Zeitersparnis dank intelligenter Dienstplanung
Fehlerfreie Schichtplanung mithilfe von Ampelsystem
Flexibilität & Anpassbarkeit nach Ihren Bedürfnissen
Reduzierter Kommunikations- und Verwaltungsaufwand
Standortunabhängige Personalplanung mit Mobile App
Unternehmen mit Schichtbetrieb verlieren täglich Stunden durch manuelle Dienstplanung, kurzfristige Änderungen und ungeklärte Verfügbarkeiten. Der Dienstplaner von TimeTrack automatisiert die Schichtzuteilung auf Basis von Skills, Arbeitszeitmodellen und Mitarbeiterverfügbarkeiten – für HR-Manager und Planer in Unternehmen.
Vorteile
Automatische Schichtzuteilung
Verfügbarkeiten, Skills und Arbeitszeitmodelle werden automatisch berücksichtigt – kein manuelles Durchsuchen von Listen.
Offene Schichten selbst besetzen
Mitarbeitende tragen sich eigenständig in freie Schichten ein – weniger Rückfragen, weniger Koordinationsaufwand.
Warnungen bei Planungsfehlern
Überschneidungen, fehlende Skills und Arbeitszeitverstöße werden sofort angezeigt – bevor der Plan veröffentlicht wird.
Dienstplan per E-Mail versenden
Fertigen Plan mit einem Klick an alle betroffenen Mitarbeitenden schicken – oder nur an geänderte Einträge.
Mehrere Standorte & Arbeitsbereiche
Standorte und Bereiche farblich getrennt planen – mit Suche und Filterung direkt im Kalender.
Export als PDF oder Kompaktansicht
Dienstplan als druckfähige PDF exportieren – ideal als digitaler Versand oder Aushang im Betrieb.
Dienstpläne entstehen in TimeTrack direkt im Kalender: Arbeitsbereich auswählen, Schichtzeit und Pausen definieren, benötigte Skills und Mindestanzahl an Mitarbeitenden festlegen – fertig. Wiederholungen lassen sich täglich, wöchentlich oder monatlich einrichten, damit regelmäßige Schichten nicht jede Woche neu angelegt werden müssen.
Sobald ein Dienst gespeichert ist, prüft TimeTrack automatisch ob Verfügbarkeiten, Arbeitszeitmodelle und Skills der eingeteilten Mitarbeitenden übereinstimmen. Bei Unstimmigkeiten, etwa einer Überschreitung der Sollstunden oder einer nicht berücksichtigten Abwesenheit, erscheint eine Warnung, bevor der Plan veröffentlicht wird. So entstehen Planungsfehler gar nicht erst.
Wer denselben Dienstplan für die Folgewoche oder einen anderen Standort übernehmen möchte, kopiert Schichten inklusive Belegung mit wenigen Klicks. Für komplexe Strukturen mit vielen Arbeitsbereichen übernimmt die automatische Planung die Zuteilung vollständig, auf Basis von Prioritäten, die einmalig festgelegt werden.
Dienstplan-Export von TimeTrack teilen Sie Ihre fertige Planung im Handumdrehen. Dank der Kompaktansicht generieren Sie eine übersichtliche PDF-datein, die sich ideal als digitaler Versand oder klassischer Aushang im Betrieb eignen.
Optimieren Sie die interne Kommunikation durch klare Strukturen:
Gibt es in Ihrem Unternehmen viele Arbeitsbereiche oder unterschiedliche Standorte? Mit dem online Dienstplaner von TimeTrack behalten Sie stets den Überblick! Indem Sie jedem Standort und Arbeitsbereich eine eigene Farbe zuweisen, vermeiden Sie Unklarheiten und die daraus entstehenden Fehler.
Personalisieren Sie Ihre Arbeitsbereiche, indem Sie Unterbereiche definieren und weisen Sie Ihre Mitarbeiter zu! Mit TimeTrack können Sie einfach Ihren Dienstplan erstellen, mit nur einem Blick alle wichtigen Informationen einsehen und den Einsatz Ihrer Mitarbeiter nach Tag, Standort und Arbeitsbereich kontrollieren.
Wer kurzfristig eine Schicht besetzen muss, filtert im Dienstplan direkt nach Skill und sieht sofort, welche Mitarbeitenden die nötige Qualifikation mitbringen und verfügbar sind. Skills werden einmalig angelegt und Arbeitsbereichen zugewiesen: Assistenzarzt, Facharzt, Oberarzt – oder in der Produktion: Schichtleiter, Maschinenführer, Helfer.
Bei Schichttypen lässt sich zusätzlich ein Mindestbedarf pro Skill definieren. Beispiel: Die Frühschicht in der Chirurgie benötigt immer einen Facharzt und mindestens zwei Assistenzärzte. Ist diese Anforderung nicht erfüllt, warnt TimeTrack automatisch – bevor der Plan veröffentlicht wird.
Die Filteransicht gruppiert Mitarbeitende nach Skills, Arbeitsbereichen oder Personen, je nachdem, welche Perspektive für die Planung gerade sinnvoller ist. Das spart besonders in Unternehmen mit vielen Qualifikationsstufen erheblich Zeit gegenüber manuellen Listen oder Excel-Dienstplänen.
Mitarbeitende hinterlegen ihre Verfügbarkeiten direkt in TimeTrack mit Uhrzeit, Wiederholung und optionalen Notizen. Der Dienstplaner berücksichtigt diese Angaben automatisch bei der Schichtzuteilung, sodass Planende von vornherein nur zwischen tatsächlich verfügbaren Personen auswählen.
Kommt es trotzdem zu einem Schichttausch, bewerben sich Mitarbeitende eigenständig auf offene Schichten oder übernehmen Dienste von Kolleginnen und Kollegen, ohne dass die Planungsverantwortlichen jeden Tausch manuell koordinieren müssen. Die Kontrolle über den finalen Plan bleibt dabei immer beim Planer.
Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankmeldungen werden im Dienstplan-Kalender direkt als Symbol angezeigt – so sehen Planende auf einen Blick, wo noch Handlungsbedarf besteht, bevor der Plan veröffentlicht wird.
Mehr zur Dienstplangestaltung können Sie im Blogbeitrag lesen.
Offene Schichten können von Führungskräften im Dienstplan angelegt und für Mitarbeitende sichtbar gemacht werden. Mitarbeitende sehen verfügbare Schichten direkt in ihrer Ansicht und tragen sich eigenständig ein – ohne Rückfrage, ohne manuelle Zuweisung durch die Planung.
Das reduziert den Koordinationsaufwand deutlich und gibt dem Team mehr Eigenverantwortung bei der Einteilung. Besonders in Betrieben mit wechselnden Verfügbarkeiten – etwa in der Produktion, Gastronomie oder Pflege – sorgt das für eine schnellere und reibungslosere Besetzung offener Schichten.
Haben Sie keine Lust die Dienste jeden Monat von neu zu planen? Kein Problem! Erstellen Sie Wiederholungen der Dienste, damit Sie nicht ständig einen neuen Dienstplan erstellen müssen! Dabei können Sie entscheiden, wie lange und ob die Wiederholung täglich, wöchentlich oder jährlich erfolgen soll. Definieren Sie ein Enddatum, an welchem Sie wünschen, dass die Wiederholung endet.
Der Online-Dienstplaner bietet Unternehmen die Möglichkeit, stundenlange Arbeit zu ersparen und die Effizienz im Arbeitsalltag zu steigern.
Kommt es oft zu Fehlern bei der Dienstplanung? Mit den zuverlässigen Warnungen von TimeTrack ist Schluss damit! Die intelligente Software warnt Sie bei Unstimmigkeiten im Dienstplan bei Arbeitsbereichen, Skills, regulären Arbeitszeiten, dem Arbeitszeitmodell, Feiertagen und auch nicht berücksichtigten Abwesenheiten.
Mithilfe der Warnungen werden die Verfügbarkeiten bzw. Skills der Mitarbeiter stets korrekt in die Planung mit einbezogen, was auch die Mitarbeiterzufriedenheit fördert.
Was Überplanung im Dienstplan für Unternehmen konkret bedeutet und wie sie sich rechtlich auswirkt, erklärt der verlinkten Blogartikel im Detail.
Mit dem automatischen Dienstplan von TimeTrack ist Schluss mit Papierchaos und stundenlangem Zeitaufwand! Die automatisierte Personaleinsatzplanung berechnet mit ihrem innovativen Algorithmus den idealen Dienstplan für Sie und Ihre Mitarbeiter!
Die automatische Zuweisung verfolgt nur ein Ziel: Die Anforderungen des Admins am besten zu erfüllen. Der automatische Dienstplan von TimeTrack ermöglicht Ihnen, mit nur wenigen Klicks den perfekten Dienstplan zu erstellen! Jetzt mehr dazu.
Erstellen Sie gerne Dienstpläne auf Basis von alten Zuteilungen? Mit TimeTrack müssen Sie nicht alles neu manuell einzugeben. Um Schichten für die folgende Woche oder einen anderen Arbeitsbereich zu verwenden, können Sie Ihre Schichten kopieren. Dabei können Sie entscheiden, ob Sie die Schichten und die dazugehörigen Belegungen oder nur die Schichten kopieren wollen.
Definieren Sie die Ansicht und den gewünschten Filter und exportieren Sie Ihren Dienstplan schnell und einfach zur weiteren Verwendung.
Nachdem Sie all Ihre Angaben gemacht haben, müssen Sie den erstellten Dienstplan nur mehr an Ihre Mitarbeiter weiterleiten. Mit nur wenigen Klicks können Sie eine automatisch generierte E-Mail an alle zugewiesenen Mitarbeiter schicken. Somit ersparen Sie sich den ansonsten entstandenen Kommunikationsaufwand und sparen sich Zeit. Da die Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter bei dem Schichtplanen berücksichtigt wurden, werden Sie viel weniger Anfragen bezüglich Schichttauschen seitens Ihrer Mitarbeiter bekommen.
Falls es zu Änderungen im Dienstplan kommt, können Sie auch nur die davon betroffenen Benutzer darüber informieren.
Was ist ein digitaler Dienstplaner?
Ein digitaler Dienstplaner ist eine Software zur einfachen, übersichtlichen und regelkonformen Erstellung von Arbeitsplänen. Er ersetzt manuelle Lösungen wie Excel-Tabellen oder Papierlisten durch automatisierte, zentrale Planungstools.
Wie hilft ein digitaler Dienstplaner meinem Unternehmen?
Ein digitaler Dienstplaner unterstützt Unternehmen bei der effizienten Schichtplanung, berücksichtigt gesetzliche Vorgaben automatisch und reduziert den Verwaltungsaufwand durch Funktionen wie Bedarfsermittlung, automatische Planung und Skill-basierte Zuteilung.
Kann ich Mitarbeiter mehreren Abteilungen oder Standorten zuweisen?
Ja, Mitarbeitende können flexibel verschiedenen Abteilungen, Teams oder Standorten zugewiesen werden. Diese Mehrfachzuordnung erleichtert die Planung über Standorte hinweg und schafft Transparenz in der Ressourcenverteilung.
Werden gesetzliche Vorgaben automatisch berücksichtigt?
Ja. Digitale Dienstplaner berücksichtigen automatisch gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten zwischen Schichten (z. B. 12 Stunden), freie Tage, Wochenendregelungen oder Höchstarbeitszeiten – gemäß Arbeitszeitgesetz.
Können Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten eintragen?
Ja, Mitarbeitende können feste oder flexible Verfügbarkeiten selbstständig im System erfassen – sowohl positive (verfügbar) als auch negative (nicht verfügbar). Diese Angaben fließen automatisch in die Schichtplanung ein.
