Kostenplanung richtig durchführen: Praktische Methoden zur Kostenplanerstellung

Termin, Qualität und Kosten – das sind die drei Dimensionen vom Projektmanagement. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie die Projektkosten in der Kostenplanung bestmöglich berechnen und was das für Auswirkungen auf den gesamten Projektverlauf hat.

Kostenplanung für Projekte

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Die Kostenplanung wird ganz allgemein genutzt, um eine Abschätzung der zukünftigen Kosten für ein Projekt zu erstellen und deren Planung zu beginnen. Je nach dem Umfang eines Projektes, können die Projektgesamtkosten das gesamte Unternehmen, einzelne Abteilungen, Produkte oder Dienstleistungen betreffen. Diese Schätzung oder Kostenkalkulation ist unter anderem bei der Angebotserstellung sehr sinnvoll. Sie ist einer der Erfolgsfaktoren im Projektmanagement.

Inhalte und Begriffe von einem Kostenplan

Damit im Vorhinein einzelne Kosten der Arbeitspakete oder Vorgänge mit Genauigkeit und im Detail berechnet werden können, hat die Kostenschätzung verschiedene Grundlagen, die der Erstellung einer Schätzung helfen.

1. Planung der Ressourcen im Unternehmen

Die Planung der Ressourcen ist die Basis des Kostenplans. Einen Kostenplan ohne diesen Faktor zu erstellen ist nicht sinnvoll.

Damit der Überblick über die Gesamtkosten nicht verloren geht, sollte das Projektmanagement einen Projektstrukturplan erstellen. Die einzelnen Kosten verschiedener Arbeitspakete und Sachmittelkosten können dann summiert werden. Der Plan über das Projektbudget richtet sich nach diversen Kostenarten, die alle in die Rechnung mit einfließen.

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2. Kostenträger und Kostenstellen

Es ist keine Herausforderung, die beiden Begriffe der Kostenträger und Kostenstellen auseinander zu halten. Beantworten Sie ganz leicht zwei Fragen und schon wissen Sie genau, wie diese in der Kostenplanung zu trennen sind.

• Kostenträger: Für welches Produkt, für welche Dienstleistung und für welches Projekt sind die Kosten angefallen?
• Kostenstellen: Wo genau sind die Kosten im Unternehmen angefallen bzw. wo wurden die Güter verbraucht?

3. Interne und externe Kosten

Die Art des Wertverzehrs in der Durchführung von einem Projekt unterscheidet die Kostenplanung nach internen Kosten und externen Kosten. Diese Definition unterscheidet wie folgt:

• Interne Kosten: Sie entstehen, wenn die betriebsinterne Infrastruktur bei Projekten genutzt wird.
• Externe Kosten: Wenn Prozesse an Dritte weitergegeben werden und es zum Geldabfluss aus dem Unternehmen kommt, entstehen im Projektverlauf externe Kosten.

4. Variable und fixe Kosten

Die Kosten eines Projekts werden in der Kostenplanung in variable und fixe unterteilt. Sie können dabei sowohl intern als auch extern anfallen.

• Variabel: Sie richten sich je nach der Anzahl einer verbrauchten Einheit eines Projektes und summieren sich so in den Projektgesamtkosten. Dies kann zum Beispiel Sachmittel, Ressourcen und beauftragte Fremdleistungen von Dritten betreffen.
• Fix: Fixkosten fallen unabhängig von der Anzahl an Projekten an und können zum Beispiel Miete, Internetanschluss und Personalkosten betreffen.

5. Direkte und indirekte Kosten

In den Projektkosten sind direkte und indirekte Kosten von den variablen und fixen Kosten zu unterscheiden, was nicht immer sehr leicht ist.

• Direkte: Diese Kostentreiber entstehen im Projektverlauf durch veränderte Aufgaben und so notwendig höhere Personalkosten im Rahmen des Vorhabens. Werden mehr Arbeitsstunden und Mitarbeiter/-innen notwendig, steigen auch die Kosten.
• Indirekte: In das Ergebnis dieser Kostenplanung zählen indirekt genutzte Ressourcen mit hinein, wie zum Beispiel die von notwendigen Firmenwägen oder der Soft- und Hardware Infrastruktur.

Warum ist eine Kostenplanung vorteilhaft?

Wer eine wirtschaftliche Planung und Durchführung von Projekten im Unternehmen anstrebt, kommt um eine genaue Kostenplanung nicht herum. Die Abschätzung der Kosten und Kostenüberwachung einzelner Produkte und Projekte kann Ihnen als Entscheidungsgrundlage dienen.

Der Kostenplan spielt in der strategischen Unternehmensplanung also eine wichtige Rolle. Mittels der Soll-Ist-Vergleiche können Aufgaben und Projekte beurteilt werden und helfen der zukünftigen Budgetierung oder auch als Kostenbasisplan.

Ziele der Kostenplanung

Die Schätzung der Kosten eines Projektes im Kostenplan hat ein einziges Ziel, das mit zahlreichen positiven Effekten verbunden ist. Das Ziel ist es, die Kosten eines Projekts so zu berechnen, dass die tatsächlichen Werte des Projektbudgets nicht überschritten werden.

 

 

Die Kosten im Projekt

Die einzelnen Vorgänge eines Projekts lassen sich in verschiedene Kostenarten unterteilen. Das kann die Planung vereinfachen und bietet dem Projektmanagement einen besseren Blick zur Steuerung des Vorhabens.

1. Personalkosten

Die Basis der meisten Arbeiten im Unternehmen ist der Einsatz von Mitarbeiter/-innen. Werden Arbeitskräfte benötigt, dann fallen auch immer Personalkosten an. Arbeitspakete eines Projekts werden dann häufig auf Grundlage der anfallenden Arbeitsstunden vom Projekt berechnet. Je nach den einzelnen Verrechnungssätzen, sind die Personalkosten verschieden hoch.

2. Sachkosten

Sachmittelkosten fallen ebenfalls in den meisten Plänen an. Die Sachmittelkosten stehen unter der Beeinflussung der benötigten Arbeitsmittel, welche in einem Arbeitspaket notwendig sind, um es zielführend fertig zu stellen. Diese Kosten fließen im Angebote mit ein und umfassen Lizenzen, Logistik, Energie und andere Materialen.

3. Herstellungskosten

Die Herstellungskosten betrifft laut Plan genau die Auswahl an Kosten, welche bei der Herstellung bestimmter Produkte anfällt. Dazu gehören alle Kosten, die bei der Planung, Entwicklung, Fertigung und Inbetriebnahme des Produkts eines bestimmten Projekts anfallen.

4. Andere Kosten

In der Kostenplanung fallen noch andere Kosten für ein Projekt an. Marketing-Kosten dienen beispielsweise nicht der Herstellung eines Produkts, sind vom Projekt aber nicht zu trennen und spielen teilweise auch eine große Rolle. Daher sollten sie im Rahmen der Arbeitspakete mit aufgenommen werden.

Einen professionellen Kostenplan erstellen

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Hier zeigen wir Ihnen, wie man eine professionelle Kostenplanung durchführt. So steht der genauen Planung von Ihrem Projekt durch das Projektmanagement nichts mehr entgegen.

 

 

Die Methode der Kostenplanung

Erstellen Sie die Kostenplanung auf Grundlage vom Projektstrukturplan, wird sie zu einem wichtigen Instrument der Projektsteuerung.

• Prüfung der Voraussetzungen

Damit die Kostenplanung erfolgreich ist, sollte der Projektplan bereits detailliert und nahezu fertig sein. Die Schätzung der verschiedenen Kosten kann dann je nach Arbeitspaket und nach den einzelnen Projektphasen erstellt werden. Damit alles weitere einen reibungslosen Verlauf nehmen kann, ist es wichtig, dass die Ressourcen geplant und eine Risikoanalyse durchgeführt wurde.

• Kostenarten festlegen

Für eine einwandfreie Projektsteuerung sollten die Kostenträger bereits definiert sein. Das bedeutet, dass es eine eindeutige Gliederung dafür gibt, wo die Projektkosten anfallen. Die verschiedenen Kostenträger können ebenfalls in Gruppen eingeteilt werden, was die Aufteilung der Kosten vereinfachen kann. Nachdem das geschehen ist, steht einer fehlerfreien Zuordnung zu den verschiedenen Kostenarten nichts mehr im Weg.

• Definition von Bezugsgrößen

Den Kostenträgern müssen vor der Erstellung von Angeboten einzelne Bezugsgrößen zugeordnet werden. Die Kosten vom Projekt können dann mit den Einheiten „Personalkosten pro Stunde“, „Betriebskosten pro Stunde“ und „Material je Einheit“ berechnet. Dadurch wird die Planung etwas abstrakter aber sehr viel einfacher, weil Schätzfehlern besser vorgebeugt wird.

• Exakte Sätze festlegen

Wenn den einzelnen Kostenarten in der Kostenplanung nun die Bezugsgrößen zugeordnet wurden, geht es darum, jede mit genauen Werten festzulegen. Daraus ergeben sich dann die Nutzungskosten einer Bezugsgröße für jede einzelne Kostenart im Projekt. Hierfür kann sich das Projektmanagement ganz leicht die Frage stellen, wie hoch die Kosten für eine Arbeitsstunde oder ein einzelnes fertiges Produkt sind.

• Kostenarten den Kostenträgern zuordnen

Anschließend müssen die Kosten für jedes Arbeitspaket berechnen werden und ebenfalls die Gemeinkosten bzw. die Projektpauschale.

• Reserven des Budgets

In der Erstellung eines Angebots oder eines Budgets sollten Sie immer Puffer mit einplanen. Diese dienen dann der Zielerreichung im Krisenfall. Mit einer guten Risikoanalyse sollten also auch immer Risikokosten eingeplant werden und auch Puffer, deren Basis ehemalige Erfahrungswerte sind.

• Gesamte Projektkalkulation

Um die Kostenplanung abzuschließen, können nun alle Kosten jeglicher Phasen im Projekt summiert werden. Hier lässt sich die Höhe der notwendigen Beträge dann sehr einfach visuell darstellen und schon ist schnelle ersichtlich, welche Projektphase am meisten Budget benötigt.

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Projektbudgets zielgerichtet planen

Damit ein Projektmanagement die Projektgesamtkosten sinnvoll planen kann, ist es also sehr wichtig das Projekt in kleinere Projektabschnitte zu unterteilen. Mit einem Projektstrukturplan, einer Ablauf– und Terminplanung und einer Ressourcenplanung können einzelne Arbeitspakete sinnvoll abgeschätzt werden. Zwei Dinge sind in der zielgerichteten Planung eines Projektbudgets sehr wichtig: Reserven bilden und die Cashflows im Überblick zu behalten.

Reserven bilden

Da ein Kostenplan immer nur eine Schätzung ist und im Projektverlauf dauerhaft Soll-Ist-Vergleiche stattfinden müssen, sollte in der Planung schon an Reserven gedacht werden. Kostenabweichungen sollten nicht direkt dazu führen müssen, dass ein gesamtes Projekt abgebrochen wird. Steigende Kosten kann also direkt mit durch Reserven vorgebeugt werden, denn es kann immer sein, dass es zu Projektänderungen kommt. Im Nachhinein müssen dann keine komplizierten Wege für ein Nachtragsbudget gefunden werden. Das ist einer der Wege zur Vermeidung von Fehlern im Projektmanagement.

Cashflows in Übersicht behalten

Das Budget eines Projekts steht nicht immer zu Beginn zur kompletten Verfügung. Das bedeutet, dass die Ausgaben und Einnahmen sehr gut geplant werden müssen, wenn es zu monatlichen Zahlungen oder zu Einzelzahlungen im Quartal kommt. Es ist also notwendig im Blick zu behalten, ob Kosten zu Beginn, am Ende oder proportional während des Projektverlaufs anfallen.

Die Projektkosten darstellen

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Für die Visualisierung der Projektkosten gibt es verschiedene Möglichkeiten. Sinnvoll ist jedoch die Darstellung der Kosten je Monat. Auch die Gegenüberstellung von Soll- und Ist-Kosten Ihres Projekts sollte in Ihren Arbeitsalltag integriert werden, denn dort sind Abweichungen vom Plan direkt ersichtlich.

Zusammenfassung

Die Kostenplanung ist für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts sehr wichtig. Nur wenn die Schätzung der einzelnen Aufwände im Projektverlauf möglichst genau ist, kann das Ziel erreicht werden. Es ist sehr wichtig, dass Sie einen Überblick über die Grundbegriffe haben und dass die einzelnen Kostenarten gewissenhaft definiert werden.

Wenn der Kostenplan erstmal erstellt ist, gibt es digitale Möglichkeiten, alle Kosten in Echtzeit im Blick zu behalten. Das erleichtert nicht nur weitere Planungen, sondern macht den Projektverlauf und Planabweichungen direkt sichtbar.