Das Lastenheft – Der Leitfaden für ein erfolgreiches Projekt

Es ist unverzichtbar im Projektmanagement: Das Lastenheft. Es bildet die Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und sorgt für Klarheit in Bezug auf die Anforderungen an das zu entwickelnde Produkt oder die zu erbringende Leistung. In diesem Blogbeitrag werden wir uns näher mit dem Lastenheft befassen und Ihnen unter anderem erklären, was es ist, wo die Unterschiede zwischen dem Lastenheft und dem Pflichtenheft liegen, wie der Aufbau des Hefts aussieht und welche Vorteile es für Auftraggeber und Auftragnehmer bietet.

Natürlich haben wir auch für die Erstellung des Lastenhefts einige Tipps für Sie, damit Sie wissen, welche Punkte auf keinen Fall fehlen dürfen. Egal, ob Sie als Auftraggeber ein Projekt starten oder als Auftragnehmer eine Anforderungsspezifikation erstellen müssen, dieser Artikel wird Ihnen dabei helfen, die Zusammenarbeit zwischen den Parteien zu erleichtern und erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.

Was ist ein Lastenheft?

Der Definition nach versteht man unter einem Lastenheft ein Dokument, das in der Regel von einem Auftraggeber erstellt wird und detaillierte Informationen darüber enthält, was ein Produkt oder eine Dienstleistung leisten soll und welche Funktionen und Eigenschaften es haben muss, um die Anforderungen des Kunden zu erfüllen.

Ein Lastenheft kann allerdings auch die Rahmenbedingungen für ein Projekt beinhalten, beispielsweise den Zeitrahmen, das Budget und andere spezifische Anforderungen des Kunden. Es dient demnach als Grundlage für die Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung und bildet zudem die Basis für das sogenannte „Pflichtenheft“, das die konkreten Umsetzungsanforderungen für das Projekt enthält.

Ein Lastenheft ist ein wichtiges Instrument für die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und hilft beiden Parteien ein gemeinsames Verständnis für die Anforderungen und Ziele des Projekts zu entwickeln, sodass eine erfolgreiche und effektive Umsetzung gelingt.

Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft

Wie im vorigen Absatz bereits kurz erwähnt wurde, liefert das Lastenheft die Grundlage für das Pflichtenheft. Dieses beinhaltet nämlich nicht die Wünsche und Anforderungen des Auftraggebers, sondern konkrete Lösungsvorschläge, wie besagte Vorgaben und Anforderungen umgesetzt werden können und sollen. Es lässt sich also festhalten: Eins geht nicht ohne das Andere! Nur beides zusammen führt auch zu einem Vertragsabschluss, denn diesem werden als Bestandteil meist sowohl das Lasten- als auch das Pflichtenheft beigefügt.

Lastenheft und Pflichtheft helfen dem Auftraggeber dabei, seine Entscheidung zu treffen und den Auftrag an diesen oder doch an jenen Bewerber beziehungsweise Auftragnehmer zu vergeben. Als Auftraggeber übergibt man das Lastenheft also bestenfalls an mehrere Unternehmen, die an der Umsetzung des Projekts interessiert sind. Mit einem einzigen Lastenheft erhält der Auftraggeber so mehrere Pflichtenhefte von Interessenten und kann sich für die beste Option entscheiden.

Die Bedeutung des Lastenhefts für die Projektplanung

Das Lastenheft bietet auf der Seite des Auftragnehmers auch eine großartige Vorlage für die Arbeitsplanung, da es alle relevanten Informationen enthält, die zur Planung benötigt werden. Indem es die Anforderungen und Zielsetzungen des Projekts detailliert beschreibt, ermöglicht es den Projektmanagern, einen präzisen Plan zu entwickeln und sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

Der klare Überblick hilft zudem bei der Priorisierung und Verteilung der Aufgaben und auch die Schätzung von Aufwänden und Ressourcen wird so erleichtert. So erlangen Projektmanager ein besseres Verständnis für den Arbeitsumfang und können einen realistischen Zeitplan erstellen.

Die Vorgaben des Lastenhefts lassen sich auch ganz einfach in der TimeTrack-App festhalten. Unser System besitzt ein Projektcontrolling-Feature, das Ihnen erlaubt, die Abläufe interner Tätigkeiten einfach zu definieren und Ziele zu setzen. Mit TimeTrack können Sie einfach einen Eintrag erstellen und nach den höchsten Privilegien ausführen. So wissen Sie immer, wann welche Aufgabe von welchem Mitarbeiter ausgeführt wird und ob Sie sich im Zeitrahmen bewegen. Zudem haben Sie mit unserer Software die Möglichkeit, das gesamte Projekt mit automatisch verfolgen zu lassen und so stets auf dem aktuellen Stand zu sein. Durch diese Funktion merken Sie auch vorzeitig, wenn Probleme auftreten und so können Sie diese schnell und einfach aus dem Weg räumen.

Inhalt und Aufbau eines Lastenhefts

In einem Lastenheft sollten alle Anforderungen Ihres Projekts festgehalten werden, damit Mitarbeiter und Auftragnehmer einen klaren Leitfaden und eine Art Vorlage haben, an die sie sich halten können. Bedenken Sie, dass ihr Anforderungskatalog für eine möglichst effiziente Umsetzung messbare, quantifizierbare und überprüfbare Aspekte aufweisen sollte. Der erwartete Leistungsumfang ist dabei natürlich von Größe und Rahmen des Projekts abhängig und kann so in Umfang und Detailtreue variieren.

Das Lastenheft wird stets zu Beginn erstellt und der Inhalt hängt ganz vom durchzuführenden Projekt ab. Prinzipiell gibt es dennoch einige Kernpunkte, die in jedem Lastenheft bearbeitet werden sollten. Hier haben wir eine Art ideales Inhaltsverzeichnis für Sie zusammengefasst:

• Projektübersicht

Zu Beginn der Lastenhefterstellung wird ein schneller Überblick über den gesamten Projektumfang gegeben, um ein gemeinsames Verständnis zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zu schaffen. Hier werden das Thema, Ziele, Forderungen, die Ausgangssituation und der Grund für die Durchführung des Projekts beschrieben, zum Beispiel für welches Problem es als Lösung dienen soll. Auch die Definition der wichtigsten Punkte wie des Zeitrahmens, Budgets und die Anzahl der Mitarbeiter wird hier bereits genannt.

• Projektablauf

Im nächsten Teil werden die einzelnen Projektphasen genauer beschrieben und wie diese aufeinander aufbauen. Dabei werden die Reihenfolge der Aufgaben und die bestehenden Abhängigkeiten zwischen den Phasen festgehalten und auch die Meilensteine und der Zeitplan werden in diesem Kapitel bereits beschrieben.

• Projekt-Meilensteine

Meilensteine sind wichtige Punkte im Projektverlauf, die erreicht werden müssen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. In diesem Kapitel werden die einzelnen Meilensteine beschrieben und der Zeitplan für deren Erreichung festgelegt. Auch die Formulierung der Unteraufgaben jedes Meilensteins findet in diesem Kapitel statt. Abgesehen davon, dass sie Ziele innerhalb des Projekts darstellen, dienen die Meilensteine als Hilfe und Orientierungspunkte im allgemeinen Projektmanagement und bei der Dokumentation von Projekten.

• Gesamtprojektleitung

Im nächsten Kapitel wird die Gesamtprojektleitung beschrieben und festgelegt, wer für das Projekt verantwortlich ist und wer die verschiedenen Teilprojekte koordiniert. Auch die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Mitarbeiter werden in diesem Part des Lastenhefts beschrieben.

• Allgemeine Geschäftsbedingungen

Die allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die rechtlichen Rahmenbedingungen des Projekts. Hier werden beispielsweise die Zahlungsbedingungen, die Haftung und die Gewährleistung des Auftragnehmers festgelegt.

• Allgemeine Prämissen

Die allgemeinen Prämissen beschreiben die Rahmenbedingungen, unter denen das Projekt durchgeführt werden soll. In diesem Kapitel werden beispielsweise die Qualitätsstandards, die Sicherheitsanforderungen des Auftraggebers und die Umweltvorgaben festgelegt. Nicht zu vergessen: Halten Sie auch die Abnahmebedingungen für das Produkt oder die Dienstleistung fest.

• Phasenaufteilung

Im Phasenaufteilungs-Teil des Dokuments werden die einzelnen Phasen des Projekts nun noch einmal im Detail beschrieben. In diesem Kapitel wird dargestellt, welche Aufgaben in welcher Phase des Auftrages erledigt werden müssen und welche Ergebnisse am Ende jeder Phase erwartet werden. Auch die Leistungen und Prämissen jeder Phase werden hier genau beschrieben.

• Anhang

Im Anhang wird noch einmal der Lieferumfang detailliert beschrieben. Hier wird festgelegt, welche Produkte oder Dienstleistungen der Auftragnehmer liefern muss und welche Leistungen vom Auftraggeber erwartet werden. Auch die Qualitätsanforderungen und die Liefertermine werden hier festgehalten.

Es ist wichtig zu beachten, dass ein Lastenheft zwar eine detaillierte Beschreibung der Anforderungen enthält, die Abweichungen jedoch trotzdem normal und erwartbar sind. Schließlich können sich Prozesse und Anforderungen im Laufe des Projekts ändern. Es ist jedoch wichtig, zu betonen, dass das Lastenheft nach Vertragsabschluss eine rechtlich bindende Vereinbarung darstellt.

Welche Vorteile bringt das Lastenheft dem Auftraggeber und Auftragnehmer?

• Klare Zieldefinition: Das Lastenheft definiert die Ziele so konkret wie möglich und bietet eine Leistungs- und Anforderungsspezifikation, die es ermöglicht gezielt zu planen und diese auch umzusetzen.

• Ein konkretes und greifbares Projekt: Durch das Lastenheft findet eine Kundenspezifikation und Anwenderspezifikation statt, mit deren Hilfe die Gesamtheit der Lieferungen und Leistungen für alle Beteiligten greifbar gemacht werden kann. Das erleichtert die Umsetzung und verhindert Missverständnisse.

• Deutliche Schwachstellen: Ziel des Lastenhefts ist es auch, eine Übersicht über mögliche Schwachstellen und Risiken zu schaffen. So kann ein bereits identifiziertes Risiko in der Planungsphase angegangen und spätere Probleme vermieden werden.

• Direkte Kenntnis der Anforderungen: Ein gut strukturiertes Lastenheft gibt den Auftragnehmern direkt eine klare Vorstellung vom Leistungsumfang und davon, was aufseiten des Auftraggebers erwartet wird und welche Anforderungen erfüllt werden sollen.

• Bessere Vergleichbarkeit von Preisen: Da das Lastenheft Auskunft über den gesamten Rahmen der Leistungen, Pflichten und Anforderungen gibt, dient das Dokument auch zur besseren Vergleichbarkeit der Preise der verschiedenen Auftragnehmer. So kann der Auftraggeber sicherstellen, dass er für sein Budget die richtige Möglichkeit wählt und beste Leistung erhält.

• Zeitersparnis: Durch das Lastenheft werden Missverständnisse vermieden, was zu einer schnelleren und effizienteren Umsetzung des Projekts führen kann.

• Konsistenter Ablauf: Das Lastenheft dient als roter Faden für das Projekt und sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf denselben Zielen und Anforderungen aufbauen. Dadurch kann ein konsistenter Ablauf des Projekts sichergestellt werden.

• Deutliche Schnittstellen: Das Lastenheft kann dazu beitragen, dass die Schnittstellen zwischen verschiedenen Beteiligten oder Teilprojekten deutlich gemacht werden. Dadurch wird die Zusammenarbeit erleichtert und Probleme können schneller gelöst werden.

  Fazit

  Wir hoffen, mit dieser Menge an Informationen haben Sie jetzt eine Idee, worauf Sie bei der Erstellung Ihres Lastenhefts achten müssen. Am besten wenden Sie Ihr neu erlerntes Wissen demnächst in der Praxis an und erleichtern so die Umsetzung von künftigen Projekten. Apropos, erleichtern: Testen Sie gerne auch die 14-tägige Testversion unserer Zeiterfassungsapp TimeTrack! Hinter unserer Software versteckt sich nämlich noch einiges mehr an Tools, die Ihnen beim Projektmanagement behilflich sein können.