Schritt 1: Planung Vor dem Sounding Board-Treffen wird eine Liste der Menschen erstellt, die eine Einladung erhalten. Wie bereits erwähnt, ist es wichtig, bei der Zusammensetzung des Teams auf Diversität zu achten. Versichern Sie sich also, dass aus jedem Bereich ExpertInnen anwesend sind, die die Themen aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten. Zudem sollten Ihre TeilnehmerInnen bereits im Vorfeld über die notwendigen Informationen zum Projekt verfügen. Das hat den Vorteil, dass sie sich schon mit ihrer Rolle im späteren Feedback-Gespräch auseinandersetzen können.
Schritt 2: Vorstellung Zu Beginn des Meetings stellt der/die OrganisatorIn das Projekt kurz vor und gibt einen Überblick über die wichtigsten Ergebnisse und Erfolge. Zudem werden die anwesenden Abteilungen, MitarbeiterInnen etc. einander vorgestellt.
Schritt 3: Präsentation Der/Die ProjektleiterIn oder ein Teammitglied präsentiert die Details des Projekts und die zugrunde liegenden Daten. Dabei können auch Herausforderungen, Schwierigkeiten, Probleme oder unerwartete Ergebnisse angesprochen werden.
Schritt 4: Diskussion Der wahrscheinlich bedeutendste Schritt und der eigentliche Sinn des Sounding Boards ist die Diskussion. Hier geht es darum, Feedback zu geben und die Ergebnisse des Projekts zu diskutieren. Die Anwesenden können hierbei Fragen stellen, Anregungen geben oder alternative Perspektiven einbringen.
Schritt 5: Zusammenfassung Im Anschluss an die Diskussion fasst der/die OrganisatorIn die wichtigsten Punkte und Empfehlungen zusammen und gibt gegebenenfalls eine Empfehlung ab, wie das Feedback in zukünftige Projekte einfließen könnte.
Schritt 6: Follow-up Letztlich liegt es in der Verantwortung des/der ProjektleiterIn sicherzustellen, dass alle Anmerkungen und alle neu gewonnenen Informationen, die aus dem Meeting hervorgehen, dokumentiert und gegebenenfalls umgesetzt werden.
