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Die Dienstplanung im Gesundheitswesen ist ein herausfordernder Bereich, der gleichzeitig große Chancen durch die fortschreitende Digitalisierung besitzt. Diese kann die Mitarbeiterzufriedenheit der Ärzte und Ärztinnen steigern und eine gerechte Dienstplanung bei gleichzeitiger Kosteneffizienz gewährleisten. Gerade im Gesundheitssektor muss die Ressource des Personals so gut wie möglich geschont werden, um noch weitere Engpässe zu vermeiden.

Dienstplanung im Gesundheitswesen


Das Personal ist die wichtigste Ressource im Gesundheitswesen und muss bedarfsorientiert sowie nachhaltig geplant werden. Als Teil des Workforce-Management gehört die Planung der Dienste zur Personalplanung und weist jedem einzelnen Mitarbeiter:innen je nach dessen Qualifikation einen Arbeitsort und eine Arbeitszeit zu.

Die derzeitige Gesellschaftsstruktur und der Mangel an qualifiziertem Personal sorgt für große Herausforderungen, gerade in Deutschland. Der Personalbedarf muss langfristig geplant und bedarfsgerecht sein, um weiteren Krisen vorzubeugen. Hier helfen für optimale Vorhersagen Analysen der Dienstpläne aus der Vergangenheit durch digitale Tools wie TimeTrack.

 

 

Was gehört alles zur Dienstplanung im Gesundheitswesen?


  • Stundenkonto der Mitarbeiter:innen mit lückenloser Zeiterfassung überblicken
  • Selbstplanung: Wünsche und Arbeitszeitmodelle berücksichtigen
  • Schichtplanung nach Arbeitsorten und Tätigkeiten
  • Abwesenheiten stets überblicken

Das oberste Gebot ist also, den Überblick zu behalten. In jeder Schicht muss verschiedenes Expertenwissen verfügbar sein, um eine optimale Patientenversorgung zur Verfügung zu stellen. Danach ist die Personaleinsatzplanung zu schreiben. Hilfreich sind übersichtliche Darstellungen unter Berücksichtigung verschiedener Qualifikationen und der Anwesenheiten aller Mitarbeiter:innen.

Digitale Tools können von Vorteil sein, egal ob in einer Physiotherapie-Praxis oder in Kliniken, egal ob die Planung für eine Assistenz oder Ärztinnen sowie Ärzte erfolgt.

 

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Dienstplan – TimeTrack  

Ausnahmesituationen, die den Plan ins Wanken bringen

Die Gestaltung der Schichtplanung wird oft durch hohe Krankenstände und einen Personalmangel erschwert. Gerade in der Krise durch Covid-19 kann es zu schnellen Änderungen in der Planung kommen.

Mitarbeiter:innen aus dem Urlaub zu holen ist keinem Unternehmen erlaubt. Dies gilt auch für Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen, außer die Arbeitnehmer:innen sind damit explizit einverstanden. Wenn die Dienstplan Aushangfrist nicht eingehalten wird, kann es zu einem Problem werden. Um das jedoch zu vermeiden, ist sie bestenfalls mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten für die Mitarbeiter:innen zu veröffentlichen. Wichtig ist außerdem, dass der Dienstplan aus Datenschutzgründen nicht kopiert und Arbeitszeiten nicht an Dritte weitergegeben werden.

Der Rahmendienstplan als Hoffnungsschimmer

Ist der Rahmendienstplan die Lösung des Problems? Er steckt allgemeine und abstrakte Kriterien ab, wie Arbeitszeitmodelle und Abwesenheiten. Anschließend findet erst die Planung des konkreten Personaleinsatzes statt. Für die Samariterstiftung legt der Rahmendienstplan nach Personalaussagen eine enorm positive Auswirkung auf die Zufriedenheit der Angestellten durch die Berücksichtigung ihrer Wünsche nah.

6 Tipps zum erfolgreichen und konfliktfreien Dienstplan

Folgen Sie den folgenden 6 Tipps zur Dienstplanung, um den Einsatzplan optimal zu gestalten und die Schichtplanung in der Pflege und in Praxen zum Erfolg zu führen:

  1. Verfügbarkeiten der Mitarbeiter:innen berücksichtigen
  2. Urlaubstage im Blick behalten
  3. Arbeitsfreie Tage nicht vergessen
  4. Arbeitsbereiche und Standorte direkt zuweisen
  5. Arbeitszeitmodelle beachten
  6. Rahmendienstpläne erstellen

Diese 6 Tipps berücksichtigt der digitale Dienstplan von TimeTrack automatisch für Sie! Falls Sie einem ihrer Mitarbeiter:innen eine Schicht zuteilen, die seinem/ihrem Arbeitsbereich nicht entspricht, erhalten Sie von TimeTrack automatisch eine Warnung.

 

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TimeTrack – Warnungen beim Dienstplan

Tipps zur optimalen Dienstplanung im Gesundheitswesen


Eine optimale Mitarbeiterplanung bedeutet in erster Linie, dass sie mitarbeiterorientiert und kosteneffizient ist. Die Vorteile können also Folgende sein:

  1. Mitarbeiterzufriedenheit steigt
  2. weniger Kapazitätsengpässe
  3. flexibles Arbeiten
  4. Schichten planen nach der „inneren Uhr“ des Biorhythmus

Außerdem führen Sie Schulungen über den Umgang mit der Dienstplanung für Führungskräfte und das Personal zu mehr Sicherheit im Umgang mit dieser, was zu weniger Konflikten führt.

Wissen schafft Handlungssicherheit

Wer über Wissen über seine Umwelt verfügt, fühlt sich wohl, ist leistungsbereit und erfolgreicher. Ungewissheiten über zukünftige Arbeitszeiten bremsen die Motivation und ein geringer oder sogar fehlender Einfluss von den Mitarbeiter:innen auf die Schichtplanung im Unternehmen führt zu Depression, Motivationsverlust und Resignation.

Eine langfristige und zuverlässige Planung der Arbeitszeiten in Arztpraxen und Krankenhäusern kann Arbeitnehmer:innen aktiv mit einbeziehen in die Planung ihrer Dienste und dem entgegenwirken.

Qualität durch Mitarbeiterzufriedenheit und Fairness sichern

Eine Work-Life-Balance auf Knopfdruck? Das ist eher schwierig, dennoch gilt Glück als Triebwerk für Arbeitszufriedenheit. Wer glücklich ist, ist auch erfolgreich.

Der Unsicherheit durch kurzfristige und unzuverlässige Dienstplanung sowie gelähmter Funktionsfähigkeit wirkt eine gewissenhafte und rechtzeitige Planung entgegen. Die Arbeitszeiten für Mitarbeiter:innen in einer Pflegeeinrichtung und im Krankenhaus definieren auch deren Privatleben. Deren Einfluss darf nicht unterschätzt werden. Mit TimeTrack können Mitarbeiter:innen ihre Verfügbarkeiten angeben, welche daraufhin bei der Dienstplanung beachtet werden können.

Der Wunsch für konsequente und vorausschauende Dienstpläne muss berücksichtigt werden, trotz unvorhersehbarer Änderungen, die an der Tagesordnung sind. Selbstbestimmung durch in Entscheidungen berücksichtigte Wünsche motiviert! Auch ein mehrjähriges Fairnesskonto für den Dienstplan der Arbeitnehmer:innen im Krankenhaus, um die Feiertagsarbeit von Fachkräften zu regeln, kann von Vorteil sein.

Digitalisierung der Dienstplanung im Gesundheitswesen


Die Automatisierung der komplexen Planung im Arbeitszeitmanagement, der Bedarfsermittlung sowie Einsatzplanung und Managementanalysen sind die Vorzüge digitaler Lösungen.

Auch wenn die Planung vom Personaleinsatz analog funktioniert, kann der digitale Weg einfacher, fehlerfreier und zeiteffizienter im Arbeitsalltag sein. Eine einfache Bedienung ist der Schlüssel zur Akzeptanz, auch bei Angestellten, die vor allem Software-Lösungen weniger respektieren.

In der digitalen Schichtplanung können zum Beispiel medizinische Fachangestellte einzelnen Behandlungszimmer oder Ärzte zugewiesen werden, auch nach der Berücksichtigung des Qualifikationsmanagements. 

 

Vorteile von digitalen Tools für den Dienstplan

Digitale Tools bieten also viele Vorteile, wie die TimeTrack Zeiterfassung per Stempeluhr. Zukünftig soll auch ein intelligenter Algorithmus völlig automatisiert jedem seine bestmögliche Schicht zuteilen, unter Berücksichtigung der Abwesenheiten und Wünsche. Auch ein schnelles und umkompliziertes Tauschen „per Hand“ ist möglich, ohne Entwicklung komplett neuer Schichtpläne.

TimeTrack und der Dienstplan

Mit unserer WebApp können Sie:

  • Arbeitsbereiche und Standorte planen
  • Skills der Mitarbeiter:innen verwalten
  • Arbeitszeiten planen
  • Dienste einfach tauschen

TimeTrack warnt Sie zuverlässig bei Planungsirrtümen. Verschiedene Dienstplanansichten bieten Übersicht und das cloudbasierte Tool bietet eine schnelle Information der Mitarbeiter:innen über Änderungen. Für die Angestellten gibt es individuell anpassbare Standorte und Arbeitsbereiche. Arbeitnehmer:innen können Sie nach Skills und Verfügbarkeiten filtern für eine genaue Planung.

 

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Skills einfach und schnell zuweisen – TimeTrack

Zum digitalen Schichtplan mit TimeTrack

Langsam aber sicher wird die digitale Zeiterfassung zur Pflicht. Mithilfe von TimeTrack erledigen Sie Ihre Dienstplanung und Schichtplanung mithilfe einer praktischen Schichtwiederholung bei gleichzeitiger Übersicht und Einfachheit. Mit dem einfachen Layout und unserem informationsreichen Mitarbeiterhandbuch ist die Software auch für Einsteiger:innen geeignet.

In dem digitalen Schichtplaner können Sie alle Arbeitsbereiche und Skills anlegen sowie den Mitarbeitenden manuell Schichten zuteilen. Die automatische Schichtbelegung erstellt zukünftig mit einem einzigen Klick einen übersichtlichen und akkuraten Schichtplan für alle Arbeitsbereiche.

Implementierung

Mithilfe der Softskills des Projektmanagers bzw. der Projektmanagerin zur Implementierung sollten Schulungen für alle Arbeitnehmer:innen stattfinden. Verständnis für die Mitarbeitenden bei der Einführung eines neuen Tools ist als qualitative Kompetenz des Zwischenmenschlichen Bereichs für die Management Skills zentral. Hierzu gehören:

  • soziale Kompetenz: Koorperation und Kommunikation, Fairness und Empathie
  • personale Kompetenz: Selbstbewusstsein, Wertehaltungen, Bedürfnisse und Motive
  • methodische Kompetenz: Expertise und Flexibilität

Statt nur über technisches Knowhow zu verfügen, bringen die Soft Skills einer Management Position Projekte entscheidend voran. Lesen Sie für weitere Tipps unseren Guide zur Personaleinsatzplanung!

Fazit


Eine effektive Personaleinsatzplanung kann die Produktivität steigern, die Arbeitsbelastung reduzieren, kurze Wartezeiten für Patienten sichern, zu Mitarbeiterzufriedenheit und einer Work-Life-Balance führen sowie vordergründig eine gewisse Qualität der Behandlung und Pflege sichern. Holen sie sich die Hilfe einer unterstützenden Software wie TimeTrack und erleichtern Sie sich den Arbeitsalltag bei der Verteilung Ihrer Arbeitsplätze!