Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung
Stempeln per App, Browser, Terminal, QR-Code
Automatische Stundenzettel mit Genehmigungsworkflow
Cloud oder On-Premise & ISO 27001 zertifiziert
Integration mit internen HR- & ERP-Systemen
Das Bundesarbeitsgericht urteilte am 13. September 2022: Alle Unternehmen in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden objektiv und revisionssicher zu erfassen. Die Grundlage bildet das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in Verbindung mit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019. In Österreich gelten AZG und ARG, in der Schweiz das ArG. TimeTrack ist für alle drei Rechtsräume vorkonfiguriert.
Unternehmen, die weiterhin auf Excel-Tabellen oder Papierzettel setzen, riskieren bei Betriebsprüfungen Nachforderungen, Bußgelder und Haftung der Geschäftsführung. Eine zertifizierte Software wie TimeTrack schützt durch lückenlose, manipulationssichere Protokolle.
Mitarbeitende stempeln ein und aus: per Smartphone-App (iOS & Android), Web-Browser, Tablet App, stationärem Zeiterfassungsterminal oder QR-Code-Scan. Alle Wege landen in derselben zentralen Oberfläche, alle Daten werden in Echtzeit synchronisiert. Auch offline funktioniert die App: Buchungen werden automatisch übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht.
Für Außendienst und Baustellen erfasst die GPS-Funktion den Einsatzort beim Einstempeln automatisch. Für Standorte mit Schichtbetrieb oder Produktionsumgebungen eignen sich NFC/RFID-Terminals.
TimeTrack generiert für jeden Mitarbeitenden automatisch einen Stundenzettel – tagesgenau, mit Soll/Ist-Vergleich, Überstundensaldo und gesetzeskonformem Pausennachweis. Arbeitszeitmodelle, Pausenregelungen und Feiertagspläne (länderspezifisch für DE, AT, CH) werden dabei automatisch berücksichtigt. Abweichungen – nicht eingehaltene Pausen, fehlende Buchungen, Überstunden – erscheinen als Warnungen, bevor sie zum Problem werden.
Stundenzettel werden digital unterzeichnet und durchlaufen einen konfigurierbaren Genehmigungsworkflow: Mitarbeitende unterzeichnen, Vorgesetzte genehmigen, HR schließt den Monat ab. Abgeschlossene Zeiträume lassen sich sperren für vollständige Revisionssicherheit.
TimeTrack berechnet Überstunden automatisch auf Basis des hinterlegten Arbeitszeitmodells.. Jedes Unternehmen kann eigene Kontentypen anlegen: Standard-Zeitausgleichskonto, Langzeitkonto, Auszahlungskonto oder Jahresarbeitszeitkonto. Stunden lassen sich zwischen Konten verschieben oder direkt für die Lohnabrechnung ausweisen.
Arbeitszeitmodelle speichern die individuellen Sollstunden pro Mitarbeitendem – mit Urlaubsanspruch, Pausenregelungen und Feiertagen. Gleitzeit, Schichtmodelle und Rufbereitschaft sind genauso abbildbar wie klassische Vollzeit- oder Teilzeitverträge. Jahres- und Vorjahresübertrag werden mit wenigen Klicks für das gesamte Unternehmen durchgeführt.
Urlaubsanträge werden direkt im System gestellt, automatisch an den Genehmigungsverantwortlichen weitergeleitet und nach Freigabe sofort im zentralen Abwesenheitskalender angezeigt. Das Urlaubssaldo aktualisiert sich in Echtzeit. Teamleiter und HR sehen auf einen Blick, wer wann abwesend ist – ohne Rückfragen, ohne Abstimmungs-E-Mails.
Seit 2023 sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Krankmeldungen digital bei der Krankenkasse abzurufen (eAU). TimeTrack unterstützt diesen Prozess vollautomatisch: Der eAU-Abruf wird direkt aus der Software angestoßen, das Ergebnis automatisch im Abwesenheitskalender hinterlegt. Kein Papier, keine manuelle Erfassung.
Alle genehmigungspflichtigen Vorgänge (Stundenzettel, Abwesenheiten, Überstunden, Zeitkorrekturen) durchlaufen in TimeTrack definierte Freigabeprozesse. Für jede Genehmigungsstufe lassen sich Stellvertreter hinterlegen, sodass Prozesse auch bei Abwesenheit nicht blockiert werden.
Jede Aktion wird revisionssicher protokolliert. Einzelne Arbeitszeiteinträge können mit Hashtags versehen werden – für Zuschläge, Sondertätigkeiten oder Kostenstellen – und gezielt im Bericht gefiltert werden.
Für Enterprise-Umgebungen: Active Directory / Azure AD, granulares Rechtemanagement und Mandantenverwaltung sind enthalten.
TimeTrack liefert Stundenberichte, Anwesenheitsberichte und Zuschlagsberichte – nach Mitarbeitendem, Team, Standort oder Kostenstelle filterbar. Alle Berichte sind als PDF oder Excel exportierbar und direkt für die Lohnabrechnung nutzbar. Soll/Ist-Vergleiche, Überstundensalden und Zuschlagsberechnungen werden automatisch aktualisiert.
TimeTrack übergibt Zeitdaten an das jeweilige Lohnbuchhaltungs- oder HR-System, ohne manuelle Übertragung, ohne Übertragungsfehler. Unterstützt werden DATEV, SAP, Personio (Preferred Partner), BMD & Lexware. Über die offene REST-API lassen sich weitere individuelle Anbindungen realisieren.
TimeTrack steht als Cloud-Lösung mit Serverstandort Deutschland oder als selbst gehostete On-Premise-Installation bereit. Beide Varianten bieten denselben vollständigen Funktionsumfang, sind ISO 27001-zertifiziert und DSGVO-konform. Für Unternehmen mit eigenen Sicherheitsrichtlinien oder Datenschutzanforderungen ist On-Premise die richtige Wahl.
Automatisch erstellte Stundenzettel & Personaleinsatzplanung
Automatisierte Überstunden- & Reisekostenabrechnung
Gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung & Abwesenheitsverwaltung
Ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben?
Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass alle Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives und revisionssicheres System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Grundlage ist das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in Verbindung mit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019. Eine digitale Zeiterfassungssoftware gilt als geeignetes Mittel zur Erfüllung dieser gesetzlichen Pflicht.
Was ist die eAU und wie funktioniert sie in TimeTrack?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt seit 2023 den Papiernachweis für Krankmeldungen in Deutschland. Arbeitgeber sind verpflichtet, AU-Daten direkt digital bei der Krankenkasse abzurufen. TimeTrack integriert diesen Prozess vollständig: Der Abruf wird mit wenigen Klicks aus der Software angestoßen, das Ergebnis automatisch im Abwesenheitskalender des Mitarbeitenden hinterlegt.
Wie funktioniert die Zeiterfassung für Mitarbeitende im Homeoffice?
Mitarbeitende stempeln über die Web-App oder Smartphone-App ein und aus – unabhängig vom Standort. Die erfassten Zeiten erscheinen sofort in der zentralen Verwaltungsoberfläche. Arbeitgeber können Richtlinien hinterlegen, ab welchem Moment die Arbeitszeit zählt, und diese direkt in den Arbeitszeitmodellen in TimeTrack konfigurieren.
Welche Systeme lassen sich mit TimeTrack integrieren?
TimeTrack bietet Schnittstellen zu DATEV (Lohnbuchhaltung), SAP, Personio (Preferred Partner), BMD, Lexware Office usw. Die offene REST-API ermöglicht darüber hinaus individuelle Anbindungen an weitere HR- und ERP-Systeme.
Was ist der Unterschied zwischen Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung?
Arbeitszeiterfassung dokumentiert Beginn, Ende und Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit – primär zur Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten. Projektzeiterfassung bucht Stunden auf einzelne Projekte, Kunden oder Tätigkeiten und dient der Abrechnung und Kapazitätsplanung. TimeTrack verbindet beide Methoden: Stundenzettel können wahlweise aus Arbeitszeitbuchungen oder Projektzeiten generiert werden.
Bietet TimeTrack auch On-Premise-Installation an?
Ja. TimeTrack steht als Cloud-Lösung (Serverstandort Deutschland) und als selbst gehostete On-Premise-Installation zur Verfügung. Beide Varianten sind ISO 27001-zertifiziert und DSGVO-konform und bieten denselben vollständigen Funktionsumfang.
