angesprochen, die Sie anwenden können, um Ineffizienzen aufzudecken und zu optimieren.

Kontinuierliche Verbesserung – die Kaizen Methode

Kaizen, die japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, basiert auf dem Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung. Kaizen wurde aus der Idee heraus geboren, dass wir unser Leben kontinuierlich verbessern müssen, damit wir glücklicher und erfüllter leben können. Das gleiche Konzept kann auf die Wirtschaft angewendet werden. Denn wenn sich das Geschäft weiter verbessert, kann es erfolgreicher werden. Das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung ist es, wertschöpfende Aktivitäten zu optimieren und gleichzeitig Verschwendung zu eliminieren.

Um Verschwendungen zu eliminieren gibt es in der Kaizen-Methode drei Arten. Haben Sie diese drei Punkte im Griff, dann führt die Kaizen-Methode zu Verbesserungen!

• Eigentliche Verschwendung: alles, was Ressourcen verbraucht, aber keinen Mehrwert erbringt.
• Unausgeglichenheit: alles, was zu viel hergestellt wird, wofür es jedoch keinen Gebrauch gibt.
• Überlastung: alles, was zu viel gebraucht wird und darum zu defekten führt. Das können Maschinen sein, im schlimmsten Fall jedoch auch Ihre Mitarbeiter.

Der PDCA Zyklus

Der PDCA-Zyklus ist eine interaktive Problemlösungsstrategie, welche verwendet wird, um Prozesse zu verbessern und Änderungen umzusetzen. Die Idee ist es, wissenschaftliche Methoden nicht nur zur Qualitätskontrolle, sondern auch zur Prozessverbesserung einzusetzen. Schlussendlich wurden daraus vier Schritte, die diese Methode in Anspruch nimmt.

Die 4 Schritte des PDCA-Zyklus

1. Planen (Plan): Entscheiden Sie, welches Problem Sie lösen wollen und erstellen Sie einen Plan, wie das angegangen wird.
2. D​​​​urchführen (Do): Testen Sie den Plan in einem kleinen Rahmen.
3. Überprüfen (Check): Werten Sie den Test aus und analysieren Sie, ob der Plan im großen Stile Anwendung finden kann oder nicht.
4. Handeln (Act): Entscheiden Sie nun, wie und ob Sie Ihren Plan anpassen müssen. Setzen Sie diesen dann in Realität um.

Der Deming Kreis ist ein Zyklus stetiger Verbesserung. Sie wiederholen diese vier Schritte also genau so lange, bis das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht.

Das Lean Manufacturing

Es gibt viele Namen für diese Art der Prozessverbesserung, aber der gebräuchlichste ist Lean Manufacturing. Oft wird auch von Lean oder Just-in-Time-Fertigung gesprochen. Lean Manufacturing legt fünf Prinzipien fest.

Die fünf Prinzipien des Lean Manufacturing

1. Werte identifizieren
2. Wertstrom abbilden
3. Workflow entwickeln
4. Auf Nachfrage ausrichten
5. Kontinuierlich Verbesserung finden

Das Total Quality Management

Total Quality Management (TQM) ist eine kundenorientierte Methode, die eine kontinuierliche Verbesserung im Laufe der Zeit anstrebt. Diese Technik wird häufig im Supply Chain Management und anderen Kundenzufriedenheit-Projekten eingesetzt. TQM stützt sich stark auf datengesteuerte Entscheidungsfindung und Leistungskennzahlen. Während der Problemlösung werden Erfolgsmetriken verwendet, um festzustellen, wie der Prozess verbessert werden kann.

 

Der Six Sigma Prozess

Der Six-Sigma-Prozess ist eine Prozessverbesserungsmethode, die darauf abzielt, Abweichungen im Endprodukt zu minimieren. Diese Methode verwendet statistische Daten als Benchmark, um Führungskräften dabei zu helfen, die Prozessleistung zu verstehen. Ein Prozess gilt als optimiert, wenn die Anzahl der Fehler pro Million Zyklen weniger als 3,4 beträgt. Six Sigma wird häufig im Fertigungssektor eingesetzt, vor allem, weil es hilft, Fehler und Inkonsistenzen zu minimieren. Ziel ist es hier, auf Konsistenz hinzuarbeiten, die zur Kundenzufriedenheit führt.

Wenn Sie diese Methode anwenden, dann handeln Sie nach dem DMAIC-Zyklus und den Six Sigma Phasen, welche vergleichbar zum PDCA-Zyklus sind. Entscheiden Sie, welche der Methoden für Ihre Teams und Produkte zur Anwendung kommen sollen. Six Sigma ist die anspruchsvollere Methode und benötigt deshalb eine Schulung, jedoch ist der Prozess etwas genauer.

Die 5-Why Methode

Die 5-Why Methode ist eine Methode zur Identifizierung der Grundursache eines Problems. Der Vorgang ist ganz einfach. Wenn Sie  eine Gruppe von Personen versammeln, die an einem gescheiterten Projekt beteiligt sind, fragt jemand: „Warum hat das nicht funktioniert?“ Wiederholen Sie diese Frage bis zu fünf Mal, bis Sie das Problem an der Wurzel gepackt haben. Der Zweck der Ursachenanalyse besteht darin, Probleme aufzudecken, die im Prozess bestehen, als menschliches Versagen zu identifizieren.

Fazit

In diesem Artikel haben Sie alles zur Prozessverbesserung gelernt und können jederzeit darauf zurückgreifen. Es lohnt sich, die Methoden zur Prozessverbesserung unter die Lupe zu nehmen und schlussendlich diejenige anzuwenden, die für Ihr Unternehmen am zutreffendsten ist.