Stundenzettel täglich automatisch generiert
Digitale Signatur direkt im PDF
Ist/Soll-Stunden & Zuschläge farblich markiert
Zeiträume sperren – einzeln oder im Team
PDF-Export mit Abruf-Nachweis
Kein manuelles Ausfüllen, kein Excel, kein Papier: TimeTrack generiert für jeden Mitarbeitenden automatisch einen rechtssicheren Stundenzettel, mit Ist/Soll-Vergleich, Pausen, Überstunden und Zuschlägen. Als Teil der gesetzeskonformen Arbeitszeiterfassung erfüllen Sie damit die Dokumentationspflicht nach ArbZG automatisch.
TimeTrack generiert für jeden Mitarbeitenden täglich automatisch einen Stundenzettel, ohne einen einzigen manuellen Eintrag. Die Grundlage bilden die per App, Browser oder Terminal erfassten Arbeitszeiten. Wahlweise lässt sich im Benutzerprofil einstellen, dass der Stundenzettel stattdessen aus den gebuchten Projektzeiten erstellt wird. Dann sehen Sie auf einen Blick, wie viel Zeit auf welches Projekt entfiel.
Das Ergebnis ist ein fertiger PDF-One-Pager mit allen An- und Abwesenheiten, Überstunden und Zuschlägen des Zeitraums - bereit zum Download, zur Weitergabe an die Lohnbuchhaltung oder zur Vorlage bei einer Prüfung.
Falls Sie doch lieber mit einer üblichen Stundenzettel Vorlage arbeiten, bietet TimeTrack neben der PDF Stundenzettel Vorlage weitere gratis Vorlagen an. Sie können Ihre Arbeitszeiten manuell mit unserer Stundenzettel Vorlage erfassen.
Auf jedem Stundenzettel zeigt TimeTrack sofort den Vergleich zwischen Soll-Stunden (laut Arbeitszeitmodell) und Ist-Stunden (tatsächlich gearbeitet). Überstunden und Minusstunden sind damit ohne Nachrechnen sichtbar. Zuschläge (etwa für Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit) werden direkt unter den farbmarkierten Ist-Stunden angezeigt, sodass auf einen Blick klar ist, wie viele Zuschlagsstunden an einem Tag angefallen sind.
Bei Abwesenheiten lässt sich konfigurieren, ob die Ist-Stunden nach den Soll-Stunden oder nach den im Dienstplan eingeplanten Stunden übernommen werden (relevant wenn ein Mitarbeitender für eine zuschlagspflichtige Schicht eingeplant war und krank wird)
Ein unterschriebener Stundenzettel bestätigt die Richtigkeit der erfassten Zeiten. Das verlangt die gängige Praxis zur Arbeitszeitdokumentation. TimeTrack macht das digital: Mitarbeitende signieren ihren Stundenzettel direkt in der App, ganz ohne Ausdrucken. Die Signatur erscheint im PDF-Export und macht das Dokument für HR und Prüfungen eindeutig zuordenbar.
Zusätzlich zeigt der PDF-Export, welche Person den Stundenzettel zuletzt abgerufen hat - für vollständige Nachvollziehbarkeit bei sensiblen Lohndaten.
Ist ein Monat abgerechnet, sollen keine nachträglichen Änderungen mehr möglich sein. TimeTrack erlaubt das Sperren von Zeiträumen, entweder für einzelne Mitarbeitende oder gleich für mehrere Mitarbeitende und ganze Teams gemeinsam. Eine allgemeine Sperre legt zusätzlich fest, wie viele Tage im Nachhinein überhaupt noch editiert werden dürfen.
Damit verhindern Sie die Bearbeitung der Arbeitszeiten nach der Freigabe des Stundenzettels. Nur die Admins und Benutzer mit der Berechtigung können den Stundenzettel sperren und entsperren. Admins können die Zeiten des gesperrten Stundenzettels bearbeiten. Team- und Abteilungsleiter müssen dafür die Berechtigungen haben. Der Stundenzettel kann auch unterschrieben werden. Sobald der Stundenzettel unterschrieben ist, wird er gesperrt.
Jeder Stundenzettel lässt sich als PDF herunterladen, wahlweise als ausführliche Standardansicht oder als platzsparende Kompaktansicht, beide exportierbar. So lässt sich der Stundenzettel direkt archivieren, per E-Mail teilen oder bei einer Prüfung vorlegen.
Erfasst wird über die mobile App (iOS & Android), den Webbrowser oder ein Android-Tablet als Terminal - Mitarbeitende stempeln per NFC/RFID-Tag, PIN-Code oder Passwort ein und aus. Alle Erfassungswege fließen automatisch in denselben Stundenzettel ein.
| Aufgabe | Excel / Papier | TimeTrack |
|---|---|---|
| Stundenzettel erstellen | Manuell ausfüllen, ~30 Min./Monat/MA | Automatisch generiert, täglich aktuell |
| Pflichtangaben (Datum, Beginn, Ende, Pausen) | Manuell eintragen, fehleranfällig | Automatisch aus erfassten Zeiten |
| Unterschrift / Signatur | Ausdrucken, unterschreiben, einscannen | Digitale Signatur direkt in der App |
| Ist/Soll-Vergleich & Überstunden | Manuell berechnen | Automatisch, farblich markiert |
| Zuschläge (Nacht/Feiertag) | Separate Berechnung nötig | Direkt im Stundenzettel ausgewiesen |
| Revisionssicherheit / Sperren | Nicht gegeben, jederzeit änderbar | Zeiträume sperrbar – auch für ganze Teams |
| Aufbewahrung (gesetzlich 2 Jahre) | Ordner, Risiko von Verlust | Digital archiviert, jederzeit abrufbar |
Muss jeder Arbeitnehmer einen Stundenzettel führen?
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren. Ein Stundenzettel, digital oder auf Papier, erfüllt diese Nachweispflicht. Besonders streng gilt dies für Minijobber und Branchen aus dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz.
Was muss ein Stundenzettel enthalten?
Ein rechtssicherer Stundenzettel enthält mindestens: Name des Mitarbeitenden, Datum, Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausenzeiten und die Gesamtdauer der täglichen Arbeitszeit (Netto-Arbeitszeit ohne Pausen). Zusätzlich empfiehlt sich eine Bestätigung durch Unterschrift oder digitale Signatur des Mitarbeitenden. TimeTrack erfasst alle diese Angaben automatisch.
Was ist der Unterschied zwischen Stundenzettel und Arbeitszeitnachweis?
Beide Begriffe werden häufig synonym verwendet. Der Stundenzettel ist die einfachste, meist tagesbezogene Form der Arbeitszeitdokumentation. Der Arbeitszeitnachweis ist der Oberbegriff und kann zusätzlich Reisezeiten, Bereitschaftszeiten und projektbezogene Stunden umfassen. TimeTrack generiert beide Formate automatisch, wahlweise aus Arbeitszeiten oder aus Projektzeiten.
Sind digitale Stundenzettel rechtssicher?
Ja. Digitale Stundenzettel sind vollständig rechtssicher, sofern sie alle Pflichtangaben enthalten und manipulationssicher gespeichert werden. Sie ersetzen Papierformulare vollständig und sind nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ein zulässiges Format. TimeTrack speichert alle Stundenzettel DSGVO-konform und revisionssicher.
Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?
In Deutschland gilt eine gesetzliche Mindestaufbewahrungsfrist von zwei Jahren für Arbeitszeitnachweise. TimeTrack archiviert alle Stundenzettel digital und macht sie über diesen Zeitraum hinaus jederzeit abrufbar, ohne Ordner, ohne Suchaufwand bei einer Prüfung.
Kann ein Stundenzettel aus Projektzeiten statt Arbeitszeiten erstellt werden?
Ja. Im Benutzerprofil lässt sich einstellen, dass der Stundenzettel aus den auf Projekte gebuchten Zeiten generiert wird statt aus den allgemeinen Arbeitszeiten. So lässt sich auf einen Blick sehen, wie viel Zeit für welches Projekt aufgewendet wurde (nützlich für Abrechnung und Kalkulation)
Kann der Stundenzettel digital unterschrieben werden?
TimeTrack bietet eine digitale Signaturfunktion direkt im Stundenzettel-PDF. Mitarbeitende signieren ihren Stundenzettel in der App, ohne ihn ausdrucken zu müssen. Die Signatur ist im exportierten PDF sichtbar und macht das Dokument eindeutig zuordenbar.
